Prozeßmanagement in der kommunalen Verwaltung

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Louisa Grosser
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1 Reihe: Planung, Organisation und Unternehmungsführung Band 65 Herausgegeben von Prof. Dr. Dr. h. c. Norbert Szyperski, Köln, Prof. Dr. Winfried Matthes, Wuppertal, Prof. Dr. Udo Winand, Kassel, und Prof. Dr. Joachim Griese, Bern Dr. Thomas Brandstätt Prozeßmanagement in der kommunalen Verwaltung Möglichkeiten und Grenzen für die Übertragung eines Organisationskonzeptes Mit einem Geleitwort von Prof. Dr. Klaus J. Zink, Kaiserslautern JOSEF EUL VERLAG Lohmar Köln

2 Inhaltsübersicht I Inhaltsübersicht 1 Relevanz des Themas und Struktur der Arbeit 1 2 Die öffentliche Verwaltung - Grundlagen 9 3 Strategien fur eine Neuorientierung in Kommunalverwaltungen 55 4 Prozessmanagement Rahmenbedingungen für ein Prozessmanagement in Kommunalverwaltungen Chancen und Grenzen für ein Prozessmanagement in Kommunalverwaltungen - eine empirische Studie Prozessmanagement in der kommunalen Praxis Zusammenfassung der Ergebnisse Literaturverzeichnis 275

3 Inhaltsverzeichnis III II Inhaltsverzeichnis 1 Relevanz des Themas und Struktur der Arbeit Relevanz der Themenstellung Zielsetzung und Forschungsfragen Struktur der Arbeit 6 2 Die öffentliche Verwaltung - Grundlagen Der Begriff der öffentlichen Verwaltung Tätigkeitsfelder und Merkmale der öffentlichen Verwaltung Die öffentliche Verwaltung in der Bundesrepublik Deutschland Die kommunale Ebene Das Prinzip der kommunalen Selbstverwaltung Merkmale der Kommunalverwaltungen Das Aufgabenspektrum Die kommunalen Haushalte Mitarbeiter in Kommunalverwaltungen Kommunalverfassungen Organisation der Kommunalverwaltungen Grundlagen zur Organisationsgestaltung Grundmuster der Organisationsstrukturen in Kommunalverwaltungen Kommunalverwaltungen vor dem Hintergrund aktueller Entwicklungen Einstellungen und Erwartungen der Bürger Finanzielle Situation der Kommunalverwaltungen Kritik an der Gestaltung kommunaler Verwaltungen nach dem Bürokratiemodell 49 3 Strategien für eine Neuorientierung in Kommunalverwaltungen New Public Management Reinventing Government 59

4 IV Inhaltsverzeichnis 3.3 Ansatzpunkte und Instrumente für eine effiziente Erstellung kommunaler Leistungen Verteilung kommunaler Aufgaben zwischen öffentlichem und privatem Bereich Bereitstellung kommunaler Leistungen in öffentlichen Einrichtungen Kooperation öffentlicher und privater Einrichtungen Privatisierung Ansätze zur Auslagerung und Privatisierung öffentlicher Aufgaben - eine kritische Betrachtung Externe Strukturreformen zur Förderung von Wettbewerb Virtueller Wettbewerb Interkommunale Leistungsvergleiche Services First - The New Charter Programme Speyerer Qualitätspreis Faktischer Wettbewerb Interne Strukturreform Das Neue Steuerungsmodell Umfassendes Qualitätsmanagement Reformmaßnahmen in deutschen Gemeinden - Entwicklungslinien, aktueller Stand und Anknüpfungspunkte 94 4 Prozessmanagement Entwicklungslinien und Zielsetzung Grundlagen Der Begriff Prozesse" Das Prozessmodell einer Organisation Strategie als Ausgangspunkt für ein Prozessmanagement Begriffsklärung Marktorientierte Perspektive Ressourcenorientierte Perspektive 124

5 Inhaltsverzeichnis V Integration der markt- und ressourcenorientierten Perspektive Identifikation der Schlüsselprozesse Analyse der Prozesse Beschreibung der Prozesse Kennzahlen zur Steuerung und Bewertung der Prozesse Ermittlung von Verbesserungsbereichen Neugestaltung der Prozesse und Anpassung der Organisationsstruktur Vorgehensweise bei der Veränderung der Organisation in Richtung einer Prozessorientierung Rahmenbedingungen für ein Prozessmanagement in Kommunalverwaltungen Gesetzliche Vorschriften im Verwaltungsrecht Allgemeines Verwaltungsrecht Verwaltungsakte Verwaltungsverfahren Haushaltsrecht und Haushaltspraxis Verwaltungs- und Vermögenshaushalt Sachliche Bindung der Ausgaben von Haushaltsstellen Grundsatz der Gesamtdeckung und Zweckbindung von Einnahmen Grundsatz der zeitlichen Bindung Regelungen für den öffentlichen Dienst Öffentlich-rechtliches Dienstverhältnis und Berufsbeamtentum Laufbahnprinzip Einsatz, Versetzung und Umsetzung von Beamten Vergütung und Anerkennung der Leistungen Privatrechtliche Dienstverhältnisse Inhaltliche Gestaltung der Arbeitsverträge für Angestellte und Arbeiter Vergütung und Anerkennung der Leistungen 192

6 VI Inhaltsverzeichnis 5.2 Einfluss und Rolle der Kommunalpolitik Ziele kommunalen Handelns Resultierende Fragestellungen Chancen und Grenzen für ein Prozessmanagement in Kommunalverwaltungen - eine empirische Studie Konzept und Durchführung der explorativen Studie Zielsetzung Aufbau des Interviewleitfadens Vorgehensweise und Zielgruppe der Interviews Ergebnisse der Studie Aktivitäten in den betrachteten Kommunalverwaltungen Verlagerung kommunaler Aufgaben Themenfelder im Rahmen des Neuen Steuerungsmodells Neugestaltung der Organisationsstruktur Maßnahmen Ziele Auswirkungen der Rahmenbedingungen auf die bisherige Organisationsarbeit Allgemeine Verfahrensvorschriften und Regelungen im Dienstrecht Haushaltsbezogene Themen Politische Aspekte Gemeinwohlorientierung und Berücksichtigung externer Effekte Zusammenfassende Betrachtung Chancen und Grenzen für ein Prozessmanagement Konzeptionelle Aspekte Gestaltungsmaßnahmen Methoden und Instrumente Nutzen der Gestaltungsmaßnahmen Konsequenzen für ein Prozessmanagement in Kommunalverwaltungen 233

7 Inhaltsverzeichnis VII 7 Prozessmanagement in der kommunalen Praxis Ausgangssituation Identifikation der Schlüsselprozesse Neugestaltung der Schlüsselprozesse und Anpassung der Organisationsstruktur Ermittlung der Anforderungen der Kunden und Festlegung der Ziele Ergebnisse der Bürgerbefragung Strukturdaten Bedeutung von Dienstleistungen aus der Sicht der Bürger Häufigkeit des Kontakts mit Mitarbeitern der Stadtverwaltung Bewertung der Leistungen im Rahmen der Bürgerdienste Ergebnisse der internen Kundenbefragung Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung Ableitung von Verbesserungsbereichen Dokumentation und Neugestaltung der Prozesse Strategische Planung Handwerkliche Dienstleistungen Bürgerdienste Bewertung der Maßnahmen Zusammenfassung der Ergebnisse Literaturverzeichnis 275

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