Damit Sie nicht schon am Papierberg scheitern:

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1 Damit Sie nicht schon am Papierberg scheitern: Die wichtigsten Regeln bei der Einführung einer digitalen Vertragsakte Berlin, 31. Januar 2014 Frank Rüttger Leiter Geschäftsfeld IQAkten IQDoQ GmbH IQDoQ GmbH Folie 1

2 IQDoQ GmbH Das Unternehmen Geschäftsziel Optimierung dokumentenbasierter Prozesse mittels digitaler Aktenlösungen Kernprodukte HyperDoc Dokumentenmanagement FormTextTM Outputmanagement IQAkten elektronische Akten DMS-Erfahrung Fast Projekte in den vergangenen 25 Jahren Beteiligungsstruktur 100%ige Tochter der MATERNA GmbH Standorte Kundennah mit eigenen Niederlassungen und den Geschäftsstellen der MATERNA GmbH IQDoQ GmbH Folie 2

3 Auszug aus unseren Referenzen IQDoQ GmbH Folie 3

4 Grundsätzliches zum Vertragsmanagement Verträge sind einzuhalten Rechtlich bindende Verpflichtungen für die beteiligten Parteien Leistung und Gegenleistung, meist eine Zahlungspflicht Dies setzt eine kontinuierliche Kenntnis über alle laufenden Vertragsverhältnisse und deren jeweilige Konditionen voraus: Laufzeit Kündigungsfrist Verlängerung Zahlungstermine und -beträge IQDoQ GmbH Folie 4

5 Probleme mit der Papierablage Dezentrale & heterogene Ablagen von Vertragsbestandteilen Häufig kein zentrales Vertragsmanagement aller Verträge: Fachabteilungen haben die Hoheit über ihre Verträge Verlust von Vertragsbestandteilen Versäumnis von Fristen Steigende Anzahl von Verträgen Hohes Risiko durch mangelnde Vertragstransparenz IQDoQ GmbH Folie 5

6 Bestandteile des Vertragsmanagements Vertragsmanagement bedeutet die Schaffung von optimalen Strukturen für die Aufgaben: Vertragsplanung Vertragsgestaltung Vertragsverhandlungen Implementierung von Verträgen Verwaltung von Verträgen Vertragsarchivierung Vgl.: Mag. Martina Flitsch: Verträge und Vertragsmanagement in Unternehmen. LINDE Verlag WIEN, Wien 2010 Mag. Martina Flitsch: Wie funktioniert die digitale Vertragsakte? Computerwoche Nr. 47 / 2012 IQDoQ GmbH Folie 6

7 Bestandteile der digitalen Vertragsakte IQDoQ GmbH Folie 7

8 Einführung: Konzeptionelle Überlegungen Geltungsbereich: Über welche Verträge im Unternehmen reden wir? Zuständigkeit: Welche Einheit soll für das Vertragsmanagement verantwortlich sein? Nutzen und Ziele: Was wollen wir erreichen? Interne Vertragstransparenz! Rollen und Rechte? Vollständige Vertragsdokumentation! Analysen und Reports? Minimierung von Kosten und Risiken! Risikomanagement? Verbesserung der Prozesslaufzeiten! Workflows? IQDoQ GmbH Folie 8

9 Einführung in mehreren Stufen Möglichst schnell profitieren, statt sich zu übernehmen Erste Ausbaustufe Basics: (1) Digitalisierung und Erfassung der Bestände (2) Erfassung neuer Verträge via , Papier, Office, ERP (3) Suchen, Finden & Reproduzieren (4) Rollen- und Rechtekonzept für (2) und (3) (5) Übernahme der Vertragsstammdaten (6) Fristenmanagement IQDoQ GmbH Folie 9

10 Einführung in mehreren Stufen Ergebnisse erste Ausbaustufe: Alle Verträge im elektronischen Zugriff Alle Eingangskanäle werden bedient Verfügbarkeit für alle internen Anspruchsgruppen gemäß ihrer Rollen und Rechte Monitoring der Fristen Benachrichtigung & Eskalation IQDoQ GmbH Folie 10

11 Einführung in mehreren Stufen Zweite und weitere Ausbaustufen: Horizontaler Ausbau: Einbindung aller Niederlassungen Einbindung externer Partner, z.b. Anwaltskanzleien Vertikaler Ausbau: Umsetzung Analysen und Reports Umsetzung Risikomanagement Ausbau Geschäftsprozesse (Workflows): Unterschiedliche Vertragserstellungs- und Freigabeprozesse Integration mit weiteren Anwendungen, z.b. FiBu Riskmanagement-System IQDoQ GmbH Folie 11

12 Einführung in mehreren Stufen Ergebnis zweiter und weiterer Ausbaustufen: Unternehmensweite digitale Vertragsakte Einfach Spaß am Arbeiten mit Verträgen IQDoQ GmbH Folie 12

13 Stufenkonzept: IQDoQ GmbH Folie 13

14 Den Papierberg abtragen Digitalisieren Teilprojekt bei der Einführung: Vorhandene Akten in das neue System übernehmen Sichtung: Was ist heute wo und wie abgelegt? Unternehmensstandort? Physikalische und/oder elektronische Ablageform (z.b. - oder Filearchiv)? Ablagestruktur? Vorhandene Metadaten, z.b. Vorgangsnummer Volumen? IQDoQ GmbH Folie 14

15 Den Papierberg abtragen Digitalisieren Umsetzung: Wie sollen die Akten digitalisiert und zukünftig organisiert werden? Verfahren zur Erfassung? Ggf. Transport? Vorsortierung der Dokumente? Konvertierung in ein Zielformat? Ergebniskontrolle? IQDoQ GmbH Folie 15

16 Digitalisierungsverfahren Wer digitalisiert die Papierakten? Dienstleister extern vor Ort Rechtsabteilung IQDoQ GmbH Folie 16

17 Elektronisches Sortieren und Ablegen Vorgehen: Fortlaufend digitalisieren (z.b. wenn Akte für spezifischen Vorgang im Tagesgeschäft angefasst wird) Komplette Papierakte im Originalzustand erfassen Unter Register Altakte ablegen Dokumente elektronisch trennen und bearbeiten Vorteile: Bearbeitung on demand möglich Planbar, z.b. Wochenplanung Innerhalb der zuständigen Abteilung delegierbar Ergebnisse sind kontrollier- & korrigierbar IQDoQ GmbH Folie 17

18 Elektronisches Sortieren und Ablegen 1. Das Löschen von Dokumenten x 6 Dokumente 6 & 7 wurden gelöscht x IQDoQ GmbH Folie 18

19 > Elektronisches Sortieren und Ablegen 2. Das Einsortieren von Dokumenten & Dokumente 6, 7 & 8 wurden einsortiert 9 IQDoQ GmbH Folie 19

20 Elektronisches Sortieren und Ablegen 3. Das Vertauschen von Dokumenten Dokumente 6 & 5 / 9 & 8 wurden vertauscht IQDoQ GmbH Folie 20

21 Zusammenfassung Kleines Regelwerk Projekt nur dann initiieren, wenn Sie vom Nutzen selbst überzeugt sind Für Sie überschaubar starten; lieber weniger, aber dafür früher IT-Technik delegieren; Ergebnisse kontrollieren und bestätigen lassen Erste Stufe: Alle vertragsrelevanten Dokumente und Daten laufen in das System Sie bestimmen, was, wann, für wen zu sehen ist Großteil der typischen Probleme im Vertragsmanagement damit gelöst IQDoQ GmbH Folie 21

22 Zusammenfassung Kleines Regelwerk Folgestufe(n): Workflows zur Implementierung von komplexeren Prozessen Service Level für das System im Betrieb definieren Sie sind der erste Anwender Digitalisierung: Papierakten originär scannen, Dokumente elektronisch sortieren und ablegen Nicht digitalisieren: Was seit Jahren im Keller liegt IQDoQ GmbH Folie 22

23 Live-Präsentation: IQAkte Vertrag am Stand von IQDoQ IQDoQ GmbH Folie 23

24 Vielen Vielen Dank! Dank für Ihr Interesse! Damit Sie nicht schon am Papierberg scheitern: Die wichtigsten Regeln bei der Einführung einer digitalen Vertragsakte IQDoQ GmbH Folie 24