Strategie der digitalen Verwaltung in Wuppertal

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1 Strategie der digitalen Verwaltung in Wuppertal Dr. Jörg Weidemann IuK-Steuerungsbeauftragter Leiter des Stadtbetriebs IuK 16. ÖV-Symposium, Wuppertal, 20. August 2015

2 Folie 2 Motivation Seit 2013 egovernmentgesetz des Bundes; Umsetzung bis 2020 überall dort, wo Bundesrecht ausgeübt wird In 2014 Eckpunktepapier für das egovernmentgesetz NRW; Gesetzentwurf derzeit in der Verbändeanhörung KDN-weite Diskussion um den richtigen Weg zur Umsetzung, z.b. - AK Bürgerkonten/-portale (jetzt AK Servicekonto.NRW) - gemeinsames eid-zertifikat - AK Vorgangsmanagement (z.b. gemeinsame eakten-standards (Austauschformate) - ikfz (zentrale vs. dezentrale Lösungen) eid-nutzung im Rahmen der Münsteraner OB-Initiative (15 NRW-Großstädte) In Wuppertal war egov bisher kleiner Teil der eher technisch orientierten IT-Strategie Persönlich: Mitglied der PG eid-strategie des IT-Planungsrates (Vertreter DST) Fazit: Viele Einzelaktivitäten/-lösungen in NRW und auch in Wuppertal, aber auch Bestrebungen zu gemeinsamen Lösungen

3 Folie 3 Bisherige egovernment-aktivitäten in Wuppertal Integriertes Redaktionssystem für Intranet, Internet, Virtuelle Verwaltung und ServiceCenter Formularservice online epaymentservice vorhanden Online-Terminreservierung für EMA, SVA etc. Einzelne eakten realisiert, z.b. digitale Steuerakte Zentrale VPS vorhanden D kurz vor Inbetriebnahme Zentraldruck der Ausgangspost realisiert Elektronischer Gremiendienst Rats-TV Unter den größten 25 deutschen Großstädten hat Wuppertal Platz 8 in Bezug auf den Digitalisierungsgrad erreicht.

4 Folie 4 Strategisches Projekt zur digitalen Verwaltung in Wuppertal bietet mehr Bürgerservice ist eine Chance, die Verwaltung deutlich effizienter zu gestalten ist ein Instrument, um der bis 2021 in Wuppertal prognostizierten Personalfluktuation zu begegnen (40%) ist eine dauerhafte Aufgabe nutzt die neuen technischen Möglichkeiten zur Optimierung der Organisation lebt von der intensiven Zusammenarbeit von Organisation und IT

5 Folie 5 Vorgehensweise Erarbeitung der Strategie Grundsatzbeschluss im Lenkungsausschuss als zuständiges Gremium des Verwaltungsvorstandes (November 2014) Erarbeitung eines Umsetzungskonzeptes Darstellung der einzelnen Maßnahmen mit Planung / Abschätzung der Umsetzungszeiträume der notwendigen Personalressourcen des Investitionsbedarfs des (investitionsnahen) Beratungsaufwandes der laufenden Sachkosten für den operativen Betrieb der notwendigen Personalressourcen für den operativen Betrieb Durchführungsbeschluss im Lenkungsausschuss (Juni 2015) Vor der flächendeckenden Umsetzung Vorschalten einer Pilotphase

6 Folie 6 Umsetzungskonzept von Rechtlich formal, z.b: Rechtssichere Auslegung der übergeordneten egovg Normenscreening Unterschriftserfordernis für den Bürger Ersatz durch eid Unterschriftserfordernis für die Ausgangspost Ersetzendes Scannen, z.b. Wie muss gescannt werden, damit die elektronischen Akten gerichtsfest sind? Wer darf scannen? Wie sind Dokumente, die unterschrieben werden müssen, zu unterschreiben? Müssen die elektronischen Akten signiert werden? Wann dürfen / können die Papierakten tatsächlich vernichtet werden?

7 Folie 7 Umsetzungskonzept von Organisatorische Optimierung, z.b: Einführung eines verwaltungsweiten Aktenplans Überarbeitung der Schriftgutordnung Verschlankung der Prozessketten (Ablauforganisation) Ggf. Optimierung der Aufbauorganisation Technisch, Auf- und Ausbau der notwendigen Basiskomponenten, z.b: Ein- und Ausgabekanäle (z.b. Serviceportal, Formularserver, D , Zentralscan, Zentraldruck) eakte, DMS, earchiv epayment (ggf. Schwenk auf epaybl) Servicekonto, eid-infrastruktur (auch für Unternehmen) OpenData-Plattform Beteiligungsplattform Schrittweise Einbindung der Fachverfahren in die Prozessketten

8 Folie 8 Ressourcenplanung methodischer Ansatz Teil A: In einer Projektmanagementsoftware werden die Aufgaben im Detail mit Aufwänden kalkuliert für: Den Aufbau der technischen Basis Das Normenscreening Organisatorisches (Teamsitzungen etc.) Die Erstellung von Basis-Konzepten Die Kommunikation intern und extern Erste Umsetzungskonzepte (z.b. Jobcenter) Den technischen Betrieb der Basiskomponenten Teil B: Zusätzlich wird der Aufwand für einzelne DMS-Projekte spezifiziert und mit einer geschätzten Anzahl hochgerechnet. Annahmen sind: Eine Fallakte je Fachaufgabe der Verwaltung (=150) Vorbereitung und Musterumsetzung Schriftgut der Verwaltung Rollout Schriftgut der Verwaltung je R/SB/Amt (=36)

9 Folie 9 Ressourcenplanung Teil A (Ausschnitt) Die Aufwände werden jeweils separat ermittelt für die Bereiche Organisation, IT-Steuerung und IT-Betrieb Ergebnis: Ressourcenauslastung IT-Betrieb

10 Folie 10 Ressourcenplanung Teil B (Beispiel Standard-Fallakte) alle Aufwände in Personentagen Orga IT-Steuerung IT-Betrieb Fachamt Vorbereitung Kick Off Aufnahme der Prozesse Definition der Zielprozesse Planung des Zielsystems Workshops Definition der eakte (Dok-Art, Aktenbez, Attribute etc.) 1 5 Workflowdefinitionen 1 2 Anbindung Fachverfahren Umgang mit Altakten Aufbewahrungsfristen Rollen und Rechtekonzept Schulungskonzept 1 3 Feinkonzept erstellen und abstimmen Umsetzung Erweiterung Fachverfahren 5 5 Prototyp 1.Umsetzung 10 Workshop Zielerreichung Lösung vervollständigen 5 Schulung 3 30 Abnahme 1 5 Inbetriebnahme Datenübernahme 2 Scan von Altakten 2 10 Betriebsstart Summen :

11 Folie 11 Ressourcenplanung Die Umrechnung in benötigte VK für die Umsetzungsprojekte erfolgt auf Grundlage einer Fertigstellung im Zeitraum 2016 bis 2022 (= 7 Jahre). Ergebnis aus beiden Teilen: Zentral werden 18 VK für die Projektsteuerung, die Einführung der Basiskomponenten und die Durchführung der eakten-projekte benötigt Dauerhaft werden davon benötigt min. 4 VK für den Ausbau der Betreuung der technischen Systeme Insbesondere die operative IT-Sicherheit ist wegen der Öffnung zu stärken

12 Folie 12 Die Realität Die Abschätzung des Ressourcenbedarfs ist trotz aller Bemühungen nach Genauigkeit sehr schwierig Der Ressourcenbedarf lässt sich noch relativ einfach pauschal abschätzen. Die Einsparpotenziale sind im Einzelfall zu ermitteln. Die Maßnahmen sind mehr oder weniger freiwillig Konsequenter Beschluss des Lenkungsausschusses: Durchführen einer zweijährigen Pilotphase mit vorhandenen Ressourcen, um Erfahrungen zu sammeln Notwendige Investitionsmittel stehen zur Verfügung Nachtrag: Der Kämmerer hat aktuell verkündet, für 2016/17 keinen genehmigungsfähigen Haushalt erstellen zu können Welche Auswirkungen dies auf hat, muss sich zeigen

13 Folie 13 Die erwünschten Maßnahmen im Piloten Basismaßnahmen Einführung des Moduls Aktenplan in d.3 Einführung des Moduls Workflow in d.3 Aufbau einer eid/servicekonto-infrastruktur in Abstimmung mit dem KDN Inbetriebnahme D Umsetzungsmaßnahmen eakte Jobcenter Vollstreckung zentrales Fördermanagement ikfz elektronische Zuleitungsprozesse Ausbau Zentraldruck der Ausgangspost (verpflichtend für alle) Ausbau Formularserver, z.b. Online-Bestellung einer Liegenschaftskarte Online-Meldung für Gutachterausschuss

14 Folie 14 Fazit everwaltung / egovernment ist gerade bei Kommunen in der Haushaltssicherung schwierig, wenn die notwendigen Ressourcen nicht zur Verfügung gestellt werden können (wir sind zu arm zum sparen) Auch für Kommunen in der Haushaltssicherung müssen Möglichkeiten zur Umsetzung von egovernment-projekten geschaffen werden Trotz der eingeschränkten Ressourcen werden die Projekte voran getrieben Hilfreich dabei ist der Austausch mit anderen Kommunen: in der Diskussion um Konzepte bei Beispiellösungen beim gemeinsamer Betrieb von Lösungen in der Verhandlung mit den Herstellern (Rahmenverträge etc.)

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