12. Bonner Microsoft Tag für Bundesbehörden Mit Standardprodukten zur E- Akte Alternativen zu DOMEA 19. und 20. Januar, Köln

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1 12. Bonner Microsoft Tag für Bundesbehörden Mit Standardprodukten zur E- Akte Alternativen zu DOMEA 19. und 20. Januar, Köln INFORA GmbH Rainer Ullrich Konrad-Adenauer-Str Köln Tel.: Fax: Mail:

2 Agenda 1 DOMEA - Stand aus Beratersicht 2 Was nun? 3 E-Akte: rechtskonform & praxisnah 4 11 Erkenntnisse bei E-Akte-Projekten Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 2

3 Die Situation heute Elektronische Dokumente bilden die Basis behördlicher Prozesse Keine systematische Veraktung! Vorgangsbearbeitung vollzieht sich per MS Office-Produkte haben die Erwartungen der Anwender in Bezug auf look and feel geprägt DOMEA-Produkte haben sich in der Fläche nicht durchgesetzt Interne Richtlinien und Organisationsanweisungen fokussieren auf die Papierakten und müssen während des Projektes als zusätzliches Projekt bearbeitet werden Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 3

4 Die Situation heute DOMEA Konzept und Anforderungskatalog sind 15 Jahre alt Anforderungen der Anwender zu E-Akte und IT-gestützte Vorgangsbearbeitung sind nicht identisch DOMEA ist nicht sexy (Leitungsebene) Spektakuläre Misserfolge und hohe Kosten Massenanwender nutzen Fachsysteme Wiederherstellung organisatorische Regeln werden den DOMEA-Produkten angelastet Konflikt zwischen Standardfunktionsumfang des VBS und Landesstandards Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 4

5 DOMEA Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 5

6 Das gibt es nicht... Kostengünstig Ergonomisch, intuitiv Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 6

7 DOMEA Bedarfslage aus Anwendersicht Querschnitt Land B Landes- Standard Standard Standard Standard Standard Landes- Standard BB BW BY HE MV NDS BB Landes- BW Landes- BY Landes- HE Landes- MV NDS Landes- Standard Justiz Polizei Statistik Steuer F a c h v e r f a h r e n J u s t i z F a c h v e r f a h r e n P o l i z e i F a c h v e r f a h r e n S t a t i s t i k F a c h v e r f a h r e n S t e u e r I m K o n f l i k t : F a c h b i n d u n g v o r L a n d e s b i n d u n g Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 7

8 DOMEA Bedarfslage aus Anwendersicht DOMEA-Produkt Typ I DOMEA-Produkt Typ II E-Akte Fach- Anwendung VBS E-Akte Retrieval - Integration VBS- Funktionalität Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 8

9 DOMEA ist tot!? DOMEA Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 9

10 DOMEA ist tot!? DOMEA lebt, aber nicht so wie erwartet Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 10

11 Sackgasse E-Akte Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 11

12 Und nun? Ergonomie SOA Leistungsbeschreibung Prozessoptimierung Workflow Multiformatviewer integration Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 12

13 Agenda 1 DOMEA - Stand aus Beratersicht 2 Was nun? 3 E-Akte: rechtskonform & praxisnah 4 11 Erkenntnisse bei E-Akte-Projekten Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 13

14 Erfolgsfaktoren Zeitnahe Bereitstellung des Produktes Unkomplizierte flächige Einführung Geringe Aufwendungen für das Customizing der Basisanwendung Bereitstellung von Basisfunktionalitäten erfolgt out of the Box Umfassende funktionale Erweiterbarkeit im Projektkontext möglich Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 14

15 Minimalanforderungen Aktenplan Aktenzeichen, Vorgangskennzeichen und Geschäftszeichen können automatisch regelbasiert gebildet werden Zuordnung zu einer Akte Drag & Drop in die hierarchische Baumstruktur des Aktenplans Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 15

16 Minimalanforderungen Strukturierung der Ablage Kennzeichnung von Objekten Metadaten Verwendung von Dokumentvorlagen Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 16

17 DOMEA Bedarfslage aus Anwendersicht Pragmatischer Ansatz E-Akte Standardsoftware Portale CMS Kollaboration DOMEA Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 17

18 Agenda 1 DOMEA - Stand aus Beratersicht 2 Was nun? 3 E-Akte: rechtskonform & praxisnah 4 11 Erkenntnisse bei E-Akte-Projekten Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 18

19 DOMEA Bedarfslage aus Anwendersicht Pragmatischer Ansatz E-Akte Standardsoftware Portale CMS Kollaboration DOMEA Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 19

20 Agenda 1 DOMEA - Stand aus Beratersicht 2 Was nun? 3 E-Akte: rechtskonform & praxisnah 4 11 Erkenntnisse bei E-Akte-Projekten Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 20

21 Rechtskonform & praxisnah Nutzerakzeptanz Collaboration Pragmatische Regelungen Zeichnungen/ GG per Flexible Systeme Ordnungsgemäße SGV Vollständige Akten Nachvollziehbarer Geschäftsgang Langzeitspeicherung Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 21

22 Agenda 1 DOMEA - Stand aus Beratersicht 2 Was nun? 3 E-Akte: rechtskonform & praxisnah 4 11 Erkenntnisse bei E-Akte-Projekten Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 22

23 11 Erkenntnisse bei E-Akte-Projekten E-Akte und IT-gestützte Vorgangsbearbeitung ist nicht dasselbe! Der Erfolg/Misserfolg von E-Akte-Projekten hängt selten am Produkt! Kollaboration und E-Akte: neue Formen der Zusammenarbeit vs. formale Aktenführung -Veraktung ist Schlüsselthema! Vorsicht bei Roll-out-Prognosen (Hessen Arbeitsplätze in 5 Jahren) Ziel der Einführung der E-Akte muss die Vollständigkeit der Aktenführung sein! Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 23

24 11 Erkenntnisse bei E-Akte-Projekten 7 Beginnen Sie E-Akte-Projekte nur, wenn die internen Rahmenbedingungen gegeben sind! 8 Maßstab für eine Verbesserung ist der tatsächliche IST- Zustand, nicht der offizielle, aber ignorierte GGO-Standard 9 Flächiges Roll-Out geht nur mit Standardprodukten! 10 DOMEA-Produkte müssen integriert werden können 11 Seien Sie pragmatisch in Konzeption und Umsetzung Mit Standardprodukten zur E-Akte Alternativen zu DOMEA 24

25 INFORA-Veranstaltungen 2011: 17. Berliner Anwenderforum E-Government am 23. und 24. Februar BPZ der Bundesregierung Berlin Veranstaltungen finden Sie unter: Fragen zum Vortrag? INFORA GmbH Rainer Ullrich Konrad-Adenauer-Str Köln Tel.: Fax: Mail: