Projektlaufzeitminimierung & Kostenreduzierung. >> ELO Records-Management. Einfaches Aktenmanagement in der Verwaltung

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1 >> Einfaches Aktenmanagement in der Verwaltung Projektlaufzeitminimierung & Kostenreduzierung Mit steht eine Systembasis zur Verfügung, die speziell auf die Bedürfnisse von Behörden und Verwaltungen konzipiert wurde. Grundlage dieser Lösung ist das Dokumentenmanagement- und Archivsystem ELO, das um spezifische Funktionen und Anpassungen für den behördlichen Bereich erweitert wurde. Hierdurch steht eine Gesamtlösung zur effizienten Verwaltung, von sowohl physischen als auch elektronischen Geschäftsunterlagen zur Verfügung. Der Vorteil des vollintegrierten Systems aus Archiv, elektronischer Aktenverwaltung und Vorgangssteuerung besteht in der Bereitstellung einer lauffähigen Gesamtlösung, die bereits in der Standardausführung eine Vielzahl benötigter Funktionen erhält. Schnittstellenprobleme und aufwendige Programmierarbeiten, die sich oft über große Zeiträume erstrecken, entfallen somit. Die Folge sind kürzere Projektlaufzeiten und eine erheblich Kostenreduzierung. Enterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Archivierung I Workfl ow I

2 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> Reibungsloses Zusammenspiel Einbindung vorhandener Papierakten Einfache Aktenmanagement in der Verwaltung Vorteilhaft ist die Möglichkeit, herkömmliche Papierakten in die Administration einzubinden. Diese können gemeinsam mit den digitalen Akten unter einer Oberfläche verwaltet werden. Für die Papierakten werden hierzu alle verwaltungsrelevanten Angaben wie Sachbearbeiter, Themenbezug oder Ablageort als Meta-Information in frei definierbaren Verschlagwortungsmasken hinterlegt. Um Papierakten einfach aus vorhandenen digitalen Daten beschriften zu können, verfügt ELO Recordsmanagement über das optionale Aktenbeschriftungsmodul Colorprint. Es erstellt rasch farb- und barcodierte Aktenlabel zur eindeutigen Identifizierung und ermöglicht einen schnellen und sicheren Zugriff in der Registratur. Verfahrensabläufe sicher steuern Mit Hilfe der integrierten Vorgangssteuerung lassen sich die beschrifteten Akten gemeinsam mit den elektronischen Akten einem kontrollierten Bearbeitungsablauf zuführen. Die jeweilige Anforderung erfolgt - sowohl für Standardabläufe als auch für spontan erzeugte Aktenumläufe oder Verfügungen - elektronisch über das ELO-System im zentralen Archiv. Enterprise Content Management

3 Hierdurch lassen sich vor allem unstrukturierte und unvorhergesehene Vorgänge effizient verwalten. Kritische Durchlaufzeiten gehören damit der Vergangenheit an. Eine umfassende Protokollierung sowie Mitzeichnungsund Freigabeverfahren sorgen für die nötige Verfahrenssicherheit. Befinden sich Papierakten in der Vorgangsverarbeitung übernimmt das Records-Managementmodul auch die Kontrolle über den Akten- oder Ordnerfluss. Mittels Barcode überwacht das ELO-Modul den Laufweg, die fristgerechte Rückgabe und wann eine Akte für neue Vorgänge verfügbar ist. Durch die integrierte Aktenlagerverwaltung sind der schnelle Zugriff und die komplette Übersicht stets gewährleistet. Bestehende Akten- bzw. Produktpläne lassen sich hierzu auf Knopfdruck aufnehmen. Verbunden mit dem Aktenzeichen steuert das ELO-System dann auch automatisch die Zugriffsberechtigungen und die Aufbewahrungsfristen der Dokumente und Unterlagen. Datenschutz und Revisionssicherheit gewährleisten Die Standardversion von ist bereits mit einem leistungsfähigen Archivserver ausgestattet. Dieser sorgt als Hüter aller Dokumente und Akten für eine sichere Datenhaltung auch sehr großer Datenmengen. Darüber hinaus bietet er über die Anschlussmöglichkeit optischer Jukeboxen sowie integrierte spezielle Prüfcodes und Security-Maßnahmen eine rechtskonforme Archivierung der Dokumente über den geforderten Zeitraum hinweg. Ein wichtiger Aspekt ist hierbei die getrennte Speicherung von Dokumenten und Metadaten, d.h. im nichtproprietären Format, wodurch letztlich eine Systemunabhängigkeit gewährleistet wird. Einfache Einbindung in bestehende EDV-Strukturen Integrierte Aktenzeichenverwaltung Im Behördenalltag muss jede Akte und jeder Geschäftsvorfall zur sicheren und zügigen Bearbeitung eindeutig gekennzeichnet werden. Diese Aufgabe übernimmt beim ein intelligenter Aktenzeichengenerator, der nicht nur blitzschnell, komfortabel und sicher das richtige Akten- bzw. Geschäftszeichen bildet sondern es auch wieder auffindet. Auch im Verwaltungsbereich sind bereits eine Vielzahl von Office-Anwendungen im Einsatz, wie beispielsweise zur elektronischen Formularbearbeitung. ELO Records- Management ermöglicht durch die offenen Schnittstellen und die integrierte Programmierumgebung eine nahtlose Integration in die bestehenden Geschäftsapplikationen. So können s oder Office-Dokumente direkt dem Archiv oder dem relevanten Vorgang übergeben werden. Das Zusammenspiel der Anwendungen erfolgt fließend. Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I

4 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> Maßgeschneiderte Gesamtlösung Schneller Finden Einfache Aktenmanagement in der Verwaltung Über den Aufbau einer Strukturmaske, basierend auf Aktenmodell und Aktenplan, wird das tägliche Arbeiten vereinfacht und die Qualität durch Strukturierung und Normierung gesteigert. So werden die Informationen zur Akte in das Dokumentenmanagement von ELO voll Integriert. Eine Suche in ELO erfolgt nun unter Berücksichtigung der Papierakten. In der Metainformation zur Suche sind alle wesentlichen Informationen zur Papierakte enthalten. Aufgrund der Flexibilität der Such- und Erfassungsmasken in ELO besteht jederzeit die Möglichkeit diese auf Ihre Aktenmodelle und Aktenpläne anzupassen. Leistungsdaten im Überblick Posteingangs-/Ausgangssteuerung Effiziente Posteingangs-Erfassungsmechanismen für digitale Dokumente und Papierdokumente Leistungsfähige Verteilfunktion Auswertung der Posteingänge und -ausgänge Effizientes Erfassen und Verschlagworten Automatisierbare Scandatenerfassung über Barcode Direkte Übernahme von PC-Dokumenten wie MS Word, MS Excel usw. Fax- und Mailserveranbindung diverser Anbieter Komfortable und flexible Aktenzeichenbildung Einsatz von Standard- oder eigenen definierten Akten- bzw. Produktplänen Schnelles Navigieren in der Aktenablage Einfache Pflege und Erweiterung der Aktenzeichenstruktur Wiedervorlage Terminierung benötigter Akten Komfortable Kalenderfunktion Reminder für anstehende Aufgaben Enterprise Content Management

5 Umfangreiche Reportfunktionen Generierung von Standardreports Historienverwaltung Aufbau von Statistikfunktionen Audit Trail für Aktivitäten Individuelle Maskendefinition Frei definierbare Verschlagwortungs- und Suchmasken Plausibilitätskontrollen möglich bei der Metadatenbildung Dokumentenspezifische Maskengenerierung Umfangreiche Recherchemöglichkeiten Strukturierte Recherche über Suchmasken Boolsche Operatoren (und, oder, nicht) Freie Textrecherche für elektronische Dokumente über optionales Volltextmodul Papierdokumente mitverwalten Verwaltungskomponente für das Archiv Elektronische Aktenanforderung durch Sachbearbeiter Verfolgung und Protokollierung des Aktenflusses Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung von Schriftgut Regelung von Nutzung und Aussonderung Visualisierung von Ordnungsstrukturen Kontrollierte Ordnungs- und Begriffsbildung Import-/Export-Möglichkeiten Ein-/Auslagerung von Dokumenten und ganzen Aktenbereichen Austausch vorhandener Strukturen und sonstiger Daten einer Akte Vertreterregelung im Bedarfsfall Vorgangsbearbeitung/Dokumentenrouting Standard- und AdHoc Umlauf möglich Grafische Laufwegdarstellung Verzweigung und parallele Bearbeitung möglich Jederzeit Vorgangsinfo zum aktuellen Bearbeitungsstand Optische Medienverwaltung Leistungsfähige Integration optischer Jukeboxen Offline-Medienverwaltung möglich Speicherung auf CD-R, MO, WORM, oder DVD Erweiterbarkeit Labelprinting-Software: Leitz Colorprint Individuelle und eigene Anpassung über ELOscript Funktionserweiterung über optionale Module wie COLD, BARCODE, INTERNET-Client usw. möglich Zugriffsschutz und Security Frei definierbarer Objektschutz über Schlüssel Selektive Berechtigungsstrukturierung pro Benutzer (lesen, schreiben usw.) Einfache Rechte-Vererbung über Sub-Administratoren Langfristig stabile, neutrale Berechtigungen Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I

6 >> Einfaches Aktenmanagement in der Verwaltung ELO Digital Office GmbH, Stuttgart/Germany. Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Technische Änderungen vorbehalten. Printed in Germany. Artikel-Nr. A000-RECOR-DE ELO erhalten Sie bei: ELO Digital Office GmbH D - Stuttgart ELO Digital Office CH AG CH - Zürich ELO Digital Office AT GmbH A - Linz Enterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I

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