Flächendeckender Einsatz der E-Akte durch Diensteorientierung: Ein Praxisbeispiel

Transkript

1 Flächendeckender Einsatz der E-Akte durch Diensteorientierung: Ein Praxisbeispiel Jahrestagung E-Akte 2014

2 Agenda Kurzvorstellung E-Akte in der Fläche: Herausforderungen Praxisbericht Deutsche Rentenversicherung Fazit

3 Steria Mummert Consulting im Überblick Wer sind wir? HIGHLIGHTS BRANCHEN- UND LÖSUNGSPORTFOLIO Teil der Steria Gruppe mit weltweit 1,8 Mrd. EUR Umsatz und Mitarbeitern 300 Mitarbeiter in Deutschland für den öffentlichen Sektor Wie kommt die Dynamik in das System_v1.0.pptm Steria Mummert Consulting AG

4 E-Governmentgesetze werden zu einer flächigen Verbreitung von E-Akte-Systemen führen Ausgangssituation aus Organisationssicht Behörde f. ABC Zentralabteilung Fachabteilung 1 Fachabteilung 2 Fachabteilung 3 Fachabteilung 4 Referat Z1 Referat 11 Name Referat 21 Referat 31 Name Referat 41 Referat Z2 Referat 12 Referat 22 Referat 32 Referat 42 Referat Z3 Referat 13 Referat 23 Referat 33 Referat 43 DMS 2 im Fachverfahren 2 DMS 1 im Fachverfahren 1 Kollaborationslösung Kein DMS

5 Applikationssilos erschweren die übergreifende elektronische Dokumentenbearbeitung Ausgangssituation aus Prozesssicht Antragsstellung Antragsprüfung Bewilligung Auszahlung Verwendungsnachweis Antragsfachverfahren Haushaltsverfahren DMS 1 DMS

6 Der flächendeckende Einsatz einer E-Akte erfordert Loslösung vom Applikationsgedanken Diensteorientierung für einen übergreifenden Zugriff Antragsstellung Antragsprüfung Bewilligung Auszahlung Verwendungsnachweis Antragsfachverfahren Haushaltsverfahren Serviceschicht / -bus DMS 1 DMS

7 Der diensteorientierte Ansatz für die E-Akte wird im öffentlichen Sektor bereits verfolgt. Herausforderungen eines flächendeckenden Einsatzes Prozess und Medienbrüche, Dokumente über verschiedene Ablagen verteilt Bearbeiter muss wissen, wo was liegt, muss mit verschiedenen Werkzeugen arbeiten Konsolidierung von DMS-Verfahren als zusätzliche Aufgabe Migration veralteten E-Akte-Lösungen möglicherweise notwendig Diensteorientierung als Baustein Beispiele im öffentlichen Sektor Land NRW Land Hessen Praxisbeispiel aus der Deutschen Rentenversicherung

8 Die Deutsche Rentenversicherung ist in eigenständige Träger organisiert Deutsche Rentenversicherung 14 rechtlich selbständige regionale Versicherungsträger DRV-Bund und DRV KBS überregional > Mitarbeiter IT durch 4 große Rechenzentren bereitgestellt Teilweise Träger eigene IT Knappschaft-Bahn-See Rentenversicherung und Krankenversicherung

9 DRV-Organisation ist diensteorientiert Beispielorganisation DRV-Träger DRV Träger Kerngeschäftsbereiche Versicherung Rente Rehabilitation Sozialmedizin Querschnittsbereiche Revision Finanzen Beschaffung Personal Betriebsprüfer Datenschutz Ärztlicher Dienst. E-Akte als übergreifender Dienst

10 Unterschiedliche ECM-Systeme waren in der DRV im Einsatz Ausgangssituation KBS IBM Content Manager NOW IT IXOS/OpenText und FileNET DRV Berlin Brandenburg Ceyoniq DRV Bund IBM Content Manager RZW FileNet und IBM Content Manager

11 Die ECM-Landschaft sollte konsolidiert werden und eine flexiblere Lösung entstehen Projektinhalte Projektziele Unabhängigkeit von eingesetzten ECM-Lösungen Flexible E-Akte Lösung zur Bedienung der Kern- und Querschnittsbereiche Integration der E-Akte in vorhandene IT-Verfahren Anforderungen Recherche und Anzeige von elektronisch archivierten Dokumenten/Akten Unterstützung für Vorgangsbearbeitung (Postkorb) Methodik Agile Anforderungsanalyse durch strukturierte Analyse mit Hilfe von Anwendungsfällen Serviceidentifikation durch fachlichen Schnitt nach SOA-Prinzipien Vorgehensweise Abstraktion der Anforderungen auf ein generisches Grundmodell Erarbeitung eines Konfigurationsrahmens

12 E-Akte Anforderungsanalyse benötigt Analytiker und IT-Architekten mit Weitblick Beispiel Aktenbaum der E-Akte Anforderung Fachbereich: Der Aktenbaum gliedert sich in die Ebenen Sachgebiet, Sachtyp, Sachtyp 2 bzw. IO- Klasse. Bei Waisenrente ist die Nr. der Waise anzuzeigen Konfigurationsanforderung E-Akte-Systemanforderung Der Aktenbaum ist hierarchisch aufgebaut. Die Hierarchieebenen werden durch frei konfigurierbare Ordnungsbegriffe des Dokumentindex definiert

13 Der E-Akte-Dienst ist integraler Bestandteil einer bestehenden IT-Landschaft Integration durch Schnittstellenabstraktion Postkorb E-Akte Recherche rvdialog KKVS IT-Fachverfahren Formular system rvtext PTS SAP MS Office

14 Eine Serviceschicht bildet die Grundlage für die Abstraktion der vorhandenen ECM-Systeme Scann Cold Fax PTS/ rvtext PuR Import Recherche und Vorgangsbearbeitung rvarchivschnittstelle IBM Content-Manager OpenText TCP

15 Die technische Herausforderung bestand in der optimalen Schichtung und dem Diensteschnitt

16 Ein ganzheitlicher Ansatz sicherte den Projekterfolg Erfolgsfaktoren für das einheitliche Dienstemodell Projektmanagement Überwinden von Bereichsdenken Über den Tellerrand hinausblicken Formalismen die helfen und nicht behindern Organisation Unterstützung durch Leitungsebene Organisationsübergreifende Erarbeitung der Lösung Integration vorhandener Schnittstellen Serviceorientierte Architektur Verwendung erprobter Standards Generischer Ansatz Einheitliches Dienstemodell Anforderungsmanagement durch Team mit IT-Know How Trennung von Konfigurationsanforderungen und Systemanforderungen Technik Anforderungsmanagement

17 Mit der Lösung kann der Kunde ein breites Spektrum an Prozessen unterstützen Nutzen für den Kunden Welchen Mehrwert haben wir geschaffen? Sofortige Verfügbarkeit der Akte in der Sachbearbeitung Suche nach Dokumenten effizienter gegenüber der Papierakte Konsolidierung der Archivsysteme ermöglicht (IBM Content Manager und OpenText TCP) eakte als wiederverwendbarere Dienst innerhalb der Organisation Potentiale eröffnet Weitere Eingangskanäle (z.b. D ) Elektronische Aktenabgabe zwischen den Trägern Elektronische Aufgabensteuerung Ausdehnung des Einsatzes der Lösung auf Prozesse weiterer Querschnittsbereiche

18 Diensteorientierung unterstützt einen flächendeckenden Einsatz der E-Akte Fazit E-Akte-Dienst in unterschiedlichen Organisationen einsetzbar E-Akte-Dienst in unterschiedlichen Prozessen einsetzbar Agilität im Vorgehen Herstellerunabhängigkeit Dienste-Orientierung als Leitbild