Best People for Top-Business. In der Dresdner Bank AG

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1 Best People for Top-Business Die digitale Personalakte In der Dresdner Bank AG

2 Die Papierakte: geliebt Seit Jahrzehnten angewendet Handling wird als einfach empfunden Für jedermann direkt nutzbar EHR / 2

3 Die Papierakte: gehasst Transportwege, um ausser- (und innerhalb) der Personalabteilung zuzugreifen Kein gleichzeitiger Zugriff an verschiedenen Stellen Wenn Akte im Geschäftsgang: Keine Ablage möglich Problematische Überwachung der zeitlich befristeten Aktenunterlagen Aufwendige Wiederherstellung der Akten bei Wiedereintritten (Zugriff auf Altarchiv) Gefahr der Fehlablage (Akte wird falsch einsortiert) Gefahr von Aktenverlust Hoher Platzbedarf Anfällige Archivierungstechnik (Liftschränke etc.) EHR / 3

4 Die elektronische Personalakte kann vieles besser Besseres Handling der Akte: schneller Zugriff auf aktuellste Dokumente gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Berechtigte jederzeit Zugriff möglich Zugriff bequem vom eigenen Arbeitsplatz aus Vermeidung von falsch abgelegten Akten und Verlust Einsparung von Archivräumen Auflösung der bisherigen Papierakten Abschaffung von teilweise anfälliger Archivierungstechnik (Liftschränke etc.) EHR / 4

5 Die elektronische Personalakte kann vieles besser Zusätzliche Funktionalitäten: Vereinfachung/Automatisierung von Massenablage Komfortable Suchmöglichkeiten Neusortierung der Akte möglich Langzeitarchivierung Abschaffung von Microfiches Abschaffung von Insellösungen Zugriff auf Dokumente direkt aus Personaladministrationssystem möglich Workflow (Online-) Bewerbungen EHR / 5

6 Projektdurchführung Vorgehensweise der Dresdner Bank (I) Marktsichtung Eingrenzung auf wichtigste Anbieter Einbeziehung des KnowHows des bankeigenen DMS-Competence-Centers Intensive Gespräche mit den möglichen Anbietern Auswahl des Partners Erstellung Pflichtenheft Hardwarekonzept Betriebskonzept Übernahmekonzept EHR / 6

7 Projektdurchführung Vorgehensweise der Dresdner Bank (II) Berechtigungskonzept Einweisungskonzept Pilotierung Einweisung Einführung / Rollout Bestandsübernahme EHR / 7

8 Projektdurchführung Vorgehensweise der Dresdner Bank (III) Ständige Information und Einbeziehung: Nutzer Betriebsrat Datenschutz Rechtsabteilung Interne Revision EHR / 8

9 Hürden und Stolpersteine: Der Teufel steckt im Detail Berechtigungskonzept Orientierung am Personalabrechnungssystem So einfach wie möglich, so komplex wie nötig Rollenbasiert Temporäre Berechtigungen für Vorgesetzte Suchende Vorgesetzte Mitarbeiter Betriebsrat Interne Revision von vornherein zeitlich eingrenzen EHR / 9

10 Hürden und Stolpersteine: Der Teufel steckt im Detail Pflichtenheft Enge Zusammenarbeit mit Anbieter und Nutzer Anbieter kann Basispflichtenheft einbringen Zeitaufwand höher als erwartet Begrifflichkeiten vorab definieren Eine Sprache sprechen Anbieter mit Personal-KnowHow EHR / 10

11 Hürden und Stolpersteine: Der Teufel steckt im Detail Hardwareauswahl System selbst betreiben oder outsourcen? Anforderungen an Ausfallsicherheit/Verfügbarkeit definieren Hochverfügbarkeitslösungen (Cluster, Redundanz) Spiegelung der Speichermedien (WORM) Hardwaresizing in enger Zusammenarbeit mit Anbieter und Betreiber Abhängig vom einzusetzenden Betriebssystem EHR / 11

12 Hürden und Stolpersteine: Der Teufel steckt im Detail Roll-Out Integration in vorhandene Infrastruktur Abfrage-Arbeitsplatz Scan-Arbeitsplatz ( außergewöhnliche Hardware) Das System muß unternehmensweit zeitgleich zur Verfügung stehen, um Zugriff auf Akten zu gewährleisten EHR / 12

13 Das Papier geht - die virtuelle Akte kommt Vorüberlegungen Mengenschätzung Blatt: Akten à 200 Blatt = Blatt Rückseiten: ca. 20% Sichtung von Originalmaterial Papierqualitäten, -formate, -farben Inhalte der elektronischen Akte Aussortieren oder 1:1 übernehmen? EHR / 13

14 Das Papier geht - die virtuelle Akte kommt Alternativen Bestandsübernahme Schleichende Übernahme Akten werden bei Zugriff übernommen Bestandsabgrenzung Bestimmte Akten werden nicht übernommen Zügige Komplettübernahme Sequentiell (Standorte nacheinander) Parallel (Alle Standorte gleichzeitig) EHR / 14

15 Das Papier geht - die virtuelle Akte kommt Alternativen Bestandsübernahme Aufteilung der Tätigkeiten auf eigene Mitarbeiter oder ext. Dienstleister Inhaltliche Vorbereitung Aussortieren von nicht zu übernehmenden Unterlagen Technische Vorbereitung Entfernen von Hefklammern etc. Durchführen des Scanvorgangs Indexierung Zuordnen der Dokumente zu einer Akte etc. Qualitätskontrolle EHR / 15

16 Das Papier geht - die virtuelle Akte kommt Modell Dresdner Bank Zügige Komplettübernahme (Sequentiell, aber mehrere Scan-Standorte) Komplette Aufbereitung durch Externe (einfache Aufbereitungsvorschriften!) Regionale Personalabteilungen möglichst wenig belasten Clearingstellen für klar definierte Kommunikationswege zum Dienstleister Keine Rücklieferung der Papierakten an die Standorte Zentrale Stichprobe Gesicherte Vernichtung der Akten, Aktenordner EHR / 16

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