63. Bundestagung. Fulda, 18. Oktober Lothar Leger. B&L Management Consulting GmbH. B&L Management Consulting GmbH

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1 Planung und Umsetzung der Projekte im Bereich der IT-gestützten Archivierung mit Ausblick auf das D -Gesetz und seine Auswirkungen Fulda, 18. Oktober 2011 Lothar Leger B&L Management Consulting GmbH B&L Management Consulting GmbH

2 Umfassendes Leistungsspektrum Dokumenten-Management Analysen Konzepte Elektronische Signaturen Management Wissens-Management Anbieterauswahl Projektmanagement Systemeinführung Outsourcing Coaching Migration B&L, Architekten für ECM und DMS. B&L Management Consulting GmbH Folie 2

3 Suchen war gestern, finden ist heute. B&L Management Consulting GmbH Folie 3

4 ECM / DMS, eine Definition ECM / DMS bedeutet: Erfassung, Verwaltung, Weiterleitung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten und deren Inhalten. Verwaltung über den gesamten Lebenszyklus JEDE Art von Dokumenten (Office, Bilder, Videos, Sprachaufzeichnungen) Intuitive Nutzung Quelle: B&L Management Consulting GmbH Folie 4

5 DMS sind ein organisatorisches Thema. Ein effizienter und effektiver Umgang mit Dokumenten ergibt sich aus dem individuellen Konzept. B&L Management Consulting GmbH Folie 5

6 Eine Potenzialanalyse schafft Klarheit Mit der Potenzialanalyse werden die wesentlichen Eckpunkte definiert und der Weg abgestimmt. Abstimmung Zielsetzung Interne Randbedingungen Kurzanalyse der relevanten Prozesse Grobes organisatorisches Konzept Marktbedingungen Grobes technisches Konzept Kosten-/Nutzenvergleich Anbieterund Produktsituation Ergebnisse Handlungsbedarf Nutzenpotenziale Grobkonzept Kosten B&L Management Consulting GmbH Folie 6

7 Die B&L-Reifegradspyramide hilft, die Komplexität in den Griff zu bekommen Es muss nicht immer gleich Collaborative Cooperative Work sein, eine sauber strukturierte Registrierung der Personalakten kann auch viel bewirken. Ebene 4 Collaboration Virtuelle Projekträume Lebenszyklusverwaltung Ebene 3 Prozessunterstützung Ebene Integration Ebene 1 Organisation El. Posteingang Spätes Scannen Aktenplan frühes Scannen Elektronische Akten Elektron. Archivierung COLD Ebene 0 Sicherheit B&L, Reifegradspyramide ECM und DMS Registrierung Papier dokumente Organisatorische Vorgaben Elektronische Dokumente Dokumente aus Anwendungen B&L Management Consulting GmbH Folie 8

8 Ergebnis einer Potenzialanalyse Die Ergebnisse im Überblick: o o o o o ausführliche Entscheidungsgrundlage Übersicht der Sicherheitsrisiken und Schwachstellen Maßnahmenkatalog mit ausgearbeiteten Handlungsempfehlungen je Einsatzfeld erste Abschätzung der zu erwartenden Kosten je Einsatzfeld Projektplan, in dem die (empfohlenen und priorisierten) Maßnahmen sowie deren Umsetzung abgebildet sind. B&L Management Consulting GmbH Folie 9

9 Das richtige Produkt gibt es nicht. Es gibt nur die optimale Lösung. B&L Management Consulting GmbH Folie 10

10 Ein systematisches Vorgehen sichert den Erfolg Quelle: ZGAST Umsetzung Anforderungskatalog Sourcing- Strategie Auswahlverfahren Grünes Licht aus der Potenzialanalyse Fachkonzept Projektstart Ausschreibungsunterlage Verträge optimale Lösung B&L Management Consulting GmbH Folie 11

11 Beispiel: Anforderungskatalog Ausschnitt aus dem Anforderungskatalog von B&L B&L Management Consulting GmbH Folie 12

12 Beispiel: Ausschreibungsunterlage 1 Vorhabenbeschreibung und allgemeine Zielsetzung 1 2 Organisatorisches Ansprechpartner Zeitplan Formale Rahmenbedingungen Hinweise zur Angebotserstellung Hinweise zum Ausfüllen des Anforderungskataloges 3 3 Ausgangssituation Historie und Mengengerüste Bestehende IT- Infrastruktur 9 4 Zielsystem Zielarchitektur/Lösungsansatz Benötigte Komponenten Betriebskonzept 14 5 Anhang Anforderungskatalog Kostentabelle 16 Inhaltsverzeichnis der Ausschreibungsunterlage von B&L B&L Management Consulting GmbH Folie 13

13 Sourcing-Strategie Die heutige Anbieter- und Systemlandschaft bietet zahlreiche Möglichkeiten der Realisierung. Die Sourcing-Frage ist einerseits für den gesamten Prozess und andererseits für jeden Teilprozess zu beantworten. Eigenbetrieb Cloud-Computing Sourcing- Strategie? Outsourcing SaaS B&L Management Consulting GmbH Folie 14

14 Beispiel Auswertungsergebnisse Eine zielgerichtete und belastbare Auswertung kann immer nur auf Basis der individuellen Bedürfnisse erfolgen. B&L Management Consulting GmbH Folie 15

15 Exkurs Unternehmen und Organisationen werden über kurz oder lang nicht umhin kommen, sich mit D und e-post als zusätzlichen Kommunikationswegen auseinanderzusetzen. D ist ein Projekt der deutschen Bundesregierung in Zusammenarbeit mit mehreren Dienstanbietern (u.a. Telekom, United Internet, Mentana Claimsoft). Am 3. Mai 2011 ist das D -Gesetz in Kraft getreten. D sorgt für einen verlustfreien, verbindlichen und vertraulichen Versand (auch als D -Einschreiben). Mit D können Briefporto und Druckkosten nachhaltig eingespart werden. Stand heute gilt es noch eine Reihe von Akzeptanzproblemen zu überwinden. Die Nutzung von D ist per definitionem freiwillig. B&L Management Consulting GmbH Folie 16

16 Wie (fast) alle DMS-Projekt erfolgreich enden. Ziele definieren, priorisieren und vor allem abstimmen Vorhaben angemessen dimensionieren (und abgrenzen) Strukturiert vorgehen Anwender intensiv einbinden Komplexität im Griff behalten Die optimale Lösung auswählen Zeit, Budget und Ressourcen jederzeit beachten B&L Management Consulting GmbH Folie 17

17 B&L begleitet Sie bei der Potenzialanalyse und der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, bei der Prozessmodellierung und der Konzeption, bei der Suche und Auswahl der richtigen Partner, bei der Umsetzung der Lösung. B&L, Architekten für ECM und DMS. B&L Management Consulting GmbH Folie 18

18 Kontakt: Dipl. Wirtsch.-Ing. Lothar Leger B&L Management Consulting GmbH Frankfurt / Rosenheim Tel.: leger@bul-consulting.de Internet: B&L Management Consulting GmbH Folie 19