Best Practice. Organisation und Ablage von Kundenaufträgen im DMS von UpToNet

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1 Best Practice Organisation und Ablage von Kundenaufträgen im DMS von UpToNet

2 Lösung Nummer 1: DMS Lösung Nummer 1: DMS Organisation und Ablage von Kundenaufträgen im DMS UpToNet unterstützt den Anwender bei der Digitalisierung und der Ablage papiergebundener Dokumente in optimaler Art und Weise. Vorgehensweise in Kürze: Bei dieser Lösung wird zuerst die Ordnerstruktur manuell angelegt. Erfasste Dokumente können dann mit Informationen versehen, und in die vorher erstellten Ordner einsortiert werden. Um die Arbeit zu erleichtern kann dieser Workflow-Ansatz mit der Schnellspeicherfunktion kombiniert werden. Durchführung: 1. Erstellen der Ablagestruktur Unter DMS -> Ablage findet man die Dokumentenmanagement-Ablage von UpToNet. Diese besteht aus einzelnen Ordnern, die beliebig ineinander verschachtelt werden können. In diesem Ablagebereich erstellt man eine geeignete Ordnerstruktur, um Dokumente möglichst sinnvoll strukturiert einsortieren zu können. (Die Ordnerstruktur sollte die reale Ablagestruktur bestmöglich abbilden) Abb. 1. Manuell erstellte Ordnerstruktur in der Ablage 2

3 Lösung Nummer 1: DMS 2. Erstellen eigener Dokumenttypen Die Dokumente die im späteren Verlauf des Workflows digitalisiert werden sollen, lassen sich zumeist in unterschiedliche Kategorien einsortieren, den sogenannten Dokumenttypen. Viele Unternehmen verarbeiten täglich eine größere Anzahl identischer Dokumenttypen wie beispielsweise: Rechnungen, Aufträge, Bestellungen, Lieferscheine, Angebote etc. Um diese bestmöglich und unkompliziert digital Erfassen zu können, werden nun in UpToNet eigene Dokumenttypen angelegt. Dokumenttypen können mit verschiedenen Eingabefeldern versehen werden, um papiergebundene Dokumente bei der Digitalisierung bestmöglich zu beschreiben. Abb. 2. Abbildung 2. Eingabemaske Dokumenttypen 3. Erfassen / Digitalisieren von Dokumenten Dokumente in Papierform können in UpToNet per Scanner oder Dokumentenkamera erfasst werden. Nahezu jede Erfassungslösung mit Twain Schnittstelle kann eingebunden werden. Zudem ist es möglich, mehrere zusammengehörende Dokumente erst im sogenannten Klemmbrett abzulegen, um diese dann zusammenhängend im Ablagesystem von UpToNet zu speichern. Die folgende Abbildung zeigt Ihnen die Oberfläche des Erfassungsbildschirms: 3

4 Lösung Nummer 1: DMS Abb. 3. Programmoberfläche Erfassen / Digitalisieren 1. Auswahl der Twain-Quelle: Scanner, Dokumentenkameras etc. 2. Scan-/Kameravorschau mit diversen Optionen 3. Menüleiste zum Erfassen, mitsamt Erfassungsoptionen 4. Klemmbrett, um mehrere Dokumente zusammen abzulegen 5. Schnellspeicheroption: Erfassen / Digitalisieren mit einem einzigen Tastendruck Mit einem Klick auf den roten Erfassen Button werden die Dokumente ins Klemmbrett übertragen, und können von dort aus in das Dokumentenmanagementsystem von UpToNet abgelegt werden. Vor der eigentlichen Ablage kann das Dokument noch mit Informationen und Beschreibungen versehen werden, anhand derer es später in der integrierten Suche aufgefunden werden kann. 4

5 Lösung Nummer 1: DMS Abb. 4. Dokumente beim Digitalisieren mit Informationen versehen Im letzten Schritt wird nun der gewünschte Ordner gewählt, danach befindet sich das Dokument im Dokumentenmanagementsystem von UpToNet. 5

6 Lösung Nummer 1: DMS Erfasste Dokumente lassen sich blitzschnell über die integrierte Suchmaschine auffinden. Es kann nach allen Attributen gesucht werden, die mit einem Dokument verknüpft wurden. 4. Schnelleres Erfassen mit der Schnellspeicheroption Erstellte Ordner können zu einem Schellspeicherordner umfunktioniert werden. Dazu verknüpft man den Ordner mit einer Funktionstaste. Befindet sich nun ein Dokument unter dem Scanner oder der Kamera, wird dieses automatisch nach Druck auf die gewählte Funktionstaste erfasst, und in dem gewünschten Ordner abgelegt. Dies stellt die schnellste und unkomplizierteste Lösung für alle Erfassungsvorgänge dar. Es können bis zu 8 verschiedene Schnellspeicherordner auf die Funktionstasten F1-F8 gelegt werden, um verschiedene Dokumenttypen getrennt voneinander zu speichern. Die schnellste Möglichkeit Dokumente mit der Schnellspeicheroption in die Ablage einzusortieren besteht darin, einen temporären Schnellspeicherordner zu erstellen in den alle Dokumente zeitlich begrenzt hinterlegt werden. Danach werden diese noch ungeordneten Dokumente in der DMS Ablage in die richtigen Ordner sortiert. 6

7 DMS im Verbund mit CRM und Projektverwaltung Lösung Nr. 2: DMS im Verbund mit CRM und Projektverwaltung Projektbezogene Organisation und Ablage von Kundenaufträgen im DMS Das DMS Modul von UpToNet bietet im Verbund mit den Modulen CRM (Adressverwaltung) und Projektverwaltung noch umfassendere Möglichkeiten Ihre Dokumentenablage zu organisieren und Ihre innerbetriebliche Dokumentenverteilung digital abzubilden. Die Vorgehensweise in Kürze: Bei dieser Lösung wird für jeden Kundenauftrag ein eigenes Projekt über die Projektverwaltung angelegt. Zu diesem Projekt werden alle benötigten Dokumente und Informationen hinterlegt. Im Verbund mit dem CRM System von UpToNet ist es zusätzlich möglich, die komplette Kundeninteraktion in die einzelnen Projekte zu integrieren. So liegen Ihre kundenbezogenen Dokumente nicht als reine digitale Kopien in der Ablage, sondern sind zusätzlich mit kundenkontaktbasiertem Wissen und Informationen angereichert. Prinzipiell sind alle Voreinstellungen für diese Vorgehensweise schon automatisch in UpToNet integriert. Liegt ein neuer Kundenauftrag vor, wird mit wenigen Klicks ein neues Projekt mit dem Projekttyp Kundenauftrag in der UpToNet Projektverwaltung erstellt. Eine fortlaufende eindeutige Identifizierungsnummer wird dabei automatisch erzeugt: Abb. 5. Dialog zur Projekterstellung 7

8 DMS im Verbund mit CRM und Projektverwaltung UpToNet verbindet Kundenbeziehungen, Projekte und Dokumentenmanagement in nahezu einmaliger Art und Weise. Zu jeder Adresse wird im DMS automatisch eine Ordnerstruktur angelegt, in der die kundenbezogenen Dokumente organisiert werden können. Wird zu dem Kunden ein neues Projekt angelegt, wird für dieses Projekt ebenfalls eine Ordnerstruktur im Ablageverzeichnis des Kunden angelegt. Somit können alle Dokumente, die zu diesem Geschäftsvorfall gehören, an zentraler Stelle gesammelt werden und sind über den Weg Kunde/Projekt Jederzeit schnell auffindbar. Die manuelle Erstellung von Ordnern bzw. Ordnerstrukturen wird dem Anwender durch das effektive Zusammenspiel zwischen Adress- und Projektverwaltung komplett abgenommen. Zudem wird automatisch eine eindeutige Projektnummer generiert, die den Kundenauftrag exakt identifiziert. Abb. 6. Automatisch generierte Ordnerstruktur: Kunde --> Projekte Das digitale Erfassen der Dokumente läuft analog zur Vorgehensweise aus der ersten Lösung ab. Der beträchtliche Vorteil den ein Unternehmen mit dieser Lösung zusätzlich noch besitzt ist die Tatsache, dass die Projektverwaltung noch weitere mächtige Funktionen mit sich bringt. Zusätzlich können zum Kunden und dem Projekt, aber auch projektübergreifend, alle Mailkommunikationen und Telefonate, aber auch Besprechungsprotokolle abgelegt werden. Man findet somit alles direkt dort, wo man es erwartet: Beim Kunden. Und dies ohne sich durch Verzeichnisse wühlen zu müssen. Die Eingabe der Kundennummer oder die Suche nach dem Namen reicht vollkommen aus, um alle relevanten Informationen auf einen Blick zu finden. 8

9 DMS im Verbund mit CRM und Projektverwaltung Abb. 7. Projekt, mit Kontaktinformationen versehen Darüber hinaus kann ein Projekt (Bsp. Kundenauftrag) in einzelne Teilaufgaben zerlegt werden, die durch UpToNet an die berechtigten Mitarbeiter delegiert werden. Allen Mitarbeitern werden so die benötigten Daten und Informationen zugeteilt, die diese zur Abarbeitung einer Aufgabe benötigen. Ihre Vorteile der zweiten Lösung im Überblick: XXKein Aufwand bei der Anlage der Ablagestrukturen XXEffektives Zusammenspiel zwischen Adress- und Projektverwaltung XXAutomatische Zuordnung von Aufträgen zum Kunden XXEindeutige Kunden- und Projektnummern XXEinfache, intuitive Suche nach Dokumenten über Kundennummer oder Name und Projekt XXHinzufügen von weiteren Informationen zum Kundenkontakt möglich XXHistorie der kompletten Kundeninteraktion zu einem Auftrag XXAufteilen der Projekte (Kundenaufträge) in einzelne Aufgaben XXDelegieren der Einzelaufgaben an berechtigte Mitarbeiter XXKomplettes Abbild der innerbetrieblichen Dokumentenverteilung 9

10 Kontakt Über UpToNet gibt es viel zu berichten. Erfahren Sie mehr über das PRISMA -Team und die Produkte - unsere Mitarbeiter haben stets ein offenes Ohr für Sie. Tel.: Web: Prisma Gesellschaft für angewandte Informatik mbh Marktplatz Weilburg Tel.: Fax: Web:

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