VIS Kommune Unterstützung kommunaler Fachaufgaben

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2 Bad Bramstedt, VIS Kommune Unterstützung kommunaler Fachaufgaben E-Akte als Dienst für Fachverfahren Ulla Dreger, Dataport Dokumentenmanagement

3 3 Dataport E-Akte für Kommunalverwaltung Agenda Ausgangssituation E-Akte VIS Kommune E-Akte für kommunale Fachverfahren Ausblick auf die VIS Suite Beispiele aus Lübeck und Kiel Ulla Dreger, Dokumentenmanagement

4 4 Dataport E-Akte für Kommunalverwaltung Ausgangssituation E-Akte Fachaufgabe ist primärer Fokus der Kommunalverwaltungen Wenig Fachverfahren mit integrierter E-Akte Funktionalität Bedarf an zentralem Dienst für begleitende Prozesse Archivierung, Recherche, Reorganisation Wiedervorlage, Zeitplanung, Terminplanung Textspeicher (Schriftgut) Ulla Dreger, Dokumentenmanagement

5 6 Dataport E-Akte für Kommunalverwaltung Dokumentenmanagement als Dienst für Fachverfahren Fachverfahren SharePoint Scannen, Erkennen, Verteilen E-Akte mit VISkompakt / Share.Docs Formatkonvertierung Contentmanagement Beweiswerterhalt Signatur- Komponenten Langzeitspeicherung Ulla Dreger, Dokumentenmanagement

6 7 Dataport E-Akte für Kommunalverwaltung Erfahrungen mit Einführung der E-Akte Einführung verbunden mit großen komplexen Projekten Prozesserfassung und Abbildung im DMS/VBS Zeitintensiv Personalintensiv Kostenintensiv VIS Kommune standardisierte Unterstützung kommunaler Fachaufgaben Ulla Dreger, Dokumentenmanagement

7 8 Dataport E-Akte für Kommunalverwaltung VIS Kommune - Bausteine 4 Fachverfahren (third party) FV1 FVn HR FiCo 3 Connectivity Prozessmodell 1 Datenmodell 2 Fach- / Fallakte 1. Prozesse (KISA) (Arbeitsabläufe, Schnittstellen der Organisation und Verfahren, Rechtliches, ) 2. Fachkonfiguration (KISA) (Aktenstrukturen, Metadaten, Berechtigungen, Dokumente, ) 3. Fachkonnektor (KISA) (intelligente Schnittstelle zwischen VIS 5 und Fachverfahren, Scan-Tools, ) 4. Produkturisiert (PDV) Ulla Dreger, Dokumentenmanagement

8 Bereitstellung von Standardmodellen 52 Schablonen für Landkreise 42 Schablonen für Kommunen Derzeit ca Prozesse in Prozessbibliothek In Sachsen derzeit eingesetzt in ca. 80 Kommunen Umsetzung in wenigen Tagen Out-of-the-Box Konkretisierung in Workshops möglich Umsetzung im norddt. Raum durch Partner Dataport PDV-Systeme GmbH Seite

9 VIS Kommune die Vorteile minimierter Einführungsaufwand auf die Verwaltungsgröße zugeschnittene Lösung praxisnah mit kommunalen Anwendern erarbeitet kein Administrationsaufwand grafische Dokumentation fachlich abgestimmte Schulungen PDV-Systeme GmbH Seite

10 VIS Kommune - Potential Aufwand Erhebung Aufwand Nachnutzung Organisationsanalyse 100% 80% Organisationsanalyse Erarbeitung Fachkonfiguration 100% 20%-30% Vorstellung Fachkonfiguration Anpassung Fachkonfiguration Anpassung Prozesse 100% 40%-60% Vorstellung Prozesse Anpassung Prozesse Definition abweichender technischer Anforderungen Konzeptionierung / Entwicklung Schnittstelle % / 100% 20% / 20%-30% Definition abweichender technischer Anforderungen Prüfung Schnittstelle evtl. Erweiterung PDV-Systeme GmbH Seite

11 Endkundenvorteil durch Standardisierung PDV-Systeme GmbH Seite

12 Ausblick VIS-Suite jeder Arbeitsplatz individuell Fachverfahren (Produkte weiterer Hersteller) Bürgerportal Poststelle Jeder Office Client E-Akte Client Portal Client FV1 FVn HR Informationsbeschaffung/-verarbeitung Mobil Client Prozessmodell FiCo Datenmodell... virtuelle Poststelle E-Rechtsverkehr Poststelle D Organisationsablage, Projekt- und Teamräume z.b. Registratur Verwaltungsakte Urlaub Reiseantrag Fach-/ Fallakte z.b. allg. Verwaltung Einkauf Fortbildung... Langzeitspeicherung z.b. Archiv Management (Nagios, ControlPoint, SCCM, ) PDV-Systeme GmbH Seite

13 Beispiel OK.Vorfahrt Anbindung Funktionen (auszugsweise): Datensatz anlegen (Akten, Vorgänge, Schreiben und Metadaten) Datensatz aktualisieren Dateien ablegen (Bescheide und Dateien aus dem Briefeditor) Scannen (verschiedene Scanqualitäten nach Bedarf Dateiklassifikation (Auswahl über Namensvorlagen) Altaktenverscannung Bildbearbeitung (z.b. Blättern, Drehen, Löschen, ) Sprungpunkte in eakte PDV-Systeme GmbH Seite

14 Beispiel OK.Vorfahrt Konnektor Datensatz suchen Archivsuche Akte wird geöffnet Scandialog aufrufen Scandialog Scan Ablage in eakte PDV-Systeme GmbH Seite

15 16 Dataport E-Akte für Kommunalverwaltung Praxisbeispiel Einwohnerwesen Prototyp OK.EWO

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!