WIE SIE INFORMATIONSVERANTWORTUNG VORANTREIBEN INFORMATIONEN NEUARTIG BETRACHTEN DEFINIEREN SIE METRIKEN MIT MENSCHEN ARBEITEN

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1 DEFINIEREN SIE METRIKEN MIT MENSCHEN ARBEITEN RICHTLINIEN FÜR MENSCHEN INFORMATIONEN NEUARTIG BETRACHTEN WIE SIE INFORMATIONSVERANTWORTUNG VORANTREIBEN DREI ANSÄTZE ZUR ERKLÄRUNG DER BEDEUTUNG EINES VERANTWORTUNGSVOLLEN ARCHIVMANAGEMENTS

2 EINFÜHRUNG DEFINIEREN SIE METRIKEN MIT MENSCHEN ARBEITEN RICHTLINIEN FÜR MENSCHEN DREI ANSÄTZE ZUR ERKLÄRUNG DER BEDEUTUNG EINES VERANTWORTUNGSVOLLEN ARCHIVMANAGEMENTS Es gibt einfachere Aufgaben, als andere für das Thema Archivmanagement zu begeistern. Unumstritten ist jedoch die Tatsache, dass ein fundierter Aufbewahrungsplan für Ihre geschäftskritischen Dokumente von grundlegender Bedeutung ist, um ein robustes und zuverlässiges Archivmanagement und somit das nachhaltige Bestehen Ihres Unternehmen sicherzustellen. Eine solide Strategie, ein gut durchdachter Plan und klare Ziele sind grundlegend für Ihren Erfolg. Aber auf dem Weg dahin dürfen Sie eines nicht aus den Augen verlieren: Ihre Mitarbeiter. Nur mit ihrer aktiven Unterstützung hat Ihr Programm eine wirkliche Chance auf Erfolg. Wie binden Sie Ihre Mitarbeiter bestmöglich in Ihr Archivmanagementprogramm ein, damit Sie Ihre Ziele erreichen? 2

3 DEFINIEREN SIE METRIKEN Wenn es darum geht, Führungskräfte und Mitarbeiter von Ihrem Programm zu überzeugen, können Sie leicht in die Defensive geraten. Aber Informationsmanager sollten immer klar und überzeugend auftreten. Zurückhaltung und Unsicherheit ist wenig hilfreich. Legen Sie fest, welche Faktoren wie gemessen werden. So können Sie Ihren Kollegen auf verständliche Art und Weise erklären, warum Veränderungen notwendig sind. Außerdem können Sie so bei Budgetverhandlungen mit statistisch untermauerten Argumenten punkten. Key Performance Indicators (KPIs) helfen, Fortschritte zu zeigen und zu messen. Bedenken Sie bei der Festlegung der KPIs für das Archivmanagement Folgendes: KPIs sollten sich an den geplanten Zielen orientieren KPIs sollten realistisch sein Die einzelnen Schritte zum Erreichen der KPIs sollten umsetzbar sein HIER EINIGE BEISPIELE: Archiv- und Informationsmanagement KPIs. WACHSTUM % Nettowachstum (Rückgang) Jahresvergleich Archivvolumen (Kubikmeter, TB usw.) im Vgl. zum Vorjahr % Steigerung, letzte 12 Monate Gesamtvolumen (Kubikmeter, TB usw.) Steigerung über die letzten 12 Monate im Vgl. zum Beginn des Zeitraums DISPOSITION % vernichtet, letzte 12 Monate % genehmigt für Vernichtung % mit Datum zur Überprüfung der Vernichtung Gesamtvolumen (Kubikmeter, TB usw.) vernichtet über die letzten 12 Monate im Vgl. zum Beginn des Zeitraums Archivvolumen (Kartons, Akten, TB usw.) letztes Aufbewahrungsdatum im Vgl. Zum Gesamtarchivvolumen Archivvolumen (Kartons, Akten, Dokumente usw.) mit zugewiesenem Aufbewahrungsdatum im Vgl. zum Gesamtarchivvolumen METADATEN % nicht klassifiziert Anzahl der Archivsätze (Boxen, Akten, Dokumente usw.) ohne Archivcode im Vgl. zu Volumen des gesamten Inhalts % nicht klassifiziert, keine primären Metadaten Anzahl der Archivsätze (Boxen, Akten, Dokumente usw.) ohne Archivcode, Eigentümer oder Beschreibung im Vgl. zum Volumen des gesamten Inhalts BESTANDSSTATUSVERLAUF % zurückgestellt Storage volume (Cuft, TB, etc.) on hold vs. total inventory ausgelagerter Bestand > 60 Tage Anzahl der Boxen, die für mehr als 60 Tage ausgelagert sind im Vgl. zur Gesamtanzahl ausgelagerte Boxen [Gibt es eine elektronische Version?] 3

4 MIT MENSCHEN ARBEITEN Die Aufbewahrung und Vernichtung von Archivmaterial basiert auf Richtlinien. Und Richtlinien sind ein formeller Geschäftsprozess. Steigern Sie das Bewusstsein Ihrer Mitarbeiter durch Schulungsunterlagen, die genau auf ihre Geschäftsbereiche zugeschnitten sind. So bekommen Sie auch ein besseres Gespür dafür, was funktioniert und was nicht funktioniert. Bei der Planung von Schulungen gibt es keinen Königsweg: Manche kommen mit Online-Schulungen gut klar, andere bevorzugen die klassische Präsenzschulung. So eignet sich für Kundenserviceteams ein eher formelles Training über die Verwaltung von Kundeninformationen, das regelmäßig aufgefrischt wird, während für andere Geschäftsbereiche ein anderer Ansatz sinnvoller ist. Vergessen Sie nicht: Veränderungen im Job sind wichtig Sie benötigen in jedem Geschäftsbereich Menschen, die die Verantwortung für die Informationen übernehmen Verlangen Sie nicht zu viel auf einmal Eine solide Strategie, wohldurchdachte Planung und klare Ziele sind maßgeblich für Ihren Erfolg. PFLEGEN SIE EINEN STETIGEN DIALOG MIT VORGESETZTEN ZUM THEMA MITARBEITER- SCHULUNGEN. RICHTLINIEN FÜR MENSCHEN Richtlinien sind das Rückgrat jeder Planung. Und Kommunikation ist die Grundlager jeder Veränderung. Aber die Wahrheit ist: Sie können Menschen viel erzählen. Ob sie Ihnen wirklich zuhören, ist eine ganz andere Frage. Um Bewusstsein zu wecken, müssen Sie dafür sorgen, dass das, was Sie erreichen möchten, für Ihre Mitarbeiter auch tatsächlich relevant ist. Und Sie müssen es möglichst menschlich vermitteln. So kann es beispielsweise wichtig sein zu erwähnen, welche Strafzahlungen bei Non-Compliance drohen, und dass Archivmaterial, das über die Aufbewahrungsfrist hinaus gelagert wird, Platz im Archiv blockiert, Geschäftsprozesse behindert und außerdem ein Datensicherheitsrisiko darstellt. Verdeutlichen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sämtliche Prozesse beim Archivmanagement von Belang sind und somit jeder Einzelne eine Mitverantwortung trägt. Verdeutlichen Sie, dass ein Aufbewahrungsplan notwendig ist und die Verantwortung bei den Menschen und den Prozessen liegt. Fangen Sie während der Eingewöhnungsphase der Mitarbeiter an Stellen Sie Manager ein Denken Sie daran, dass Ihre Teams unterschiedlich lernen SCHAUEN SIE SICH EIN VIDEO ANSTATT EINER PRÄSENTATION Aber es gibt eine weitere Herausforderung, die Sie berücksichtigen sollten: Die Menschen in Ihrem Umfeld. 4

5 Sobald Sie Ihre Teams von Ihren Ideen überzeugt haben, können Sie noch andere Kommunikationsstrategien ausschöpfen. s können hilfreich sein. Aber Sie sollten die Aufmerksamkeit auch auf andere Weise wecken. Lassen Sie beispielsweise Maus-Pads verteilen, auf denen der Aufbewahrungsplan und eine Internetadresse zu sehen sind. Eine Empfangsbestätigung kann helfen, Feedback zu sammeln. Und Ihre Archivmanagementrichtlinien können auch auf Postern, Kaffetassen oder laminierten Factsheets veröffentlicht werden. Humor und Relevanz sorgen für Aufmerksamkeit und erinnern Ihre Mitarbeiter daran, dass Archivmanagement ein wichtiges Thema ist. Noch mehr Informationen und Anleitungen zur Aufbewahrung von Archivmaterial erhalten Sie in unserem umfassenden Leitfaden zur Aufbewahrung von Akten Kontaktieren Sie uns: Iron Mountain Incorporated. Alle Rechte vorbehalten. Iron Mountain und das Design des Bergsymbols sind eingetragene Marken von Iron Mountain Incorporated in den USA und anderen Ländern. Alle anderen Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber ironmountain.de