Wandlungsfähigkeit von Enterprise Content Management

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1 \ Sandy Eggert Wandlungsfähigkeit von Enterprise Content Management Gestaltung wandlungsfähiger ECM-Prozesse unter Verwendung kartographischer Methoden ITO

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 7 \ 1 Einleitung Motivation Zielsetzung Aufbau und Gliederung der Arbeit 13 2 Enterprise Content Management Abgrenzung von Informationen, Dokumenten und Content Aufbau eines ECM-Systems Abgrenzung zu Enterprise Resource Planning ERP- und ECM-Systeme Enterprise-Content-Lifecycle Aufgabenbereiche des ECM Dokumentenmanagement Content Ivlanagement Workflow Management Collaboration Elektronische Archivierung Integration ECM-Prozesse Aktuelle Schwerpunkte im ECM-Bereich Ableitung von standardisierbaren Prozessen Zusammenfassung 62 3 Wandlungsfähigkeit Stand der Forschung Abgrenzung zum Begriff Flexibilität Elemente des Wandels Wandlungsfähigkeit im Lebenszyklus von Anwendungssystemen Wandlungsfähigkeit im Kontext von Prozessen Ermittlung von Turbulenzen Indikatoren zur Bewertung der Wandlungsfähigkeit Interoperabilität Modularität Skalierbarkeit 82

3 3.7.4 Mobilität Redundanz Selbstähnlichkeit Selbstorganisation! Wissen Bewertung der Wandlungsfähigkeit von ECM-Systemen Vorgehensmodell zur Ermittlung der Wandlungsfähigkeit Untersuchung der Wandlungsfähigkeit von ECM-Systemen Handlungsempfehlungen und Portfolio Auswertung und Portfolio Einfluss der Wandlungsfähigkeit auf Kostenstrukturen Auswirkungen auf Investitionskosten Auswirkungen auf Betriebskosten Abschließende Bewertung Zusammenfassung Kartographische Darstellung von ECM-Prozessen Softwarekartographie Betrachtungsebenen der Softwarekartographie Semantische und symbolische Modelle Aufbau von Softwarekarten Softwarekartentypen Anforderungen an Softwarekarten Anwendung in Unternehmensarchitekturen Organisationsarchitektur Informationssystemarchitektur Visualisierung von Unternehmensarchitekturen Prozessmodellierung : Prozesskarten als semiformale Beschreibungssprache zur Gestaltung von ECM-Prozessen Aufbau von Prozesskarten Abgrenzung zu existierenden Visualisierungssprachen Zusammenfassung Entwicklung wandlungsfähiger Kartenmuster für ECM-Prozesse Anforderungen an die eingesetzte Methode Ableitung der Indikatoren für ECM-Prozesse Bildung von Fragmenten 159

4 5.3.1 Bestimmung der Visualisierungselemente Ableitung der Prozessschritte Gestaltungshinweise entlang der Fragmente Erstellung von Kartenmustern Auswahl des Prozesses Prozessdarstellung Entwicklung des Kartenmusters Zusammenfassung Evaluierung der wandlungsfähigen ECM-Kartenmuster in zwei Fallstudien Vorgehensweise zur Evaluierung Fallstudie 1: Medizinisches Großunternehmen Turbulenzindex Aufnahme der IST-Prozesse Potenzialanalyse Ableitung von SOLL-Prozessen Ergebnisreport Fallstudie Fallstudie: Mittelständisches Unternehmen Turbulenzindex Aufnahme der IST-Prozesse Potenzialanalyse Ableitung von SOLL-Prozessen Ergebnisreport Fallstudie Bewertung der Ergebnisse Vorgehensweise zum Einsatz der Kartenmuster in der Praxis Schlussbetrachtungen und Ausblick Inhaltliche'Zusammenfassung Kritische Würdigung Ausblick 239 Literaturverzeichnis 241 Abkürzungsverzeichnis 259 Stichwortverzeichnis 261 A. Anhang: Ermittlung der Wandlungsfähigkeit 263 A.l Fragebogen zur Ermittlung der technischen Wandlungsfähigkeit 263 A.2 Analyseergebnisse der technischen Wandlungsfähigkeit 266 9

5 * A.3 Analyseergebnisse der geschäftsspezifischen Wandlungsfähigkeit 269 B. Anhang: Vergleich von Modellierungssprachen für ECM-Prozesse 271 C. Anhang: Gestaltung wandlungsfähiger Fragmente A 273 C. 1 Attributierung der Indikatoren 273 C. 2 Darstellung der Kartenmuster 278 C.2.1 Kategorie Posteingang 278 C.2. 2Kategorie Postausgang 281 C.2. 3Kategorie Dokumentenbearbeitung 286 C.2. 4Kategorie Archivierung 288 D. Anhang: Bewertungen der Fallstudien 291 \ 10

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