Ein Krankenhaus auf dem Weg zum Prozessmanagement

Transkript

1 Ein Krankenhaus auf dem Weg zum Prozessmanagement

2 Vorstellung des Krankenhauses 21 Stationen mit 379 Betten 9 Tageskliniken mit 121 Plätzen 690 Mitarbeiter Psychiatrische Institutsambulanz Neurologische Sprechstunden Diagnostik- und Therapieabteilungen 2

3 Vorgehensmodell Voraussetzungen für erfolgreiches Prozessmanagement schaffen Aktuelle Situation erheben und analysieren Verbesserungen konzipieren, abstimmen und umsetzen Nachhaltigkeit sichern und evaluieren 3

4 Zeitplan Projektvorbereitung Prozessidentifikation Prozessmodellierung

5 Voraussetzung für Prozessmanagement schaffen Projektvorbereitung Einführung (internes) Vorschlagswesen Einführung Projektmanagement Einführung Veränderungsmanagement Information der Führungskräfte und Fachbeteiligten Unterstützung der Führungskräfte sichern kontinuierliche Ergebnispräsentation 5

6 Einführung Projektmanagement Projektvorbereitung Einrichtung einer Stabstelle zur Projektkoordinierung zum

7 Projektauftrag Projektvorbereitung Klarheit darüber, was in unserem Haus wie getan wird (Transparenz) Klarheit darüber, wer mit welchen Arbeitsergebnissen weiterarbeiten muss und ob das Ergebnis der Arbeit für die Weiterverarbeitung passend ist (Schnittstellen) Klarheit darüber, wer für welche Abläufe zuständig ist und somit das Sagen hat (Verantwortlichkeit) Klarheit darüber, wie effizient ein Ablauf ist (Kennzahl) Klarheit darüber, was nicht mehr benötigt wird (Rationalisierung) Zwingende Grundlage für jegliche QM-Zertifizierung (KTQ, ISO9001) und auch für die Qualitätsoffensive des GBA 7

8 Projektziele Projektvorbereitung Ziele festlegen Einführung einer prozessorientierten Arbeitskultur (Arbeits-)Zufriedenheit durch Transparenz und Ergebnisorientierung Identifizierung und Abgrenzung aller Prozesse Dokumentation der identifizierten und abgegrenzten Prozesse Festlegen der Verantwortlichkeiten Festlegen von Kennzahlen zur Bewertung der Zielerreichung (Effektivität) und Wirtschaftlichkeit (Effizienz) Vorbereitung des Verbesserungsprozesses 8

9 Projekt Projektvorbereitung 9

10 Kommunikation Projektvorbereitung Regeln festlegen Prozessmanagementhandbuch 08/2016 Projekt kommunizieren Präsentation für KHL & CÄ 04/2016 Präsentation für QM 08/2016 Präsentation für Führungskräfte 09/2016 Präsentation für Personalrat 09/2016 Präsentation für Mitarbeiter 09/2016 Strategie klären Vision/Strategie 12/

11 Kommunikation Führungskräfte Projektvorbereitung Zyklus der Wertsteigerung 4

12 Kommunikation Mitarbeiter Projektvorbereitung Grundlagen der Mitarbeitermotivation Ich weiß, was bei der Arbeit von mir erwartet wird. Ich habe die notwendigen Arbeitsmittel um meine Arbeit richtig zu machen. Ich habe bei der Arbeit jeden Tag die Gelegenheit, das zu tun was ich kann. Die Ziele meines Krankenhauses geben mir das Gefühl, dass meine Arbeit wichtig ist. Meine Kollegen haben einen inneren Antrieb, Arbeit von hoher Qualität zu leisten. 3

13 Prozessscreening Prozessidentifikation 13

14 Prozessscreening Prozessidentifikation 14

15 Prozessscreening Prozessidentifikation Interviewplanung Anzahl der Teileinrichtung Mitarbeitergruppen Anzahl Ansprechpartner Kliniken Ärzte, Pflege, Psychologen, 4 Einrichtungen á 6,5 = 26 Sozialarbeiter, Ergotherapeuten, teilweise Heilpädagogen, Sekretariate Tageskliniken Ärzte, Pflege, Psychologen, 3 Einrichtungen á 6 = 18 Sozialarbeiter, Ergotherapeuten, teilweise Sekretariate Ambulanzen u. ä. Ärzte, Pflege, Psychologen, 7 Einrichtungen á 4 = 28 Sozialarbeiter Diagnostikabteilungen Ärzte, MTA 6 Einrichtungen á 2 = 12 therapeutische Bereiche Therapeuten 4 Einrichtungen á 1 = 4 88 Ansprechpartner 15

16 Prozessscreening Inhalt Prozessidentifikation Bezeichnung Mitarbeiter Beschreibung Prozessauslöser Ergebnisse Auftraggeber [30%] Leistungsempfänger [30%] Mitgeltende Dokumente [10%] Ziel [60%] Organisationseinheit Verantwortlicher [25%] 16

17 Prozessscreening Ergebnis Prozessidentifikation 1072 Datensätze aus Prozessscreening Erste Konsolidierung: Zuordnung zur Prozesslandkarte 17

18 Prozessscreening Prozesslandkarte Prozessidentifikation Diagnostik Aufnahmeplanung Aufnahme Entlassung Behandlung / Therapie Abrechnung ambulante Aufnahme ambulante Behandlung 18

19 Prozessscreening Konsolidierung Prozessidentifikation Zweite Konsolidierung: Entsprechend der PLK-Zuordnung die Mehrfachnennungen, Teilprozesse und Arbeitsschritte konsolidiert Ergebnis ca

20 Prozessmodellierung Prozessmodellierung Prozesse identifizieren Ergebnis: Prozesssteckbrief Beteiligte: Prozessverantwortliche, Prozessdurchführende, Qualitätsmanagement Durchführung: Externer Interviewer/Moderator Prozesse beschreiben Ergebnis: Prozessmodelle Beteiligte: Prozessverantwortliche, Prozessdurchführende, Qualitätsmanagement Durchführung Erhebung: Externer Interviewer/Moderator Durchführung Modellierung: Qualitätsmanagement Prozesse freigeben Ergebnis: qualitätsgesicherte Prozessmodelle Beteiligte: Alle Beschäftigten (Review) Durchführung: Prozessverantwortlicher Ziele, & Kennzahlen festlegen Ergebnis: Steuerungssystem Beteiligte: Leitung, Controlling, Qualitätsmanagement Durchführung: Prozessverantwortlicher 20

21 Prozessmodellierung Prozessmodellierung 21

22 Prozessmodellierung Prozessmodellierung 22

23 Prozessmodellierung Prozessmodellierung Modellierungswoche Teilnehmer Vertreter aus den betroffenen Berufsgruppen und Klinken/Abteilungen 3-4 Prozesse in ca. 3 Stunden lim f x = Motivation x 0 23

24 Prozessmodellierung Prozessmodellierung Modellierungswoche 2 5 feste Teilnehmer mit viel Prozesswissen Vertreter aus wichtigen Berufsgruppen mehr als 20 Prozessmodelle in 2,5 Tagen Mustermodell wird im betroffenen Bereich kommuniziert und bei Notwendigkeit angepasst Mustermodell wird veröffentlicht 24

25 Prozessmodellierung Prozessmodellierung Nacharbeit Die Prozessziele mit den Krankenhauszielen in Einklang bringen Zwei Kennzahlen benennen und Grenzwerte festlegen Die Risiken ermitteln und bewerten Die mitgeltende Dokumente zuweisen und zur Überarbeitung geben 25

26 Gemeinsam Zukunft gestalten