Managementinstrumente für. Prozessmanagement

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David Messner
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1 Managementinstrumente für Titel Bibliotheken der Veranstaltung bzw. Partnerschaftsmanagement Anlass der Präsentati Prozessmanagement

2 Partnerschaftsmanagement Seite 2

3 Kennzeichen von Partnerschaften Chancen Risiken Synergieeffekte Verlust der Autonomie Ideelle und finanzielle Unterstützung Verlust des Alleinstellungsmerkmals Streuung eigener Ideen Bindung von Ressourcen Ausnutzen von Ressourcen Interessenkonflikte Öffentlichkeitswirksamkeit Reputationsprobleme Breitere Akzeptanz Koordinierungsaufwand Risikominimierung Seite 3

4 Ein kritischer Blick auf den Organisations-Bauchnabel Erreichen wir mit den gegenwärtigen und künftig verfügbaren Ressourcen die Organisationsziele? Sind Partner hilfreich und/oder notwendig um die Organisationsziele zu erreichen? Welches Partnerprofil würden unsere eigenen Schwächen ausgleichen? Welches Partnerprofil würden unsere eigenen Stärken weiter verstärken? Sind wir bereit, dafür etwas zu bieten? Was? Seite 4

5 Partnerschaftszyklus sichern Fortführen/ Beendigen Sondieren Identifizieren sondieren & aufbauen Institutionalisieren Aufbauen Partner-Zyklus Überarbeiten Planen überprüfen & weiterentwickeln Überprüfen Umsetzen Managen umsetzen & leben Seite 5

6 Partnerschaftszyklus Sondieren Identifizieren sondieren & aufbauen Aufbauen Partner-Zyklus Planen Seite 6

7 Der Blick nach innen: Bewertung bestehender Partnerschaften Determinanten Beschreibung Interaktionshäufigkeit Umfang, Häufigkeit sowie Qualität der Interaktion im Rahmen der Partnerschaft Beziehungsdauer Dauer der Beziehung zwischen beiden Partnern Verknüpfung zum Entspricht der Partner dem Leitbild und Leitbild und Profil Profil der Bibliothek? Nettonutzen Kosten-Nutzen-Relation aus Sicht der Bibliothek, d.h. der eigene Einsatz in Relation zum Nutzen bzw. zum Mehrwert, der durch die Partnerschaft generiert wird! Seite 7

8 Ein Projektbeispiel Verlag Ravensburger Verlagswesen Profil Determinante Bewertung Ravensburger ist führender Anbieter von Puzzles, Spielen und Beschäftigungsprodukten in Europa und einer der führenden Anbieter von Kinder- und Jugendbüchern im deutschsprachigen Raum. Das blaue Dreieck zählt zu den Interaktionshäufigkeit weniger als einmal jährlich einmal im Jahr mehrmals im Jahr monatlich wöchentlich renommiertesten Markenzeichen in Deutschland. Das Programm umfasst rund 8000 verschiedene Produkte (inkl. aller landesspezifischer Ausgaben), die weltweit verkauft und zu 85 % selbst gefertigt werden. Rund Mitarbeiter erwirtschafteten 2010 einen konsolidierten Umsatz von 311,7 Millionen Euro. Anschrift und Ansprechpartner Beziehungsdauer 2011 Robert-Bosch-Str Ravensburg info@ravensburger.de Ansprechpartnerin: Frau B. Passung zu Leitbild, Strategie / Profil Nettonutzen (aktuell) trifft völlig zu trifft eher zu teils teils trifft weniger zu trifft gar nicht zu hoch mittel gering nicht vorhanden Partner von Bildung und Erziehung Medien- und Informationszentrum Bibliothek als Aufenthaltsort! Begründung: Seit 5/2011 unterstützt der Ravensburger-Verlag mit Pappbilderbüchern (zu sehr geringen Kosten) das Lesestart-Projekt der Stadtbibliothek (vormals Herder-Verl.) Nur für das Jahr 2011 (danach werden wir direkt mit der Stiftung Lesen bei Buchstart mitmachen Seite 8

9 Ein Projektbeispiel Wohnungsbaugesellsc haft Endress+Hauser Messtechnik SWR-Studio Freiburg SWR-Studio Baden- Baden Burghof Lörrach KBC Manufaktur 1 Loeba Treuhand Step Computer- und Datentechnik Modehaus Kilian Becker Planen und Einrichten Zickenheiner Optik Passt zum Leitbild und Profil Nettonutzen der Stadtbibliothek Lörrach Seite 9

10 Blick nach außen: Neue Partnerschaften Matrix zur Einschätzung Großes Interesse / große Unterstützung Geringes Interesse / geringe Unterstützung Großer Einfluss / große Macht Geringer Einfluss / große Macht Seite 10

11 Ein Projektbeispiel Seite 11

12 Partnerschaftszyklus sichern Fortführen/ Beendigen Sondieren Identifizieren sondieren & aufbauen Institutionalisieren Aufbauen Partner-Zyklus Überarbeiten Planen überprüfen & weiterentwickeln Überprüfen Umsetzen Managen umsetzen & leben Seite 12

13 Partnerschaftsmanagement im Gesamtkonzept Seite 13

14 Prozessmanagement Seite 14

15 Prozessmanagement in Bibliotheken? Warum denn das? Qualitätsmanagement Organisationsentwicklung Organisationsoptimierung Wissensmanagement

16 Ablauf einer Prozessoptimierung I. Prozessarbeit vorbereiten Projektorganisation Rahmenbedingungen definieren Prozesse festlegen Prozessverantwortliche benennen Prozessteams bilden IV. Umsetzung und Controlling Aufbauorganisation entwickeln Implementierung des Soll-Prozesses planen und kontrollieren II. Prozesse erheben und analysieren Ist-Prozessablauf erheben und darstellen Kunden und Ergebnisse identifizieren Auftraggeber und Auslöser identifizieren Prozessanalyse / Schwachstellenanalyse III. Prozessgestaltung/Prozessdesign Analyse bewerten Schwachstellen beseitigen Schnittstellen optimieren Soll-Prozess entwickeln Seite 16

17 Praktische Arbeit im Prozessteam Seite 17

18 Seite 18

19 Tools zur grafischen Dokumentation von Prozessen Einsicht in einen Bebauungsplan und Mitnahme einer Kopie Bürger will Bebauungsplan (1) N.N.(3) Auskünfte erteilen (2) Auskünfte erteilt (14) Sachbearbeiter (4) Detaillierung (5) Atlas (6) Detaillierung abgeschlossen (19) Herr Jäger (8) Beratung (9) Digitaler Abzug erwünscht (10) Papierabzug erwünscht (11) Herr Jäger (8) Lichtpause anfertigen (7) Lichtpause (12) Lichtpause angefertigt (15) Herr Jäger (8) anbieten weiterer Produkte (13) Ja (16) Nein (17) Rechnung (20) Herr Jäger (8) Rechnung erstellen (18) Gebührenliste (21) Rechnung für Kopie bezahlt (23) Geo-Büro (22) Seite 19

20 Verbale Dokumentation von Prozessen Seite 20

21 Prozessmanagement im Gesamtkonzept Seite 21

22 HdM-Prozess-Wiki Guided Tour durch die Prozessarbeit Open-Source XWiki als technische Grundlage Funktionalitäten werden an der Hochschule der Medien spezifisch für die Prozessarbeit in Bibliotheken entwickelt Pilotanwender sind willkommen! Seite 22

23 Unsere Projektpartnerinnen und -partner Seite 23

24 Prof. Cornelia Vonhof Hochschule der Medien Stuttgart Forschungsinstitut für Qualitätsmanagement & Organisationsentwicklung in Bibliotheken & Hochschulen (IQO) Nobelstraße Stuttgart Fel

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