SF Ordnerplan. Überblick

Transkript

1 SF Ordnerplan Überblick SF Ordnerplan ist die Antwort auf zwei grundsätzliche Fragen, die in Unternehmen jeglicher Größenordnung immer wieder auftreten: Wohin speichere ich dieses Dokument/diese /diese Anlage so, dass mein Team und ich es wiederfinden? und Wie finde ich nicht nur ein Dokument wieder, sondern den ganzen Vorgang, zu dem es gehört? SF Ordnerplan realisiert eine Prozessorientierte Dokumentenablage: Ein Dokumentenmanagement-Beauftragter, Administrator oder Dienstleister definiert Teams, über die Zugriffsrechte geregelt werden, und Prozesse, die in einem Unternehmen vorkommen, etwa Verträge aushandeln, Dinge kaufen, Angebote erstellen. Zu den Prozessen können nicht nur Dokumentvorlagen, sondern frei definierbare Metadaten definiert werden. So können Adressen, Kostenschätzungen, Artikel, Besprechungsräume, Fachgebiete und was immer sinnvoll erscheint Prozessen zugeordnet werden. Aus den Prozessdefinitionen werden Vorgänge gebildet: Das konkrete Angebot über eine Installation für einen Kunden, die konkrete Bestellung eines Schreibtisches, die Vorbereitung der Geschäftsführersitzung im nächsten Monat. Dabei werden die im Prozess definierten Metadaten automatisch abgefragt: Zum Angebotsvorgang werden automatisch Kunde, Realisierungsdatum, Ansprechpartner gespeichert, zur Bestellung des Schreibtisches der Lieferant und zur Sitzungsvorbereitung die Teilnehmer, Agenda usw. Vorgänge können über all diese Metadaten sogar mit Synonymen in kürzester Zeit aufgerufen und gefunden werden. Sofort sind alle Dokumente des Vorgangs sichtbar. Zu den Vorgängen können aus Vorlagen Dokumente erzeugt werden: Die an den Lieferanten ebenso wie die Angebotskalkulation und das zugehörige Schreiben. Dabei werden aus den Metadaten des Vorgangs automatisch Platzhalter in den Dokumenten ausgefüllt, damit beispielsweise die Kundenanschrift und die zuständige Person gleich ins Angebotsdokument übernommen werden. Auch eingescannte Dokumente, eingehende s und deren Dateianlagen können per Drag & Drop aus dem Windows-Explorer sowie direkt aus Microsoft Outlook in SF Ordnerplan übernommen und einem Vorgang zugeordnet werden. Die Dokumente werden dann automatisch beim Vorgang gespeichert. Zusätzlich verfügt SF Ordnerplan über vorgangsbezogene Aktivitäten: Aufgaben sind nicht nur an Personen oder Teams gebunden, sondern haben einen direkten Bezug zu einem Vorgang. Sie können delegiert werden und bleiben dennoch ständig im Blick. Durch die eingebauten Scripting-Fähigkeiten können wir kunden- und anwendungsspezifische Importoder Exportschnittstellen für Prozesse, Vorgänge und vor allem Metadaten leicht implementieren (abhängig von den Schnittstellen der Fremdsysteme).

2 Beispiel: Anlegen eines Vorgangs Der Assistent zur Anlage eines neuen Vorgangs fragt alle beim jeweiligen Prozess hinterlegten Metadaten ab. Zunächst wird der gewünschte Prozess über Suchbegriffe incl. Synonymen rasch aufgerufen: Im nächsten Schritt werden die laut Prozessdefinition hinterlegten Metadaten erfragt: Metadaten laut Prozessdefinition

3 Bei Verweisen auf Stammdaten-Objekte (wie hier der Kunde, für den das Angebot erstellt wird) noch nicht erfasst oder von einer externen Quelle importiert wurde, kann er auch gleich hier angelegt werden: Fehlendes Metadatenobjekt nach Bedarf anlegen In diesem Fall werden die erforderlichen Daten laut der Definition eines Kunden abgefragt. Zunächst allgemeine Daten:

4 Falls gewünscht, kann ein Objekt zu mehreren Kategorien gehören: Schließlich die Daten laut der hinterlegten Definition eines Kunden :

5 Daraus wird automatisch je nach Definition, welche der Daten zum Namen eines Vorgangs beitragen sollen, der Name des Vorgangs gebildet und der Vorgang angelegt: Im Ziel-Ablagesystem (hier einem Fileserver) wird der Ordner für alle Dokumente, die zu diesem Vorgang gehören, automatisch angelegt und mit den richtigen Berechtigungen versehen:

6 Über die Vorgangsübersicht ist der betreffende Vorgang schnell über Name oder Synonyme des Prozesses als auch der Metadaten des Vorgangs schnell aufgerufen: SF Softwareberatung Siemensstraße Ettlingen Web: Telefon: 07243/ Telefax: 07243/