Kommunales Fallmanagement. Lösung für effiziente elektronische Vorgangsbearbeitung. Ein Produkt der ekom21 KGRZ Hessen

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1 Kommunales Fallmanagement Lösung für effiziente elektronische Vorgangsbearbeitung Ein Produkt der ekom21 KGRZ Hessen

2 Kommunales Fallmanagement der ekom21 Lösung mit Zukunft Der Ursprung Die europäische Dienstleistungsrichtlinie aus dem Jahre 2006 schreibt vor, dass bestimmte Anträge für BürgerInnen aus den Mitgliedsstaaten webbasierend, d. h. auf elektronischem Wege, möglich sein müssen. Die ekom21 hat frühzeitig erkannt, dass der Mehrwert für Kommunen, aber auch für BürgerInnen als Antragsteller, nicht mit einem einzigen Prozess, dem Prozess der Gewerbeanmeldung, entsteht. Die Mehrwerte entstehen erst, wenn alle wichtigen Antragsstellungen sowohl intern durch die eigenen MitarbeiterInnen, als auch extern von den BürgerInnen auf elektronischem Wege vollständig und medienbruchfrei abgewickelt werden können. Die Idee Und die ekom21 geht noch einen Schritt weiter. Ziel ist es, nicht nur gewöhnliche Anträge abzubilden, sondern nahezu alle alltäglichen Routine-Prozesse einer Kommune übersichtlich darzustellen. Mit dem Fallmanagement fm21 stellt die ekom21 nun eine der umfangreichsten und gleichzeitig komfortabelsten Lösungen zur Bearbeitung von Vorgängen bereit. Dabei ist es fm21 egal, ob es sich um typische Vorgänge aus der Sachbearbeitung handelt, z. B. solche, die von BürgerInnen über einen Antrag initiiert werden, oder um verwaltungsinterne Vorgänge, wie z. B. Urlaubsanträge, Fahrtkostenabrechnungen, Ressourcenreservierungen oder bspw. um die Meldung einer defekten Straßenlaterne. Das Konzept fm21 ist Teil einer ganzheitlichen egovernment- Lösung, die in ihrer Form eine Vorreiterrolle einnimmt. Bei der Konzeptionierung dieses umfassenden egovernment-pakets der ekom21 hat sich das Produktmanagement streng an den Bedürfnissen der Kommunen orientiert und diese mit den Wünschen der BürgerInnen nach mehr Flexibilität und Bedienkomfort in Einklang gebracht. fm21 bildet dabei das Herzstück dieser Gesamtlösung. Prozessoptimierung und eine signifikante Verkürzung von Bearbeitungszeiten schaffen neue Freiräume, sowohl für die KollegInnen in der Kommune als auch für die BürgerInnen.

3 Leistungsmerkmale wenderinnen sowie an bestehende Organisationsstrukturen der jeweiligen Kommune anpassen fm21 fördert die Standardisierung von Prozessen und unterstützt die Vorhaben im Bereich der interkommunalen Zusammenarbeit Antragsteller können sich jederzeit über den Stand ihres Vorgangs informieren, unabhängig von den Öffnungszeiten der Kommune sieben Tage in der Woche, rund um die Uhr Mit fm21 bekommen Begriffe wie Dienstleistungsorientierung und Bürgerservice eine ganz neue Qualität. Key Features fm21 fm21 kann seitens der Antragssteller via Web-Interface von jedem beliebigen Ort und zu jeder beliebigen Zeit aufgerufen werden Paralleles Arbeiten von mehreren SachbearbeiterInnen an einem Vorgang bzw. einer elektronischen Akte fm21 unterstützt die Bearbeitung aller Vorgänge wahlweise durch manuelle oder automatisierte Workflows Enormer Mehrwert durch medienbruchfreie Weiterverarbeitung in diversen Fachverfahren (Finanzwesen, Einwohnerwesen etc.) Es ist unerheblich, über welchen Zugangskanal der Vorgang initiiert wird: Post, Internet, Fax, , D , epost oder via Telefon fm21 ist intuitiv bedienbar, Prozesse lassen sich individuell an die Bedürfnisse der An- fm21 und seine Inhalte 1. Allgemeine Funktionalitäten Interpretation von Zuständigkeit und Zuordnung Postfachfunktionalität Empfang und Interpretation von XÖV-Daten aus unterschiedlichen Quellen

4 Schnittstellen zu diversen Fachverfahren Übergabe der Dokumente an ein Archivsystem Prozessbibliothek (inkl. Abbildung von Standardprozessen und wiederverwendbaren Teilprozessen) 2. Internet Services Modul is Über Internet Services werden BürgerInnen durch die Antragstellung geführt. Das Portal ist so konfiguriert, dass alle notwendigen Informationen dem Antrag entsprechend gegeben werden. Gleichzeitig werden von den Antragsstellern benötigte Dokumente gefordert. 3. Workflow Designer Modul wd Der Workflow Designer ermöglicht das Einfügen und Einpflegen von Prozessen und Teilprozessen, je nach den Bedürfnissen der AnwenderInnen. Für die Erstellung eines Prozesses sind keinerlei Entwicklungskenntnisse notwendig. 4. Postein- und -ausgang Module pe + pa Neben den Internet Services sind Postein- und -ausgangsmodul die wichtigsten Kanäle zur Übermittlung von Daten innerhalb des Fallmanagements fm21. Hierbei kann ein zentraler Posteingang für alle Ämter als Zugangsmedium definiert werden. Dokumente, die die Verwaltung über den Postweg, Fax oder erreichen, werden durch Barcode- oder OCR-Erkennung analysiert und automatisch weitergeleitet. Die offene Schnittstelle des Postausgangsmoduls ermöglicht die flexible Anbindung unterschiedlicher Ausgangskanäle. Vorgesehen sind die folgenden Postausgangskanäle: Versand an RZ-Druck ebrief D Integration Archive Druck vor Ort

5 Systemmerkmale Flexibles Betriebsmodell mit Full-Service-Angebot Die egovernment-lösung kann vorwiegend im ASP-Betrieb, auf Anfrage auch im autonomen Betrieb, zur Anwendung kommen. Die zentrale Lösung im Rechenzentrum bietet Ihnen große Vorteile. Fragen der Verfügbarkeit der Anwendung, der Datenqualität, der Datensicherheit, der Versionsupdates und der Batch-Prozesse werden im BSI-zertifizierten RZ-Betrieb geregelt. Einzelarbeitsplatz- Mindestanforderungen Pentium > 1,5 GHz 512 MB RAM Windows XP Microsoft Silverlight 4.0 Internet Explorer 8 und höher, Safari 4.0, Mozilla Firefox 5.0. Schnittstellen Einwohnerwesen Kommunales Finanz- und Rechnungswesen (z. B. newsystem kommunal) Gewerbe (z. B. migewa ) Weitere Schnittstellen auf Anfrage. Mögliche Zusatzleistungen Individuelle Prozessdefinition und Umsetzung im System.

6 Kontakt Steffi Lemke egovernment / Dokumentenmanagement Telefon: fm21@ekom21.de -KGRZ Hessen Körperschaft des öffentlichen Rechts Sitz Gießen Carlo-Mierendorff-Straße Gießen Telefon: Telefax: Geschäftsstelle Darmstadt Robert-Bosch-Straße Darmstadt Telefon: Telefax: Geschäftsstelle Kassel Knorrstraße Kassel Telefon: Telefax: Stand: Februar