FIR Evaluation des quantitativen und qualitativen Nutzens von DMS

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1 Evaluation des quantitativen und qualitativen Nutzens von DMS

2 Typische Probleme der Dokumentenverwaltung Papierbasierte Dokumente Lange Such- und Wartezeiten Ineffektives Arbeiten Lange Lauf- und Liegezeiten Medienbrüche Digitale Dokumente Mehrfaches Ablegen von Dokumenten (Redundanz) Versionierung von Dokumenten Zeitaufwendige Suche in tiefen Verzeichnisstrukturen Fehlende Integration verschiedener Systeme Dokument trägt keine Information über Zuständigkeiten Gesetzliche Regelungen, Compliance (GoBS, GDPdU)

3 Der Potenzialcheck DMS Wir sind die neutralen Spezialisten bei der Evaluation des DMS-Einsatzes

4 Ziele des Potenzialchecks DMS Beurteilung Rentabilität einer Investition in ein Dokumentenmanagementsystem Sensibilisierung für die Möglichkeiten des Dokumentenmanagements Größtmögliche Objektivierung der Entscheidungssituation Transparenz über qualitative und quantitative Nutzenpotenziale Solide Abschätzung der Investitionskosten Schaffung einer qualitativ hochwertigen Entscheidungsgrundlage Ggf. Identifikation von Lösungsszenarien ohne DMS-Einsatz

5 Archivierung Workflow Postkorb Daten aus ERP Bearbeitung durch Sachbearbeiter Post Fax Scannen Arbeitszeit Anzahl Stunden- pro Vorgang [#/Jahr] satz [ /h] [ /Jahr] [h/#] Minimal , Erwartet , Nach- Reduk- Fehlerbear- Anzahl tion mit folge- beitungs- Stunden- Fehler ( + DMS kosten zeit pro satz [ /h] [#/Jahr] [%] [ /Fehler] Fehler [h] Minimal 500 0,6 35 0,5 40 Erwartet 750 0,8 35 0,5 40 [ /Jahr] Vorgehen beim PotenzialCheck DMS 1. Erarbeitung einer Prozesslandkarte Überblick über die Unternehmensprozesse Erfassung von Dokumentenflüssen Mengengerüst (Basis für Angebotserstellung) OCR- Erkennung Indexierung Kategorisierung Post Fax Daten Scannen aus ERP OCR- Erkennung Indexierunrisierung Katego- Archivierung Workflow Postkorb Bearbeitung durch Sachbearbeiter 2. Identifizierung von Nutzen und Kosten Identifikation Nutzenpotenziale Identifikation Kostentreiber Zuordnung zu Prozessschritten und Dokumentenflüssen Bewertung der Potenziale und Kosten anhand von Berechnungsvorschriften 3. Erstellung einer Entscheidungsvorlage Zusammenfassung der monetär bewerteten Potenziale und Kosten Kennzahlengenerierung (Kapitalwertmethode, Amortisationsdauer, interner Zinsfuß) Darstellung der qualitativen Potenziale und Kosten in einer Argumenten-Bilanz Identifikation der Potenziale in Prozessen Beispielhafte Bewertung einzelner Nutzenpotenziale Automatisches Einlesen von Dokumenten + Fehlervermeidung bei der Dateneingabe = Summe )= Summe Summe (Erwartet):

6 Schematische Struktur von Wirtschaftlichkeitsvergleichen Wirtschaftlichkeit = Positives Kosten-Nutzen-Verhältnis Kosten Nutzen Einmalig Laufend Quantitativ Qualitativ Hardware Software Beratung Implementierung Customizing Schulung IT-Infrastruktur Systembetrieb Wartung Datenschutzund Datensicherheit Personal Sachmittel Zeit Kundenzufriedenheit Mitarbeitermotivation Compliance Sicherheit Integration Organisation

7 Beispiel einer monetären Bewertung der Nutzenpotenziale auf Basis der Prozesse Identifikation der Potenziale in Prozessen Beispielhafte Bewertung einzelner Nutzenpotenziale Post Fax Automatisches Einlesen von Dokumenten Archivierung Workflow Postkorb Daten aus ERP Indexierung Kategorisierung Scannen OCR- Erkennung + Fehlervermeidung bei der Dateneingabe Anzahl Fehler [#/Jahr] Minimal 500 Erwartet 750 Anzahl [#/Jahr] Arbeitszeit pro Vorgang [h/#] Reduktion mit DMS [%] Fehler- ( folge- kosten beitungs- + [ /Fehler] 35 Stundensatz [ /h] Nachbear- zeit pro Fehler [h] 0,5 Stundensatz [ /h] ,5 40 = Summe [ /Jahr] Minimal , Erwartet , )= Summe [ /Jahr] Bearb. durch Sachbearbeiter Summe (Minimal): Summe (Erwartet):

8 Wir beantworten Ihre Fragen gerne. Dipl.-Inform. Marcel Scheibmayer Leiter Fachgruppe Informationslogistik Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0) Dipl.-Inform.Wirt Jonas Fluhr Fachgruppe Informationslogistik Telefon: +49 (0) Fax: +49 (0)