Der Lieferant wird, wenn die Daten eingelesen werden, mit den Kreditorendaten aus SAP abgeglichen, bei Differenzen wird ein Workflow gestartet.

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1 Fragen und Anmerkungen von Teilnehmenden des Resonanzgruppentreffens zur digitalen Rechnungseingangsbearbeitung vom und Antworten der Prozessgruppe Was ist, wenn eine Rechnung von der Bestellung abweicht? Weicht die Rechnung von der Bestellung ab, wird die Rechnung in die Warenwirtschaft geleitet, damit dort die Abweichung geklärt und behoben werden kann. Sollten diese Schritte nur im Fachgebiet möglich sein, wird die Rechnung von der Warenwirtschaft an den Besteller weitergeleitet. Ist der Platz der Rechnungsnummer auf der Originalrechnung egal? Die Position der Rechnungsnummer auf der Rechnung ist für die Erkennung durch das OCR nicht maßgeblich. Das System wird auf die verschiedenen Positionen trainiert. Wird der Kreditor überprüft? Der Lieferant wird, wenn die Daten eingelesen werden, mit den Kreditorendaten aus SAP abgeglichen, bei Differenzen wird ein Workflow gestartet. Was heißt ZUGFeRD? Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD) heißt das einheitliche Datenformat für elektronische Rechnungen, das seit dem 25. Juni 2014 als Version einschließlich einer umfangreichen Spezifikation - allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung steht. ZUGFeRD basiert auf PDF/A-3 und bietet die Möglichkeit, eine XML- Rechnung in ein PDF einzubetten und dadurch sowohl strukturierte Rechnungsdaten (XML) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail zu übermitteln. Durch PDF/A-3 wird die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt und die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung, wie z.b. das Einscannen einer normalen PDF-Rechnung, ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden. Dies zeigt, dass eine elektronische Rechnung mehr auszeichnet als ein Word-Dokument oder ein PDF, das per übersandt wird. Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT, der ISO-Norm :2012 (PDF/A-3), sowie den auf europäischer Ebene spezifizierten "Message User Guidelines" (MUG). Bei der Entwicklung des einheitlichen Datenformats ZUGFeRD wurden Unternehmen aus der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Bankensektor, dem Gesundheitswesen und der Software-Industrie sowie auch die öffentliche Verwaltung einbezogen. Da das Format den Anforderungen der internationalen und europäischen Standardisierung entspricht, kann es unter Berücksichtigung der jeweils relevanten nationalen Vorschriften auch beim grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch verwendet werden. Wird es durch die digitale Rechnungseingangsbearbeitung ein zusätzliches DV-Programm in den Fachbereichen geben? Das kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht eindeutig beantwortet werden, da dies abhängig von der Produktauswahl sein wird. Die Ausschreibung, die zur Auswahl eines Produkts führen wird, ist noch nicht erfolgt. Wann müssen Kreditoren zukünftig angelegt werden?

2 Kreditoren, die aufgrund einer MM-Bestellung benötigt werden, müssen wie bisher, vor Auslösen der Bestellung angelegt werden. Kreditoren, die ohne Bestellbezug angelegt werden müssen, werden zukünftig mit dem Eingang der Rechnung ins Rechnungseingangsbuch angelegt. Beim Abgleich mit den Rechnungsdaten erkennt das System, dass der Lieferant nicht vorhanden ist und löst einen Workflow zum Anlegen aus. Kann künftig eine Bestätigung nach Anlage der Kreditoren geschickt/erzeugt werden? Ab werden die Anforderungen zur Anlage eines Kreditors, die per eingehen, nach Anlegen des Kreditors bestätigt. Können künftig vom Konto (Auftrag/Kostenstelle) Buchungen erfolgen, wenn der Kreditor nicht freigegeben ist? Ja, die Buchungen erfolgen vor Freigabe des Kreditors. Eine Zahlung wird jedoch erst ausgelöst, wenn die Kreditorendaten im 4-Augen-Prinzip bestätigt wurden. Welche Systemsprache gibt es beim Digitalen Rechnungseingang? Das ist abhängig von der Wahl des DV-Produkts und deshalb zurzeit noch nicht zu beantworten. Die englische Sprache wird als Anforderung in der Ausschreibung für eine Produktwahl mit angefordert. Soll mit der Buchung immer gewartet werden, bis die komplette Ware geliefert wurde (Buchung Wareneingang)? Nein, Teillieferungen müssen als Teilwareneingang verbucht werden, damit ggf. Teilrechnungen gezahlt werden können. Wann erfolgt ein Abgleich zwischen der Bestellung und der Rechnung? Der Abgleich erfolgt bei der Validierung, vor der Übernahme ins Rechnungseingangsbuch. Werden Portokosten auch in der Materialwirtschaft eingepflegt? Nicht generell. Es kommt darauf an, ob der Materialwirtschaft die beauftragten Angebote vorliegen. Eine Unwesentlichkeitsgrenze wird noch festgelegt. Was geschieht mit den Lieferscheinen? Da die Lieferscheine Handelsbriefe darstellen, sind diese 6 Jahre lang aufzubewahren. Ob es eine Änderung zum bisherigen Verfahren gibt, wird noch geklärt werden. Was ist, wenn der Lieferschein nicht vorliegt (Ware wurde einer anderen Person, z.b. dem Fachgebietsleiter zugestellt)? Auch ohne Lieferschein besteht eine Vergütungspflicht, wenn die Lieferung erfolgt ist. Die Klärung des Wareneingangs muss bereichsintern erfolgen. Wie soll mit Angeboten umgegangen werden?

3 Wenn die zu beschaffende Stelle über einen Scanner verfügt, können die Angebote direkt zur Bestellung zugescannt werden. Gibt es diese Möglichkeit nicht, müssen, unter Benennung der Bestellnummer, die Unterlagen zur zentralen Scanstelle geschickt werden. Was ist mit Rechnungen ohne Bestellbezug? Rechnungen ohne Bestellbezug gehen im Rechnungseingangsbuch ein und werden per Workflow über ein eindeutiges Kriterium an sogenannte Dispatcher geleitet, die wiederum an den Besteller weiterleiten. Wird die Lieferanschrift extra ausgewiesen? Wie bisher auch, wird es auch künftig möglich sein, eine eigene Lieferanschrift zu hinterlegen. Da es eine zentrale Rechnungseingangsadresse geben wird, muss die Lieferanschrift gepflegt sein. Habe ich als Besteller Einsicht auf die Rechnung, bevor die Zahlungsinformation erfolgt? Ab wann der Besteller im Prozess Einsicht hat, ist DV-abhängig. In den Anforderungen an eine DV, die wir der Ausschreibung beifügen, wird eine frühe Einsicht über einen Client für berechtigte Nutzer formuliert werden. Wie wird mit papierbasierten Rechnungen umgegangen, die weiterhin in den FBs/FGs eingehen? Die Rechnungen werden auf direktem Postweg an die Scanstelle weitergeleitet. Wie werden Lieferanten über das Dateiformat der elektronisch eingehenden Rechnung informiert, und wird dies auch in englischer Sprache erfolgen? Die Vorgaben für die Lieferanten müssen noch entwickelt werden. Sie werden dann vorab in einem Serienbrief informiert, der auch in englischer Sprache an die ausländischen Lieferanten versendet werden wird. Was ist mit zahlungsbegleitenden Unterlagen? Wenn die zu beschaffende Stelle über einen Scanner verfügt, können die zahlungsbegleitenden Unterlagen direkt zur Bestellung zugescannt werden. Gibt es diese Möglichkeit nicht, müssen, unter Benennung der Bestellnummer, die Unterlagen zur zentralen Scanstelle geschickt werden. Vorschläge, Kommentare und Resonanzen der Teilnehmenden beim Treffen am Anmerkung Teilnehmer: An die Besteller sollten Rückmeldungen erfolgen, wenn falsche Warengruppen oder Steuerkennzeichen verwendet wurden. Lernproblem Rückmeldung Prozessgruppe: Die Abteilung IV kann zukünftig einen regelmäßigen Infobrief versenden, in dem häufig auftretende Fehler beschrieben und gelöst werden. Anmerkung Teilnehmer: AGB s müssen auch in englischer Form vorhanden sein Rückmeldung Prozessgruppe: Die AGBs befinden sich zurzeit in der Übersetzung.

4 Anmerkung Teilnehmer: Frühere Info an FB/FG über Bestellung ohne Bestellbezug oder Abweichung zur Bestellung Rückmeldung Prozessgruppe: Eine Info über eine Bestellung ohne Bestellbezug geht sofort nach Eingang der Rechnung an FB/FG. Dies ist im Sollprozess so vorgesehen. Wenn eine Abweichung zur Bestellung besteht, wird erst der Einkauf per Workflow informiert, dann der Besteller. Anmerkung Teilnehmer: Ein separater Briefkasten in den Fachbereichen für dort eingehende Rechnungen Rückmeldung Prozessgruppe: Diesen Vorschlag umzusetzen wäre für die zentrale Poststelle möglich. Ob dies an den einzelnen Standorten möglich sein wird, muss geprüft werden. Anmerkung Teilnehmer: A + O für alle nachfolgenden Schritte ist der korrekte Bestellvorgang Rückmeldung Prozessgruppe: Dem kann in Gänze zugestimmt werden. Es würde für alle Beteiligten deutlich weniger Arbeit am einzelnen Vorgang bedeuten, als es zurzeit der Fall ist. Anmerkung Teilnehmer: Prima, dass es am Ende eine Mitteilung über die erfolgte Bezahlung gibt! Rückmeldung Prozessgruppe: Das freut uns! Danke. Anmerkung Teilnehmer: Oft erfolgt die Bestätigung des Wareneingangs, auch wenn die Ware des Wareneingangs teilweise noch fehlt! Rückmeldung Prozessgruppe: Dies sollt weder im Moment noch zukünftig so gehandhabt werden. Bekommen wir in Zukunft bereits Rechnungen über die gesamte Bestellung, obwohl noch Ware fehlt, würde die Rechnung gezahlt. Anmerkung Teilnehmer: Teillieferungen müssen berücksichtigt werden (Vermeidung von Mahnungen bei Warten auf Restlieferungen)! Rückmeldung Prozessgruppe: Technisch ist die Verbuchung von Teillieferungen möglich und sollte auch durchgeführt werden. Eine Gesamtrechnung kann nur bei vollständiger Lieferung gezahlt werden, eine Teilrechnung jedoch mit der Teilverbuchung des Wareneingangs. Anmerkung Teilnehmer: Bedenken bei Buchung des Wareneingangs vor Rechnungseingang! Rückmeldung Prozessgruppe: Die Bedenken sind nachvollziehbar. Es wird eine Umgewöhnungsphase geben. Anmerkung Prozessgruppe: Bitte anwenderfreundlichere Oberfläche und bessere Suchfunktionen als SAP dies bietet! Rückmeldung Prozessgruppe: Die Usability Anforderungen an die DV werden anbieterneutral beschrieben. Auch uns ist aber sehr an einer Benutzerfreundlichkeit gelegen. Anmerkung Teilnehmer: Auswertungen von Rechnungsdaten an FG/FB Rückmeldung Prozessgruppe: Die Auswertung können genauso wie bisher erstellt werden.

5 Anmerkung Teilnehmer: Bitte bei Bestätigung der Bezahlung eine Angabe mit den Grunddaten der Rechnung liefern, wie z. B. Kreditor, Rechnungsnummer, Kostenstelle etc. Rückmeldung Prozessgruppe: Dies wird in den an die DV formulierten Anforderungen berücksichtigt werden. Anmerkung Teilnehmer: Das Messen von Leistung wird kritisch betrachtet. Wer bekommt Zugang zu den geplanten Systemen? Rückmeldung Prozessgruppe: Dies wird intern zu klären sein. Der Personalrat ist dabei eingebunden. Anmerkung Teilnehmer: Abweichung von Bestellung zur Rechnung durch Tagespreise, Mengenabweichung, Energiepauschale abhängig vom Gewicht Rückmeldung Prozessgruppe: Die Prüfung durch den Besteller ist im Soll-Prozess vorgesehen. Stand: