Oracle eip - Elektronische Rechnungsbearbeitung für die Oracle ebusiness Suite

Transkript

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2 <Insert Picture Here> Oracle eip - Elektronische Rechnungsbearbeitung für die Oracle ebusiness Suite Dietrich Gidom ebusiness Suite Consulting, Düsseldorf

3 Agenda Typische Szenarien der kreditorischen Rechnungsbearbeitung Motivation für elektronische Rechnungsbearbeitung Oracle eip im Überblick Oracle eip Integration Oracle eip - Funktionalität Oracle eip in der Praxis Zusammenfassung Fragen und Antworten <Insert Picture Here>

5 Typische Szenarien der kreditorischen Rechnungsbearbeitung Bestellung Vertrieb Rechnung Bestellabgleich Anforderung Wareneingang Genehmigung Einkäufer Versand Benachrichtigung Kreditoren- Buchhaltung Zahlung Bank Sehr oft papierbasiert Lange Durchlaufzeiten Fehleranfälligkeit Wo befindet sich die Rechnung in Bearbeitung?

6 Kosten bei papierbasierter Rechnungsbearbeitung Auftrags- Bearbeit. Dispatcher Bereichsleiter Gruppenleiter Buchhaltung (Haus-) Post Einkauf IT Bank Lieferant Auftrag Post Bestellung Pickliste Wareneingang Lieferung Post Rechnung Rechn.- eingabe Rechn.- eingang Post Rechn. prüfen Genehmigen Rechn. Vervollst. Genehmigen Prüfen Kopieren Archiv. Post Zahlung Zahlungsträger Zahlung Zahlungseingang Post Prüfen Kontoauszug Archivieren Beispiel eines Rechnungsbearbeitungsprozesses

7 Kosten bei papierbasierter Rechnungsbearbeitung Auftrags- Bearbeit. Dispatcher Bereichsleiter Gruppenleiter Buchhaltung (Haus-) Post Einkauf IT Bank Lieferant Auftrag Post Bestellung Pickliste Wareneingang Lieferung Post Rechnung Rechn.- eingabe Rechn.- eingang Post Rechn. prüfen Genehmigen Rechn. Vervollst. Genehmigen Prüfen Kopieren Archiv. Post Zahlung Zahlungsträger Zahlung Zahlungseingang Post Prüfen Kontoauszug Archivieren Beispiel eines Rechnungsbearbeitungsprozesses

8 Typische Szenarien der kreditorischen Rechnungsbearbeitung Nachteile des manuellen Rechnungsbearbeitungsprozesses Verlust von Skonti Verzugszinsen Ermittlung des Rechnungsstatus ist aufwändig Hohe Durchlaufzeiten Fehleranfälliger Prozess Ergebnis: Qualität, Durchlaufzeiten und Kosten sind suboptimal

10 Motivation für die elektronische Rechnungsbearbeitung Personal-, zeit- und kostenintensiver Prozess, durch elektronische Bearbeitung sind signifikante Einsparungen möglich Auf der Debitorenseite ersetzen immer häufiger elektronische Rechnungsformate (z.b. EDI, Fax, PDF usw.) Rechnungen auf Papier In manchen Regionen (z.b. Skandinavien) wird eine elektronische Bearbeitung von Kreditorenrechnungen als zwingende Anforderung an eine Kreditorenbuchhaltung angesehen Manche Branchen arbeiten bereits in erheblichem Umfang mit elektronischen Rechnungsformaten (z.b. Automobilindustrie) Einrichtung von Shared Service Centern

12 Oracle eip im Überblick Consulting-Lösung zur elektronischen Rechnungsbearbeitung im Kreditorenbereich Weiterentwicklung, Implementierung und Wartung durch Oracle SSI (Indien) Projektmanagement / Unterstützung bei der Einführung durch lokale Consulting-Ressourcen Versionen für Oracle ebusiness Suite Release 11i und 12

13 Oracle eip im Überblick - Einrichtung Vordefinierter Rahmen als Grundlage der Einrichtung Durch Setup konfigurierbare Genehmigungsprozesse, keine Programmierung notwendig Differenzierung der Genehmigungsprozesse je nach Geschäftsvorfall Flexible Anpassung sich verändernder Prozesse durch Setup

14 Ermittlung des zu benutzenden Prozesses Rechnung Selektionskriterien Bedingungen Workflow Parameterset PO = Rechnung A 1 Abweichg. v. PO A 2 Betrag > Limit B 3 Default C 1?? Parameter-set 1 xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx... xxxxx xxxxx xxxxx... xxxxx xxxxx xxxxx... xxxxx xxxxx... Parameter-set 2 Parameter-set 3 Parameter-set 4 A B C

15 Bestellung bis Bezahlung Elektronische Rechnungsbearbeitung A Zahlung Bestellung Auftrag Lieferung Rechnungseingang Bestellabgleich Erfassung Bestellanforderung PO/iProc eip/ap

16 Bestellung bis Bezahlung Elektronische Rechnungsbearbeitung Bestellung B Genehmigung Genehmigung Zahlung Auftrag Kontierung Lieferung Rechnungseingang Bestellabgleich Erfassung Bestellanforderung PO/iProc eip/ap

18 Oracle eip - Integration Scanning Archivierung Verarbeitung in der ebusiness-suite ODC Scannen des Dokuments UCM Speichern Rechnungsdaten: Grafik Kopf- und Zeilendaten EIP Rechnungsdatenimport Automatischer / manueller Rechnungsabgleich mit Bestellung Texterkennung Staging Tabellen Automatische / manuelle Genehmigung Bereitstellen Rechnungsdaten: Grafik Kopf- und Zeilendaten Bereitstellen Rechnungsdaten: URL der Grafik Kopf- und Zeilendaten Rechnungsverfolgung Staging-Tabellen oder XML Gateway Buchung der Rechnung Validierung Rechnungsdaten durch Prozess (Anpassung) Zahlung der Rechnung

19 Oracle eip-integration mit Scanning-/OCR-Lösungen Scanning Archivierung Verarbeitung in der ebusiness-suite ODC Scannen des Dokuments UCM Speichern Rechnungsdaten: Grafik Kopf- und Zeilendaten EIP Rechnungsdatenimport Automatischer / manueller Rechnungsabgleich mit Bestellung Texterkennung Staging Tabellen Automatische / manuelle Genehmigung Bereitstellen Rechnungsdaten: Grafik Kopf- und Zeilendaten Bereitstellen Rechnungsdaten: URL der Grafik Kopf- und Zeilendaten Rechnungsverfolgung Staging-Tabellen oder XML Gateway Buchung der Rechnung Validierung Rechnungsdaten durch Prozess (Anpassung) Zahlung der Rechnung

20 Integration mit Scanning/OCR-Lösungen Es können prinzipiell beliebige Scanning- und OCR- Lösungen integriert werden APIs zur Unterstützung der zu integrierenden Lösungen (z.b. Validierung von Lieferantennummern) Nutzung der Kreditoren-Rechnungsschnittstelle Oracle-Produkte Oracle Document Capture (ODC) - Scanning Oracle Distributed Document Capture (ODDC) Scanning Oracle Forms Capture (Texterkennung/OCR)

21 Oracle eip Integration mit Archivierungslösungen Scanning Archivierung Verarbeitung in der ebusiness-suite ODC Scannen des Dokuments UCM Speichern Rechnungsdaten: Grafik Kopf- und Zeilendaten EIP Rechnungsdatenimport Automatischer / manueller Rechnungsabgleich mit Bestellung Texterkennung Staging Tabellen Automatische / manuelle Genehmigung Bereitstellen Rechnungsdaten: Grafik Kopf- und Zeilendaten Bereitstellen Rechnungsdaten: URL der Grafik Kopf- und Zeilendaten Rechnungsverfolgung Staging-Tabellen oder XML Gateway Buchung der Rechnung Validierung Rechnungsdaten durch Prozess (Anpassung) Zahlung der Rechnung

22 Integration mit Archivierungslösungen Archivierungslösungen verschiedener Hersteller können angebunden werden Oracle-Produkt zur Archivierung Oracle Universal Document Management (UCM)

23 Oracle eip - Integration Scanning Archivierung Verarbeitung in der ebusiness-suite ODC Scannen des Dokuments UCM Speichern Rechnungsdaten: Grafik Kopf- und Zeilendaten EIP Rechnungsdatenimport Automatischer / manueller Rechnungsabgleich mit Bestellung Texterkennung Staging Tabellen Automatische / manuelle Genehmigung Bereitstellen Rechnungsdaten: Grafik Kopf- und Zeilendaten Bereitstellen Rechnungsdaten: URL der Grafik Kopf- und Zeilendaten Rechnungsverfolgung Staging-Tabellen oder XML Gateway Buchung der Rechnung Validierung Rechnungsdaten durch Prozess (Anpassung) Zahlung der Rechnung

24 Integration von eip in die Oracle ebusiness Suite Nutzung bestehender ebusiness Suite Technologien (Release 11i und 12) Verwendung des bestehenden Setups in Kreditoren, Rechnungswesen, Personal, Einkauf und Systemadministration (Vermeidung von Redundanzen) Rechnungsdaten innerhalb von Oracle Kreditoren gehalten Benutzung von Standard-Schnittstellen Erweiterungen unter Berücksichtigung der entsprechenden Oracle-Standards entwickelt

26 Oracle eip - Funktionalität Bearbeitung der Rechnung vor Rechnungsimport Automatische Genehmigung bestimmter Geschäftsvorfälle ist möglich Rechnungssperre in Oracle Kreditoren nach Import Workflowgestütze Bearbeitung (Arbeitsliste, Stellvertreterregelungen usw.) Hinzufügen, Ändern und Aufteilen von Rechnungszeilen Minimail-Funktionalität Genehmigung (ggf. mehrstufig), Ablehnung und Weiterleitung

27 Oracle eip - Funktionalität Bearbeitungshistorie Statusaudit Wer bearbeitet die Rechnung gerade? Verändernder Zugriff nur auf die dem Benutzer zugeordnete Rechnungszeilen -> parallele Bearbeitung Permanenter Zugriff auf gescannte Rechnung Nach abschließender Genehmigung werden Rechnungsänderungen innerhalb eip verhindert

29 Rechnungserfassung Scannen der Rechnung Texterkennung (OCR) Archivierung Übergabe an das Kreditoren- Rechnungsinterface Rechnungen in anderen Formaten wie EDI, Fax, PDF, HTML werden ebenfalls unterstützt

30 eip Gateway-Maske

31 eip Rechnungsimport

32 eip Rechnungssperre in Oracle Kreditoren

33 eip Invoice Homepage

34 Kontierung

35 Aufteilen von Rechnungszeilen (Split)

36 Minimail

37 Genehmigung

38 Weiterbearbeitung in der Rechnungsmaske

40 Zusammenfassung Qualitäts-, Zeit- und Kostenvorteile bei der Rechnungsbearbeitung durch Oracle eip Oracle eip ist komplett integriert in Oracle ebusiness Suite Release 11i und 12 (Daten und Technologiekomponenten) Flexible Anpassung an sich verändernde Rahmenbedingungen und Geschäftsprozesse Scanning- und Archivierungslösungen können integriert werden

42 <Insert Picture Here> Fragen und Antworten