Die E-Poststelle effiziente Prozesse in Kommunen und Verwaltungen. Effizienter Staat, Berlin, 27. April 2010 Heinz-Hermann Herbers

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1 Die E-Poststelle effiziente Prozesse in Kommunen und Verwaltungen Effizienter Staat, Berlin, 27. April 2010 Heinz-Hermann Herbers

2 Das Wertversprechen des Briefs ist zeitlos und kann von der nicht erfüllt werden "Ich kann mich darauf verlassen, mit der richtigen Person zu kommunizieren" Verbindlich. Das Wertversprechen des Briefes steht für Verbindlichkeit Vertraulichkeit Verlässlichkeit "Mein Schriftverkehr wird von niemandem mitgelesen oder gar geändert" Vertraulich. "Ich kann mich darauf verlassen, dass meine Dokumente ankommen" Verlässlich. Dieses Wertversprechen hat ein Symbol seit 500 Jahren steht die Post für den Brief Deutsche Post Effizienter Staat Berlin Seite 1

3 Der Brief im Internet Einfach und bequem wie die , verbindlich, vertraulich und verlässlich wie der Brief Standardbrief Verbindlich. Vertraulich. Verlässlich. Einfach. Bequem. Direkt. Druck- und Scanservice Nahtlose Verbindung der Welten Brief im Internet Deutsche Post Effizienter Staat Berlin Seite 2

4 Einsparpotenziale im Bereich Briefkommunikation Hoher Anteil Briefverkehr im öffentlichen Sektor mit Einsparpotenzial bei Arbeitsabläufen und Porto Prozesskosten Portokosten 1/3 2/3 Basis: Fraunhofer Institut Deutsche Post Effizienter Staat Berlin Seite 3

5 Studie Digitales Schriftgutmanagement Kreis Soest Kooperationsprojekt des Kreises Soest, der b.i.t.consult GmbH, der KGSt, des Rechenzentrums KDVZ Citkomm und der Deutschen Post Fragestellung und Ergebnisse Ganzheitliche Betrachtung von Kommunikationsprozessen Wie ist der Lebenszyklus eines Dokumentes? Kenntnisse über interne Prozesse beim Kunden Was genau passiert zwischen Einscannen und Archivieren? Optimierungspotentiale beim Kunden aus dem öffentlichen Sektor Was ist der konkrete Nutzen einer Lösung zum digitalen Schriftgutmanagement? Analyse der Arbeitsabläufe rund um die einzelnen Dokumente innerhalb einer Kreisverwaltung in den Aufgabenbereichen - Posteingang / Postausgang - E-Vorgangsbearbeitung / E-Akte - E-Archiv /Registratur Entwicklung optimierter Prozessmodelle Das identifizierte Einsparpotenzial der Kreisverwaltung Soest liegt bei ca. 1 Mio., das sind fast 80 Prozent der derzeitigen Prozesskosten. Deutsche Post Effizienter Staat Berlin Seite 4

6 DSM-Studie in Soest zeigt hohes Optimierungspotenzial durch digitale Vorgangsbearbeitung auf Papierbasiert Digital Posteingang Bearbeitung Postausgang Digitalisierung Posteingang Elektronischer Postausgang Volldigitalisierte Vorgangsbearbeitung Beschreibung Posteingang wird digitalisiert, weitere Verarbeitung geschieht papierbasiert Postausgang wird elektronisch abgewickelt Komplett digital unterstützter Prozess Kostenvergleich mit Standardprozess Posteingang: 5% Bearbeitung: 0% Postausgang: 0% Posteingang: 0% Bearbeitung: 0% Postausgang: 28% Posteingang: 5% Bearbeitung: 54% Postausgang: 28% Einsparpotenzial 5% 28% 77% Quelle: DSM-Studie Soest Deutsche Post hat zur Realisierung das Konzept der elektronischen Poststelle entwickelt Deutsche Post Effizienter Staat Berlin Seite 5

7 Elektronische Poststelle verbindet den Brief im Internet mit den Systemen der Verwaltung Datenerfassung Posteingang Postausgang Herausforderungen Daten liegen auf Papier vor und müssen manuell übertragen werden Dekuvertierung und Zuordnung sind aufwändig und zeitraubend Druck und Kuvertierung binden Ressourcen der Verwaltung Bisherige Lösungen Lesbarkeit wird durch Vorausfüllen am PC verbessert Zentralisierte, mehrstufige Zuordnungsprozesse Automatisierung von Massendrucksachen Durchgängige Lösung für Lösungen der Deutschen Post Digitale Erfassung und Versand von Formulardaten Automatische Zuordnung nach Inhaltserkennung Versand per Brief im Internet oder Hybriddruck durch Deutsche Post für alle Sendungen Deutsche Post Effizienter Staat Berlin Seite 6

8 Die E-Poststelle bindet sich nahtlos in die Systeme der öffentlichen Verwaltungen ein I E-Poststelle- Formular Verwaltung II E-Poststelle-Eingang Fachverfahren III E-Poststelle-Ausgang Annahme Zuordnung Versand Strukturierter Brief im Internet Brief im Internet Datenübergabe Papierbrief Fax Eingangsbearbeitung Manuell Adressierung Versandoptionen Automatisch Bearbeitung Datenübergabe Automatische Versandentscheidung Papierversand Papierbrief Onlineversand Brief im Internet Digitalisierung Deutsche Post Effizienter Staat Berlin Seite 7

9 I E-Poststelle-Formular erlaubt die strukturierte Datenerfassung durch die Portalseite der Deutschen Post E-Poststelle-Formular Formularcenter Bürger Dateneingabe Antrag Name Adresse Tel. Nr. Nr. Erstellung strukturierter Brief im Internet Persönliche Datenbank Automatische Vorausfüllung Wirtschaft Fachsystem Automatische Erstellung Antrag GK-Gateway Konvertierung in Brief im Internet Deutsche Post Effizienter Staat Berlin Seite 8

10 II E-Poststelle-Eingang automatisiert große Teile der Posteingangsbehandlung Verwaltung Annahme Zuordnung Fachverfahren Bürger Wirtschaft Strukturierter Brief im Internet Brief im Internet Fachsysteme Eingangsstempel Quittierung* Archivierung* Posteingangsbuch Automatisch Date n- Manuell über gabe DMS Datenübergabe Verwaltung Papierbrief Digitalisierung Papier Fax * Falls erforderlich Deutsche Post Effizienter Staat Berlin Seite 9

11 III E-Poststelle-Ausgang senkt Versandaufwand und liefert Briefe in der vom Empfänger bevorzugten Weise aus Fachverfahren E-Poststelle-Ausgang Versand Datenübergabe Druckauftrag Adresse Versandoptionen Postausgangsbuch Onlineversand Papierbrief Versandentscheidung Versandbestätigung Elektronische Zustellung Papierversand Druck Kuvertierung Frankierung Physische Zustellung Brief im Internet Bürger Wirtschaft Verwaltung Deutsche Post Effizienter Staat Berlin Seite 10

12 Der Brief im Internet und die E-Poststelle erhöhen den Nutzen für Bürger, Wirtschaft und Verwaltung Nutzenversprechen Bürger Verwaltung Bequemer Zugang zur Verwaltung rund um die Uhr Höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit Wirtschaft Steigerung Effizienz Effizientere Prozessabläufe Fokussierung auf Fachaufgaben Effiziente Kommunikation mit Fachsystemen der Wirtschaft Daten aus Bescheiden* können in Fachverfahren importiert werden Anträge können direkt aus Fachanwendung verschickt werden Steigerung Qualität Erhöhte Datensicherheit in der elektronischen Kommunikation Höhere Datenqualität * Zulässigkeit des elektronischen Versands im Einzelfall juristisch zu prüfen Deutsche Post Effizienter Staat Berlin Seite 11