Produktorientierte Ablage

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1 Produktorientierte Ablage Optimierung des Dokumentenmanagements in der Kommunalverwaltung SUB Hamburg A 2008/ 367 von Wolf Steinbrecher Dipl. Volkswirt - Sachgebietsleiter Organisation und Controlling RICHARD BOORBERG VERLAG STUTTGART MÜNCHEN HANNOVER BERLIN WEIMAR DRESDEN

2 Vorbemerkung 11 Zugriffs- statt Ablageorientierung 11 Zugriff auf Informationen, Erfahrungen und Wissen 14 Neue Technologien und überkommene Ziele Ein wenig Ordnungstheorie Was ist eigentlich Unordnung? Merkmale und ihre Ausprägungen Die Begriffe Merkmal" und Ausprägung" Anordnung von Objekten mit zwei Merkmalen Anordnung von Objekten mit drei und mehr Merkmalen Standortvergabe Gegliederte Merkmale 26 Zusammenfassung Merkmale von Dokumenten Merkmale von Dokumenten Dokumententräger und der Medienbruch 31 Zusammenfassung Methoden der Wissensorganisation Die alphabetische Ordnung (Schlagwortablage) Die numerische Klassifikation (Aktenplan) Die zweischichtige Ordnung Die Ordnung aus zwei Abschnitten Ordnung von Verweisen 38 Zusammenfassung Eine neue Denkweise: Die Prozessorientierung Die Prozessrevolution Der Prozessgedanke in der Verwaltung Prozessarten Prozessketten Prozessvarianten 47 Zusammenfassung Produktorientiertes Ablagesystem (PAS) Ordnung der Dokumente nach Prozessen und Vorgängen... 49

3 05.2 Vorgangs-, Prozess- und Wissensdokumente Eine besondere Kategorie von Wissensdokumenten: Die Informationsspeicher Vorgehen bei der Ablage eines Dokuments Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems 56 Zusammenfassung Der Produktplan als neue Ordnungsgrundlage Die Prozesslandkarte in der Privatwirtschaft Übergang von der Prozesslandkarte zum Aktenplan Die Prozesslandkarte der Verwaltung: Der kommunale Produktplan Die Entstehung des Kommunalen Produktplans Baden-Württemberg Der Aufbau des Produktplans in der Fassung von Produkte und Prozesse Produktplan und kommunaler Aktenplan Geschäftsverteilungsplan und andere Einteilungen 69 Zusammenfassung Prozessorientierte Anwendung eines Aktenplans In Anwendung befindliche Aktenpläne Nomenklatur des Kommunalen Aktenplans Baden-Württemberg Beispiele für abzulegende Dokumente Beispiel 1: Bauantrag Beispiel 2: Immissionsschutzrechtliche Betriebsgenehmigung Beispiel 3: Führerscheinumtausch Beispiel 4: Ausschreibung einer Schulhausmeisterstelle Beispiel 5: Beschlussvorlage für einen Kreistags- Ausschuss Beispiel 6: Mittelanmeldung für den Haushalt Beispiel 7: Urlaubsplanung eines Amtes Fazit aus den Beispielen Fall aus der Praxis: Ein Aktenplan für die EDV-Abteilung Der Themenkomplex Fachverfahren" im Boorberg- Aktenplan Der Prozess Entwicklung und Beschaffung von EDV-Fachverfahren" 92

4 Eine Neugliederung des Aktenzeichens Die sonstigen Kernprozesse der EDV-Abteilung Eine Neugliederung des Aktenzeichens Erstellen Sie einen Aktenplan-Auszug für Ihre Verwaltung! Erschließen Sie Ihren Aktenplan mit einem Schlagwortverzeichnis! 102 Zusammenfassung Prozessorientierte Arbeitsmethoden Informationen beim Eingang filtern Die Methode Aufgabenbuch" Die Methode Wiedervorlage" Ein Handbuch für den Arbeitsplatz 107 Zusammenfassung Die Bildung von Teilakten Akten und Aktenordner Regeln für die Bezeichnung der Vorgänge Regeln für die Bildung von Teilakten Beispiel Lebensmittelüberwachung Beispiel Stellenausschreibungen 113 Zusammenfassung Sonderfalle: Projektordner und gekreuzte Prozesse Projektordner Umgang mit gekreuzten Prozessen 116 Zusammenfassung Ordnung der elektronischen Dokumente Ursachen für das alltägliche Durcheinander Teamabsprachen Ordnung der EDV-Ablage Umgang mit eingehenden s Unterschiede zwischen EDV- und Papierdokumenten 122 Zusammenfassung Wissensdokumente Kategorien von Wissensdokumenten Nachschlagewerke Wissensarchive Beispiele Volltextrecherche - (k)ein Allheilmittel? 127

5 Die polyhierarchische Struktur unserer Themen Schlagwortkartei Vom Dokumenten-zum Wissensmanagement Vom Schlagwortkatalog zum Thesaurus Wissensarchive und das Internet Zusammenfassung Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems DMS - Keine Wunderlösung! Was bedeutet ein Dokumentenmanagement-System"? Die Anwendungsfelder von DMS Überblick Archivsysteme Vorgangssysteme Dokumentationssysteme' Workflow-Systeme DMS-Anforderungen in der öffentlichen Verwaltung Die Funktionen eines DMS Das DOMEA-Konzept Einsparpotenziale durch DMS 146 Zusammenfassung Machen Sie Ihr Team ablagefähig! Warum überhaupt Ablage-Reorganisation? Gründen Sie eine Projektgruppe! Die Meilensteine eines Reorganisationsprojekts Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation Zusammenfassung 153 Über den Autor 154 Danksagung 155 Glossar 156 Literatur 158 Stichwortverzeichnis