E-Government prozessorientiert einführen: So geht s Die TOP 20 E-Government-Leistungen der Stadtverwaltung Rostock

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1 E-Government prozessorientiert einführen: So geht s Die TOP 20 E-Government-Leistungen der Stadtverwaltung Rostock Nadja Seifert, Hansestadt Rostock 22. Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

2 Agenda Einordnung Projekt in Rostocker E-Government-Strategie und Ziel des Projektes Methodik zur Ermittlung der Top 20 E-Government Leistungen der Stadtverwaltung Rostock Folgeprojekt Potentialanalysen Ausblick Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

3 Einordnung Projekt in Rostocker E-Governemt-Strategie Nationale E-Government-Strategie (2010) Strategische Planung Rostocker E-Government-Strategie (2014) - Elektronischer Zugang zur Verwaltung - Elektronische Umsetzung von Verwaltungsangelegenheiten Top-Managemententscheidung Umsetzungsplan Teil 1: Prioritätenplan Teil 2: Potentialanalysen Entscheidung Umsetzung Feinkonzepte Beschaffung Einführung Entscheidung Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

4 Ziel des Projektes Weg von ad hoc Aktivitäten und Insellösungen Hin zu mehr strategischem, prozessorientiertem Vorgehen Identifizieren, wo Verwaltungsmodernisierung am sinnvollsten ist Strategisches Grundsatzdokument Ergebnis Top 20 E-Government-Leistungen Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

5 Methodik Ermittlung Top 20 E-Government-Leistungen Effizientes E-Government Hohe Geschäftsrelevanz Fallzahlen Ressourceneinsatz E-Government-fähig Ordnungsrahmen Leistungen Demografischer Handlungsbedarf IT-Infrastruktur Leitlinien Stand der elektronischen Umsetzung Form- und Nachweiserfordernisse Gesetzlich zwingend Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

6 Vorauswahl der Leistungen mit hoher Geschäftsrelevanz Bewertung der Leistungen nach gleichen Kriterien und Punktevergabe danach Nutzwertanalyse 39 Zusammenfassen von Leistungen mit gleichem Fachverfahren -18 erledigte Leistungen -16 Leistungen gesetzlich zwingend -6 Leistungen mit hoher Geschäftsrelevanz Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

7 Bewertungsstandards Die 39 Leistungen wurden anhand folgender Untersuchungsaspekte neutral bewertet: Der verwaltungsweite Nutzen ist hoch Der Bürgernutzen ist hoch Der Grad der Technikunterstützung ist gering Quote der bis 2021 ausscheidenden MA ist hoch Unterstützung Leitlinien der Hansestadt Rostock Reduzierung der Prozessund Transaktionskosten Bewertungs- bzw. Gewichtungsgrad: Bewertung: trifft vollständig zu - bzw. sehr hoch 5 Punkte trifft zu - bzw. hoch 4 Punkte trifft eher zu - bzw. mittel 3 Punkte teils-teils - bzw. gering 2 Punkte trifft eher nicht zu - bzw. sehr gering 1 Punkt trifft nicht zu - bzw. gar nicht 0 Punkte Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

8 Bewertungskriterium: Quote der bis 2021 ausscheidenden Mitarbeiter ist hoch Demographische Entwicklung der Mitarbeiter Auswertung aus LOGA (Personalverwaltungsprogramm mit Angaben: - Amt - OKZ - Tätigkeits-Bezeichnung - Datum Regelaltersgrenze bzw. Vertragsende Beispiel: demografische Entwicklung Mitarbeiter einer Leistung Leistung XY 100 % 40% 60% Quote: ausscheidende MA VZÄ 2016 VZÄ Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

9 Gewichtung der Untersuchungsaspekte Bürgerorientiert Externes E-Government Verwaltungsorientiert Internes E-Government verwaltungsweiter Nutzen ist hoch 0 40 Bürgernutzen ist hoch 40 0 Grad der Technikunterstützung ist gering Quote der bis 2021 ausscheidenden MA ist hoch % Unterstützung Leitlinien der Hansestadt Rostock 10 5 Reduzierung der Prozessund Transaktionskosten Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

10 Nutzwertanalysen Leistungen bewerten nach gleicher Punkteverteilung Nutzwertanalyse Bürgerorientierte Sicht Nutzwertanalyse Verwaltungsorientierte Sicht Schnittmenge Gesamtsicht (Nutzwerte Bürger- und Verwaltungsorientierung addiert) 12 identische Leistungen in Top 20 aller 3 Sichtweisen Entscheidung: Gesamtsicht = Top 20 E-Government-Leistungen der Stadtverwaltung Rostock Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

11 Zusammenfassung Leistungen Datenerhebung Bewertung Nutzwertanalyse 20 Top 20 E-Gov-Leistungen Strategiebericht Teil I Top-Management- Entscheidung 10 Potentialanalysen Modernisierungsprojekte Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

12 Ergebnisse Steuern und Abgaben Gewerbeangelegenheiten SGB XII - zusammengefasste Leistungen Hinweis- und Beschwerdemanagement Gesundheit - zusammengefasste Leistungen Kurse Volkshochschule Kita - zusammengefasste Leistungen Verkehrsbehördliche Anordnungen und Genehmigungen Verkehr - zusammengefasste Leistungen Asyl - zusammengefasste Leistungen Laufende Projekte für priorisierte Leistungen weiterführen, z. B. Einführung der elektronischen Vergabe Optimaler telefonischer Zugang (115) Elektronisches Rechnungseingangsbuch, Anordnungsworkflow Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

13 Folgeprojekt Potentialanalysen Einordnung in Gesamtstrategie Nationale E-Government-Strategie (2010) Strategische Planung Rostocker E-Government-Strategie (2014) - Elektronischer Zugang zur Verwaltung - Elektronische Umsetzbarkeit von Verwaltungsangelegenheiten Top-Managemententscheidung Umsetzungsplan Teil 1: Prioritätenplan Teil 2: Potentialanalyse Entscheidung Umsetzung Feinkonzept Beschaffung Einführung Entscheidung Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

14 Folgeprojekt Potentialanalysen Potentialanalysen Prozessidentifizierung bzw. -abgrenzung Prozessuntersuchung (Ist-Prozess, Schwachstellenanalyse und Soll- Prozess-Modellierung, Soll-Ist-Vergleich) IT-Infrastruktur Analyse Wirtschaftlichkeit (Szenario E-Service-Nutzung) Stufenkonzept Umsetzung Soll-Prozess Abschlussbericht inkl. Handlungsempfehlungen Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

15 Folgeprojekt Potentialanalysen Prozessidentifizierung bzw. -abgrenzung KGSt Prozesskatalog (Entwurf) Produktplan Hansestadt Rostock Prozesslandkarte Hansestadt Rostock und Land M-V Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

16 Folgeprojekt Potentialanalysen Lenkungsgruppe Projektgruppe/ Kernteam Bewerten der erstellten Potentialanalysen Externer Berater Durchführen der Potentialanalysen für die ersten zwei Prozesse Coachen/Schulen des Kernteams und der Unterprojektgruppe Unterprojektgruppen Durchführen Potentialanalysen Fachamt, Organisations- und IT-Abteilung Erarbeiten wiederverwendbare Grundlagendokumente ggf. Begleiten weiterer Potentialanalysen sowie Qualitätssicherung Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

17 Ausblick Entwicklung strategisches und kooperatives Vorgehen M-V Kooperative Aufgabenbewältigung Zentrale Strukturen im Land M-V Einfluss auf Förderpolitik KGSt-Bericht zum methodischen Vorgehen Prioritätenplan als Schablone Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017

18 Ende Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Hansestadt Rostock Hauptamt/ Abteilung Information und Kommunikation Team E-Government Chathy Frenzel Raik Writschan Nadja Seifert (Projektleiterin) Tel Europäischer Verwaltungskongress /3.März 2017