DIGITALE AUFTRAGSBESTÄTIGUNG

Transkript

1 W E I T B L I C K. L E I D E N S C H A F T. W E N D I G K E I T. V O R S P R U N G. Hausmesse 4process AG, 08. März 2018 Alois Eimannsberger Seite

2 DIGITALISIERUNG Warum Auftragsbestätigungen? OCR PDF EDI/ XML Gängiger fast überall implementierter Prozess Hohes Automatisierungspotenzial Einfacher/Linearer Prozess Branchenunabhängig Reiner Papierprozess Seite 2

3 STRECKE ZWISCHENSTATIONEN - Verifikation - Datenextraktion - Datenabgleich SAP ENDSTATION SAP - Bestätigung - Archivierung Seite 3

4 A-Z DER BESTÄTIGUNG Probleme beim Informationsabgleich Informationsfindung Komplexe, teilweise mehrseitige Auftragspositionen Manuelle Prüfung Optische Validierung der Daten zwischen AB und Bestellung Erfassung Manuelle Abtippen der Informationen und Übernahme in Bestellung Seite 4

5 VERZÖGERUNGEN ABWEICHUNG Preis Menge Datum TEILLIEFERUNG Einteilung in der Bestellposition ÄNDERUNG AB S Änderungen bestätigen Auftragsbestätigung Bestellung Preis: 10,99 Preis: 9,99 10,99 Seite 5 AUFTRAGSBESTÄTIGUNGSMONITOR

6 VERZÖGERUNGEN ABWEICHUNG Preis Menge Datum TEILLIEFERUNG Einteilung in der Bestellposition ÄNDERUNG AB S Änderungen bestätigen Einteilung Bestellung Datum: Datum: Menge: 50 ST Menge: 100 ST Einteilung Datum: Menge: 50 ST Seite 6

7 VERZÖGERUNGEN ABWEICHUNG Preis Menge Datum TEILLIEFERUNG Einteilung in der Bestellposition ÄNDERUNG AB S Änderungen bestätigen Bestätigung Datum Änderung Datum Seite 7

8 7-SCHRITTE ZUR ARCHIVIERUNG Dienste zum Objekt Add your text here. This is a business presentation. Anlage hinzufügen Add your text here. This is a business presentation. Dokument von Pc auswählen Add your text here. This is a business presentation. S t e p 6 Upload Add your text here. This is a business presentation. S t e p 7 Dokument scannen Add your text here. This is a business presentation. Lokal speichern Add your text here. This is a business presentation. Bestellung auswählen Add your text here. This is a business presentation. S t e p 3 S t e p 4 S t e p 5 S t e p 1 S t e p 2 Seite 8

9 FAZIT Kleiner Prozess, großer Ärger Zeitaufwändig Viele manuelle einfache Schritte. Großes Volumen Fehleranfällig Falsche Werte werden übernommen Auf Papier-Basis Aufwändige Ablage vieler Papierdokumente Konsequenz: Monotoner, zeitraubender, papierbasierter Prozess der digitalisiert werden kann Seite 9

10 LIVE DEMO Henrichsen AG 4process AG Seite 10

11 DIGITALISIERUNG COMPATIBLE Mehrere Eingangskanäle EXTRACTION Extrakt der Daten in SAP IMPORT Import ins SAP / AB Cockpit Mehrere Eingangskanäle Plattformunabhängig Mit dem Auftragsbestätigungsmonitor ist es ihnen möglich verschiedene Arten von Datenquellen zu verwenden. Hierbei stehen ihnen PDF, OCR (Mail, Scan), XML/EDI zur Verfügung. Dadurch kann das gesamte Spektrum an Lieferanten eingebunden werden Seite 11

12 DIGITALISIERUNG COMPATIBLE Mehrere Eingangskanäle EXTRACTION Extrakt der Daten in SAP Extraktion der Daten Digitalisierung Automatische Erkennung und Validierung der relevanten Informationen anhand der verschiedenen Eingangskanäle IMPORT Import ins SAP / AB Cockpit Seite 12

13 DIGITALISIERUNG COMPATIBLE Mehrere Eingangskanäle EXTRACTION Extrakt der Daten in SAP Import ins SAP/AB Cockpit Automatisierung Die Daten werden automatisch ins Cockpit übertragen und stehen dort dem Anwender in einem übersichtlichen und nutzerfreundlichen Cockpit zur Verfügung IMPORT Import ins SAP / AB Cockpit Seite 13

14 AUTOMATISIERUNG VERIFICATION Prüfung & automatische Verbuchung ADJUSTMENTS Bei Abweichung Anpassung oder Abweichungs-WF REPOSITORY Automatische Ablage Positionsbearbeitung Automatisierung Nach der Extraktion werden die Positionen der Auftragsbestätigung gegen die Bestellung auf Abweichungen geprüft. Fehlerfreie Positionen könne automatisch als Bestätigung in die SAP Bestellung übertragen werden Seite 14 AUFTRAGSBESTÄTIGUNGSMONITOR

15 AUTOMATISIERUNG CHECK Prüfung & automatische Verbuchung ADJUSTMENTS Bei Abweichung Anpassung oder Abweichungs-WF Abweichungsbearbeitung Collaboration Das AB-Cockpit bietet umfangreiche technische Tools zur Bearbeitung von aufgetretenen Abweichungen. Zur Unterstützung stehen die Medien Workflow, und Notizen zur Verfügung REPOSITORY Automatische Ablage Seite 15

16 AUTOMATISIERUNG CHECK Prüfung & automatische Verbuchung ADJUSTMENTS Bei Abweichung Anpassung oder Abweichungs-WF REPOSITORY Automatische Ablage Digitale Archivierung Automatisierung Die manuellen Schritten der Archivierung entfallen komplett. Die Auftragsbestätigung wird automatisch an die dazugehörige Bestellung archiviert. Dies geschieht auf Basis der SAP Standardfunktionalität Dienste zum Objekt. Seite 16

17 VIELEN DANK FÜR DIE AUFMERKSAMKEIT! Seite 17

18 KONTAKT Seite 18