Ralph Ruch Kirchenpflege-Forum Juni / 32

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2 Kanton Zürich Direktion der Justiz und des Innern Ralph Ruch Staatsarchiv

3 3 / 32 Ablauf Vorstellungsrunde Stichworte aus den Fragebögen und Zielsetzungen Zuordnen von Dossiers im Aktenplan Abschluss von Geschäften und Dossierbereinigung Bewertung und Archivierung Fusionen von Kirchgemeinden und Archiv Elektronische Aktenführung Dienstleistungen des Staatsarchivs für die Gemeinden Fragerunde

4 4 / 32 Stichworte aus den Fragebögen (I) Einheitliches Verständnis von Schriftgutverwaltung und Archivführung Grundlagen einer gesetzeskonformen Aktenführung Einführung neuer Aktenplan (=Registraturplan) Anwendung des Aktenplans Laienbehörde ohne zentrales Sekretariat Bilden und Führen von Dossiers (vgl. Federführungsprinzip)

5 5 / 32 Stichworte aus den Fragebögen (II) Elektronische Ablage Bewertung: Entscheid Archivwürdigkeit

6 6 / 32 Zielsetzungen Die Teilnehmenden kennen die Grundlagen der Informationsverwaltung, d.h. den Lebenszyklus von Akten und seine Bewirtschaftung erhalten Inputs betreffend Einführung eines Aktenplans und Vorgehen bei Fusionen wissen, wie Geschäftsdossiers bewirtschaftet werden kennen die wichtigsten Herausforderungen der digitalen Aktenführung kennen die Grundlagen der Aktenbewertung und Archivierung

7 7 / 32 Der Aktenplan Element einer systematischen und rechtskonformen Informationsverwaltung Grundlage für Steuerung und strukturierte Ablage aller anfallenden Unterlagen über den gesamten Lebenszyklus Der Aktenplan bildet sämtliche Aufgaben einer Kirchgemeinde ab: Leitungsaufgaben: Abstimmungen, Wahlen, Behörden, Aufsicht Support- und Querschnittaufgaben: Mitgliederverwaltung, Logisitk Kernaufgaben (Leistungserbringung): Finanzen, Personelles, Liegenschaften

8 Vorteile des Aktenplans Ralph Ruch 8 / 32 Geordnete Führung von Laufender und Ruhender Ablage Vollständige Dossiers Kontextbildung, Erhaltung des Kontextes Zuverlässige und zielgerichtete Suche Langfristige Übersichtlichkeit

9 9 / 32 Wann ist eine Umstellung auf den neuen Aktenplan sinnvoll? Unzufriedenheit mit der aktuellen Situation Grössere Umstrukturierung im Verwaltungsbereich Gemeindefusion Ablauf der Amtsdauer, Beginn einer neuen Legislatur (Grössere Archivnachführung)

10 Was ist bei der Umstellung speziell zu beachten? Ralph Ruch 10 / 32 Umstellung bezieht sich nicht nur auf die Laufende Ablage sondern auch auf Teile der Ruhenden Ablage, nicht aber auf das Archiv. Stichtag festlegen: Ab wann wird die Laufende Ablage gemäss neuem Aktenplan geführt? Alte Archivteile sind abzuschliessen, ein neuer Archivteil gemäss neuem Aktenplan ist zu eröffnen.

11 11 / 32 Struktur mit bisherigem Aktenplan Laufende Ablage nach bisherigem Aktenplan Ruhende Ablage nach bisherigem Aktenplan Archiv der Gemeinde X nach bisherigem Aktenplan/Archivplan Aufbau der Ablage- und Archivstruktur mit neuem Aktenplan Laufende Ablage nach neuem Aktenplan Ruhende Ablage, bestehend aus zwei Teilen: Ruhende Ablage nach neuem Aktenplan Ruhende Ablage nach bisherigem Aktenplan Archiv der Gemeinde X, bestehend aus verschiedenen Teilen (Beständen): Bestand 1 Gemeindebehörden und Verwaltung ab 20XX [Einführung neuer Aktenplan ff], Struktur neuer Aktenplan Bestand 2 Gemeindebehörden und Verwaltung [Jahrgang ältestes Dokument]- [Einführung neuer Aktenplan], Struktur bisheriger Aktenplan

12 12 / 32 Laufende Ablage mit Aktenplan Führung aller Dossiers gemäss Aktenplan (Zuordnung / Registrierung) Einige Beispiele (Übung 1) Protokoll der Kirchenpflegesitzung vom 23. September 2014 Protokoll der Ressortleitung Liegenschaften Liegenschaftendossier Kirchgemeindehaus Jahresrechnung 2013 Sitzungsunterlagen Austausch mit politischer und katholischer Gemeinde Projekt der Kirchenpflege Aufbruch - Unsere Gemeinde im Jahr 2020 Dossier Sammlung der Predigten 2013

13 13 / 32 Laufende Ablage mit Aktenplan Lösungen / Lösungsvorschläge Protokoll der Kirchenpflegesitzung vom : und ev. zusätzlich unter Protokoll der Ressortleitung Liegenschaften Liegenschaftendossier Kirchgemeindehaus Jahresrechnung Sitzungsunterlagen Austausch mit politischer und katholischer Gemeinde und Projekt der Kirchenpflege Aufbruch - Unsere Gemeinde im Jahr Dossier Sammlung der Predigten

14 14 / 32 Der Lebenszyklus von Unterlagen

15 15 / 32 Laufende Ablage Dossierbildung Dossiertypen Rollen: Federführung / Mitwirkung / Kenntnisnahme Dossierbewirtschaftung

16 16 / 32 Von der laufenden Ablage in die ruhende Ablage Nach Abschluss des Dossiers kommt es in die ruhende Ablage ( Zwischenarchiv, Vorarchiv, ). Ab sofort beginnt die Aufbewahrungsfrist zu laufen. Bei der Überführung in die ruhende Ablage können die meisten Dossiers bereinigt werden ( Was behalten, was fortwerfen? ) Unterlagen, die für das Verständnis / die Nachvollziehbarkeit eines Dossiers nicht nötig sind, können entfernt werden. Übung 2 Dossierbereinigung

17 17 / 32 Von der ruhenden Ablage ins Archiv Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kann das Dossier aus der ruhenden Ablage entnommen werden. Das Ende der Aufbewahrungsfrist bedeutet: Das Dossier wird in der täglichen Arbeit nicht mehr gebraucht. Nun stellt sich die Frage wieder: Was behalten, was fortwerfen? Bewertung = Bestimmen, welche der Akten aus der ruhenden Ablage ins Archiv kommen, und welche nicht. Archivverzeichnis erstellen

18 Die ideale Überlieferung Ralph Ruch 18 / 32 gesamte produzierte Aktenmenge Schriftstückserien, Karteien, Register, Geschäftskontrollen Aktengruppe 1, Archivierung einer systematischen oder einer Zufalls- Auswahl Aktengruppe 2, Archivierung von Muster- Dossiers Aktengruppe 3, Archivierung einer systematischen Auswahl und von bedeutenden und besonderen Fällen Akten- gruppe 4, vollständige Archivierung

19 19 / 32 Praxisbeispiele Protokoll der Kirchenpflegesitzung vom 23. September 2014 Mitarbeiterdossier des ehemaligen Kirchgemeindeschreibers Hans Muster Liegenschaftendossier Kirchgemeindehaus Jahresrechnung 2013 Sitzungsunterlagen Austausch mit politischer und katholischer Gemeinde Projekt der Kirchenpflege Aufbruch - Unsere Gemeinde im Jahr 2020 Interne Telefonverzeichnisse

20 20 / 32 Lösungsvorschläge (I) Protokoll der Kirchenpflegesitzung vom 23. September 2014 Vollständige Archivierung Begründung: Zentrale Aktengruppe der Kirchgemeinde Mitarbeiterdossier Hans Muster Vollständige Archivierung (vgl. Leitfaden, p. 11) Begründung: Kadermitarbeiter (Inhaltliche Auswahl) Liegenschaftendossier Kirchgemeindehaus Vollständige Archivierung, ev. Dossiers ausdünnen Begründung: Zentrale Aufgabe einer Kirchgemeinde ist die Liegenschaftenverwaltung. Spur zu jeder Liegenschaft, die einmal im Besitz der Kirchgemeinde gewesen ist.

21 21 / 32 Lösungsvorschläge (II) Jahresrechnung 2013 Vollständige Archivierung Begründung: Zentrale Aktengruppe der Kirchgemeinde Sitzungsunterlagen Austausch mit politischer und katholischer Gemeinde Archivierung in Auswahl: Je nach Periodizität ein Musterdossier pro Jahr Begründung: Der Informationswert ist vermutlich nicht so hoch

22 22 / 32 Lösungsvorschläge (III) Projekt der Kirchenpflege Aufbruch - Unsere Gemeinde im Jahr 2020 Vollständige Archivierung, ev. Dossier ausdünnen Begründung: Grosses Projekt, zeigt die Überlegungen der strategischen Leitungsebene Interne Telefonverzeichnisse Vernichten Begründung: Kaum Informationswert, rein administrativ

23 23 / 32 Vorbereitung der Akten fürs Archiv, Vorgehen bei Problemen Umpacken und Verpackungsmaterial Vorgehen bei Schimmelpilzbefall Vorgehen bei Wasserschaden

24 Nicht ins Archiv gehören: Werbeunterlagen Plasticmäppli Büroklammern Begleitzettel Mehrfachrechnungskopien Mehrfachbriefkopien 24

25 25 / 32

26 26 / 32 Digitale Aktenführung Gleiche Prinzipien wie bei der Aktenführung auf Papier Grundsätzlich rechtskonform Tipp: Dokumente mit rechtsgültigen Unterschriften weiterhin auf Papier Bedarf nach elektronischen Records-Management-Systemen Minimalanforderungen für erms, auf Bundesebene festgelegt von der KOST (Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung von elektronischen Unterlagen)

27 27 / 32 Bsp. Explorerstruktur Die Ordnerstruktur gemäss Aktenplan ist fix. Die einzelnen Dossiers (beispielsweise zu einer KG Versammlung) werden auf der untersten Ebene des Aktenplans angehängt (in diesem Fall unter 1.3.3)

28 28 / 32 Archivierung digitaler Unterlagen Archiv Informationssystem (Archivverzeichnis) Ursprungssystem SIP Repository (Digitales Magazin) Abliefernde Stelle Archiv

29 29 / 32 Archivierung digitaler Unterlagen Herausforderung 1: Datenträger/Speichermedien Herausforderung 2: Formate Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung von elektronischen Unterlagen (KOST): www. kost-ceco.ch Staatsarchiv plädiert dafür, Dokumente vor Übergabe in archivtaugliche Formate zu konvertieren. Hilfsmittel werden zur Verfügung gestellt. Ziel: Auch elektronische Unterlagen sollen langfristig zugänglich und lesbar gemacht werden.

30 30 / 32 Dienstleistungen des Staatsarchivs für die Gemeinden Beratung bei sämtlichen Fragen zur Informationsverwaltung und Archivierung (Ablage, Archiv, Aufbewahrung usw.) Schulungskurse Visitationen (auf Wunsch) Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden (Bezirksräte und Kirchenpflegen)

31 31 / 32 Dienstleistungen des Staatsarchivs für die Gemeinden Unterlagen auf der Homepage des Staatsarchivs: nden.html Musteraktenpläne Weitere Hilfsmittel: Leitfaden Gemeindearchive, Merkblätter, Schnelltest Informationsverwaltung usw. Liste von Ansprechspersonen

32 32 / 32 Kontakt Staatsarchiv des Kantons Zürich Ralph Ruch Winterthurerstrasse 170, 8057 Zürich Tel: 044 /

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