Noch ein neues Tool? Qualitätsmanagement Prozessverantwortung Handreichung für Mitarbeitende. Wissensmanagement Macht viel Arbeit!

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1 Mehr mit weniger Optimierung Kundenfokus Motivation Noch ein neues Tool? Qualitätsmanagement Prozessverantwortung Handreichung für Mitarbeitende Auch das noch!? Prozessmanagement Wissensmanagement Macht viel Arbeit! Blindleistungen Wirtschaftlichkeit Fehlleistungen Rationalisierung Doppelarbeit Dokumentation Managementinstrument Prof. Cornelia Vonhof: Prozessmanagement in Bibliotheken 5. Kongress Bibliothek & Information Deutschland 13. März 2013, Leipzig

2 Prozessmanagement in Bibliotheken? Ja! Auch das noch! Motive für Prozessmanagement Qualitätsmanagement Organisationsentwicklung Wissensmanagement HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 2

3 Ein bisschen Theorie muss sein Prozessmanagement und Organisationsgestaltung Was wird von wem gemacht? Wie wird es gemacht? HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 3

4 Prozessorganisation als Managementansatz Prozess 1 Prozess 2 Prozess 3 90-Grad-Shift der Organisation HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 4

5 Ein bisschen Theorie muss sein Begriffsklärungen: Was ist ein Prozess? Lieferant Produktionsfaktoren Auslöser Informationen Tätigkeit 1 Tätigkeit 2 Tätigkeit 3 Tätigkeit n Kosten Kunde Qualität Zeit Produkte und Dienstleistungen entstehen in Prozessen. Die Abfolge von Tätigkeiten, Aktivitäten, Verrichtungen zur Erstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung für einen externen oder internen Kunden ist ein Prozess. HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 5

6 Prozessanalyse lohnt sich! Einzelne Leistungsarten gemessen an der Gesamtleistung Nutzleistung etwa 25% Stützleistung etwa 45% Blindleistung etwa 20% Fehlleistung etwa 10% Quelle: Tomys, A.-K.: Kostenorientiertes Qualitätsmanagement. München, 1995 HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 6

7 Prozesslandkarte einer Bibliothek Bibliothek Management-Prozesse Kunde Kunden- anforderung gestellt Kernprozess 1 Kernprozess 2 Kernprozess n Kundenanforderung erfüllt Kunde Serviceprozesse Partner HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 7

8 Gliederung von Prozessen Hauptprozess-Ebene Medienbereitstellung Teilprozess-Ebene Lektorat Bestellung Lieferkontrolle Technische Bearbeitung Erschließung Tätigkeitsebene 1 Foliieren Signieren Beilagen Barcode Xy Tätigkeitsebene 2 Erstellen Ausdrucken Aufbringen Xy HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 8

9 Vorgehensmodell und Tools zur Prozessanalyse und Prozessoptimierung

10 Ablauf einer Prozessoptimierung I. Prozessarbeit vorbereiten Projektorganisation Rahmenbedingungen definieren Prozesse festlegen Prozessverantwortliche benennen Prozessteams bilden IV. Umsetzung und Controlling Aufbauorganisation entwickeln Implementierung des Soll-Prozesses planen und kontrollieren II. Prozesse erheben und analysieren Ist-Prozessablauf erheben und darstellen Kunden und Ergebnisse identifizieren Auftraggeber und Auslöser identifizieren Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse III. Prozessgestaltung/Prozessdesign Analyse bewerten Schwachstellen beseitigen Schnittstellen optimieren Soll-Prozess entwickeln HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 10

11 Ablauf einer Prozessoptimierung: I. Prozessarbeit vorbereiten I. Prozessarbeit vorbereiten Projektorganisation Rahmenbedingungen definieren Prozesse festlegen Prozessverantwortliche benennen Prozessteams bilden IV. Umsetzung und Controlling Aufbauorganisation entwickeln Implementierung des Soll-Prozesses planen und kontrollieren II. Prozesse erheben und analysieren Ist-Prozessablauf erheben und darstellen Kunden und Ergebnisse identifizieren Auftraggeber und Auslöser identifizieren Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse III. Prozessgestaltung/Prozessdesign Analyse bewerten Schwachstellen beseitigen Schnittstellen optimieren Soll-Prozess entwickeln HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 11

12 Ablauf einer Prozessoptimierung II. Prozesse erheben und analysieren I. Prozessarbeit vorbereiten Projektorganisation Rahmenbedingungen definieren Prozesse festlegen Prozessverantwortliche benennen Prozessteams bilden IV. Umsetzung und Controlling Aufbauorganisation entwcikeln Implementierung des Soll-Prozesses planen und kontrollieren II. Prozesse erheben und analysieren Ist-Prozessablauf erheben und darstellen Kunden und Ergebnisse identifizieren Auftraggeber und Auslöser identifizieren Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse III. Prozessgestaltung/Prozessdesign Analyse bewerten Schwachstellen beseitigen Schnittstellen optimieren Soll-Prozess entwickeln HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 12

13 HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 13

14 Tools zur Dokumentation von Prozessen Einsicht in einen Bebauungsplan und Mitnahme einer Kopie Bürger will Bebauungsplan (1) N.N.(3) Auskünfte erteilen (2) Auskünfte erteilt (14) Sachbearbeiter (4) Detaillierung (5) Atlas (6) Detaillierung abgeschlossen (19) Herr Jäger (8) Beratung (9) Digitaler Abzug erwünscht (10) Papierabzug erwünscht (11) Herr Jäger (8) Lichtpause anfertigen (7) Lichtpause (12) Lichtpause angefertigt (15) Herr Jäger (8) anbieten weiterer Produkte (13) Ja (16) Nein (17) Rechnung (20) Herr Jäger (8) Rechnung erstellen (18) Gebührenliste (21) Rechnung für Kopie bezahlt (23) Geo-Büro (22) HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 14

15 HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 15

16 HdM-Prozess-Wiki Guided Tour durch die Prozessarbeit Open-Source XWiki als technische Grundlage Funktionalitäten werden an der Hochschule der Medien spezifisch für die Prozessarbeit in Bibliotheken entwickelt Pilotanwender sind willkommen! HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 16

17 Ablauf einer Prozessoptimierung III. Prozessgestaltung & Prozessdesign I. Prozessarbeit vorbereiten Projektorganisation Rahmenbedingungen definieren Prozesse festlegen Prozessverantwortliche benennen Prozessteams bilden IV. Umsetzung und Controlling Aufbauorganisation entwickeln Implementierung des Soll-Prozesses planen und kontrollieren II. Prozesse erheben und analysieren Ist-Prozessablauf erheben und darstellen Kunden und Ergebnisse identifizieren Auftraggeber und Auslöser identifizieren Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse III. Prozessgestaltung/Prozessdesign Analyse bewerten Schwachstellen beseitigen Schnittstellen optimieren Soll-Prozess entwickeln HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 17

18 Ablauf einer Prozessoptimierung IV. Umsetzung & Controlling I. Prozessarbeit vorbereiten Projektorganisation Rahmenbedingungen definieren Prozesse festlegen Prozessverantwortliche benennen Prozessteams bilden IV. Umsetzung und Controlling Aufbauorganisation entwickeln Implementierung des Soll-Prozesses planen und kontrollieren II. Prozesse erheben und analysieren Ist-Prozessablauf erheben und darstellen Kunden und Ergebnisse identifizieren Auftraggeber und Auslöser identifizieren Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse III. Prozessgestaltung/Prozessdesign Analyse bewerten Schwachstellen beseitigen Schnittstellen optimieren Soll-Prozess entwickeln HdM Stuttgart, Cornelia Vonhof Prozessmanagement in Bibliotheken Bibliothekskongress 2013 Seite 18

19 Prof. Cornelia Vonhof Hochschule der Medien Stuttgart Studiengang Bibliotheks- und Informationsmanagement Wolframstraße Stuttgart Tel Fax

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