Machen Sie kurzen Prozess! Das digitale Prozessbüro

Transkript

1 Machen Sie kurzen Prozess! Das digitale Prozessbüro &

2 Die Ausgangslage Posteingang, -verteilung und -bearbeitung zählen zu den Routinetätigkeiten, die in jedem Unternehmen täglich anfallen. Briefpost wird geöffnet, sortiert und weitergeleitet. Anfragen per Mail oder Fax. Lange Wege vom Posteingang bis zum zuständigen Sachbearbeiter. Manche Anfragen oder Vorgänge müssen in mehren Stufen von verschiedenen Ansprechpartnern im Unternehmen bearbeitet werden. Die papiergebundene Weiterleitung ist mühsam, kostenintensiv und langsam. Rechtzeitige Bearbeitung einiger Vorgänge kann durch unklare Vertreterregelungen nicht gewährleistet werden. Einige Dokumente gehen sogar verloren. Gerade für kritische Vorgänge ist die Transparenz über den Status und Verbleib derzeit nicht transparent. Bestimmte Post darf nicht geöffnet werden. Viele unterschiedliche Dokumentenklassen und damit verbundene Prozesse. Sie haben heute schon unterschiedliche Systeme wo Prozess abgebildet werden (können). Seite 2

3 Alle Eingangskanäle Webapplication Geschäftsleitung JEDERMANN OCR & Capturing Buchhaltung ÜBERALL ALLE FORMATE (smartfix) Alle weiteren Kanäle BPM inspire Optimierte Geschäftsprozesse (Dokumentbasierte und dokumentenlose Prozesse ) Personalabteilung Entwicklung Vertrieb Kundenbetreuung (Telefon, Online, B2B ) ESB Lieferanten Kunden ERP CRM Legacy Archiv Seite 3

4 Prozessablauf 1. Scannen 2. Aufbereitung der Daten 4. Prozessbüro 5. Abgleich & Anbindung sämtliche Eingangsdokumente Klassifizierung Abgleich Datenextraktion Workflows (BPM inspire) ERP / CRM / ECM CAD / CAQ / BI XML + TIFF G4 XML Ausgleichsinformation XML 3. Archivieren Archivserver TIFF G4 Dokument-ID Historie Jederzeit Transparenz im Prozess! Seite 4

5 Multikanalverarbeitung Dokumente und E- Mails in Unternehmen Kosteneffizienz Kundenbindung Insiders Technologies GmbH Seite 5

6 Erfassung & OCR Import automatische Dokumentverarbeitung mit smartfix Export ERP Papier Scanner Import Automatische Analyse Export Datenbank Workflow Fax Fax-Server Nachbearbeitung Archiv Mail-Server Elektronische Dokumente Konfiguration Administration Automatisierte Prozessansteuerung oder Sachbearbeiter smartfix automatisiert den Klassifikationsprozess und stellt die gewünschten Informationen aus Dokumenten elektronisch zur Verfügung. Insiders Technologies GmbH Seite 6

7 Erfassung & Scanner Fax-Server Sonstige Multikanal Dokumenteingang Formular Teilstrukturiertes Dokument Freiform Dokument Insiders Technologies GmbH Seite 7

8 Beispiel Beschwerden / Reklamationen Beschwerden: Schätzung eines Kunden: Beschwerden pro Jahr (26 pro Tag) das Medium senkt die Hemmschwelle Nur selten werden Beschwerden "explizit" auch so genannt, wie in diesen Beispielen oder werden (formaler) mit "Einspruch" oder "Widerspruch" bezeichnet Seite 9

9 Beispiel Beschwerden / Reklamationen Kundenzufriedenheit Kundenbindung Beschwerdemanagement Service- Qualität CRM "Customer Experience" Customer Care DRINGEND Insiders Technologies GmbH Seite 10

10 nächste Schritte Die richtigen Prozesse Seite 11

11 Prozesse als ganzheitlicher Ansatz BPM inspire schafft ganzheitliche Prozessbetrachtungen Seite 12

12 modulare Produktstruktur TEMPLATE INSPIRE TEMPLATE INSPIRE TEMPLATE INSPIRE TEMPLATE PARTNER TEMPLATE PARTNER TEMPLATE PARTNER BPM inspire PROZESS- MODELLIERUNG PROZESS- AUTOMATISIERUNG (INKL. GUI ENTWICKLUNG) DOKUMENTATION MONITORING DATENBANK ADAPTER ORACLE DB2 MS SQL POSTGRE SQL MYSQL JDBC ARCHIV ADAPTER.NET ADAPTER SAP ADAPTER PLUGIN ADAPTER WEBSERVICE ADAPTER Seite 13

13 Individuelle Module nach Ihren Anforderungen BPM inspire schafft ganzheitliche Prozessbetrachtungen und damit flexible und zukunftssichere Lösungen. Analyse Modellierung Automatisierung Controlling & Planung inkl. GUI u. Monitoring Seite 14

14 Schnelle und flexible Anbindung bestehender IT Strukturen Seite 15

15 Eingebettet in eine SOA Landschaft Seite 16

16 Microsoft.net Integration (Beispiel Sharepoint) Seite 17

17 IBM Integration (Beispiel Websphere Portal & Lotus software) Seite 18

18 - Ausgewählte Kunden Digitaler Posteingangsservice (DiPS); Flexibler digitalisierter Dokumentworkflow, Nutzung von BPM inspire als ganzheitliche Prozessserver- und Monitoring-Komponente; Modulare Lösung bis hin zum vollständigen Outsourcing von Geschäftsprozessen Auswahl eines unternehmensweiten BPM-Tools, Integration in internes Portal obi.info, Integration der Projektplanung, SAP & SER; Automatisierte Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Schaffung einer Online- Abwesenheitszeitverwaltung Globale Zahlungsregulierung bei der METRO Group. Payment Factory in17 Ländern für Zahlungen an über Lieferanten mit BPM inspire. Prüfung & Überwachung als internes Kontrollsystem für Zahlungsströmen, Anbindung bestehender Banking Systeme Anwendungssystem für die Rechnungskontrolle im Markant-Portal. Verarbeitung bis zu Seiten täglich. Jährlich bis zu 2,8 Mio. Papierrechnungen. Rechnungen und Gutschriften von ca Industrieunternehmen u. über 100 Handelspartner. Proservice ist Dienstleister in der Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung für Banken und Sparkassen, Bearbeitung von circa Papier-Rechnungen p. a. für insgesamt 8 Mandanten mit 3 verschiedenen ERP-Systemen, Rechnungseingang und Rechnungsprüfung erfolgen dezentral Schweizer Spezialist für Sonnenschutzsysteme mit 29 Niederlassungen und über Mitarbeiter. Automatisierte Rechnungsverarbeitung für bis zu 400 Eingangsrechnungen am Tag inkl. SAP und Archiv Anbindung. Zentrale BPM Suite für ca. 15 Kernprozesse z.b. HR & Bewerbermanagement sowie Automatisierte Arbeitsmittelvergabe Formular Management Verfahren für die Stadtkasse. Formularerstellung für Geldtransaktionen. Serverseitige Druckansteuerungen Automatisierte Prüfung der Anträge und Eingaben auf Zulässigkeiten und Freigaben Seite 19

19 Ganzheitliches Prozessmanagement Workflowserver (BPM inspire) Posteingangsverarbeitung Vertriebsunterstützung CRM Anwendung HR Management Rechnungsverarbeitung Vertragsmanagement Projektabwicklung Urlaubsworkflow Ganzheitliches Prozessmanagement! Seite 20

20 Live Seite 21

21 Vertragsverwaltung Seite 22

22 Produktentwicklung Seite 23

23 Purchase Order Seite 24

24 Urlaubs- und Abwesenheitsworkflow Seite 25

25 Reiseplanung u. Travelmanagement - Fuhrparkprüfung Seite 26

26 Arbeitsmittel- und Lizenzmanagement Seite 27

27 Bewerbermanagement Seite 28

28 Mobile Serviceaufträge Seite 29

29 Wir freuen uns auf Sie! Inspire Technologies GmbH Leopoldstraße 1 D St. Georgen T F kontakt@bpm-inspire.com Geschäftsführer: Dr. Michael Otte Registergericht: Amtsgericht Freiburg i.br., HRB Sitz der Gesellschaft: St. Georgen Seite 30