Papierlos in die Zukunft WebCast Rechnungsworkflow mit SAP

Transkript

1 Papierlos in die Zukunft WebCast Rechnungsworkflow mit SAP Sollten Sie Probleme bei der Übertragung von Bild oder Ton haben, schreiben Sie bitte Herrn Schürer über den Chat oder per an. Danke! Jens Degen 1

2 Agenda Einführung in den Rechnungsworkflow mit SAP advanced tip BANF Rechnungsverarbeitung Rechnungseingangsbuch Web-Interface Livepräsentation Jens Degen Vertragsmanagement mit d.3 Udo Prell Folie 2

3 advanced tip ist eine Lösung zur workflow-gestützten Bearbeitung eingehender Rechnungen sowie von Bestellanforderungen innerhalb der ERP-Software SAP. besteht - auf Basis des SAP Business Workflow entwickelt - aus verschiedenen Komponenten und kann durch Customizing an die Kundenbedürfnisse angepasst werden. beinhaltet eine Ablaufsteuerung der Prüfungsprozesse; sie ist modular aufgebaut, kann durch ein eigenes Customizingmenü flexibel angepasst werden kann und reduziert so die Einführungszeiten massiv. Bullet Point

4 Erstellung Validierung/Prüfung Prüfungen Abschluss Beschaffungsantrag Ablauf der BAnf-Bearbeitung und -Prüfung -Web Banf - Neue Banf - Kopierte Banf - Banf- Übersicht -Überprüfung - Freigabe - Änderung - Ablehnung -Prüfung durch Vorgesetzte(n) - Freigabe -Änderung -Ablehnung - Überleitung in Bestellung - Löschen der BAnf

5 Erkennung Erfassung Prüfungen Abschluss Rechnungsverarbeitung Ablauf der Rechnungsbearbeitung und -prüfung - Scan - OCR - Volltexterfassung - Validierung - Rechnungen MM FI - Anzahlungsanforderungen - Gutschriften - Prüfung Menge & Güte - Prüfung Preise - Prüfung durch Vorgesetzte - Prüfung Controlling - Buchung - Stornierung - Abbruch

6 Die Komponenten Der advanced TIP ReWo/BaWo besteht aus folgenden Komponenten: + Rechungseingangsbuch (advanced InvoiceLogBook) + BAnf-Buch (advanced PR-Logbook) + advancedsolution-eigene Objekte zur Durchführung, Steuerung und Protokollierung der BAnf- und Rechnungsbearbeitung + Web-Applikation für die Prüfungen durch Non-SAP-User inkl. -Notification + Prozess- und Workflowmodell für den Rechnungsbearbeitungs- und BAnf- Prozess + Applikation zur Bearbeitung von Aufgaben über SAP Webdynpro inkl. - Notification + Archiv-/DMS-Integration + OCR-Integration

7 InvoiceLogBook advanced InvoiceLogBook bietet eine Übersicht über alle erfassten eingehenden Rechnungen dient als Werkzeug für die Buchhaltung um die Einhaltung der Skontofristen sicherzustellen und die Zahlungsdisposition zu unterstützen zeigt den jeweiligen aktuellen Status der Rechnungsbearbeitung an (z.b. aktueller Bearbeiter, aktuelle Aktivität) bietet den direkten Sprung in das gescannte Dokument, die Prozesshistorie und die Buchungsbelege.

8 PRLogBook advanced PRLogBook bietet eine Übersicht über alle erstellten BAnfen dient als Werkzeug für den Einkauf um den Prozess zu überwachen und optional Anforderungen zu beschleunigen o.ä. zeigt den jeweiligen aktuellen Status der BAnf an (z.b. aktueller Bearbeiter, aktuelle Aktivität) bietet den direkten Sprung in die erfasste BAnf, die Prozesshistorie und die Belege.

9 advanced Objekte advancedsolution-eigene Objekte bieten benutzerfreundliche und auf den BAnf- und Rechnungsprozess abgestimmte Dialoge bieten die Möglichkeit direkt in die für die Aufgabenbearbeitung relevanten Informationen zu springen ( Beschaffungsakte ) dienen der Protokollierung sämtlicher Aktivitäten im Rahmen der Rechnungsbearbeitung

10 Web-applikation advanced Web-Applikation für Non-SAP-User bieten die Möglichkeit auch Non- SAP-User in den Prüfungsprozess mit einzubeziehen. ist vollständig in den Gesamt- Prozess und die Protokollierung integriert. bietet eine Mail-Notification.

11 Webdynpro advanced Web-Dynpro GUI für Only-BAnf-/ReWo-User bieten die Möglichkeit über Webbrowser (IE oder Firefox) ohne Client-Installation BAnfen anzulegen und BAnfen oder Rechnungen freizugeben. ist vollständig in den Gesamt- Prozess und die Protokollierung integriert. bietet eine Mail-Notification.

12 Das Prozessmodell besteht aus Modulen, die flexibel miteinander kombiniert werden können. Folgende Module werde standardmäßig mit ausgeliefert: + Sachliche Prüfung (Anforderer) + Preisliche Prüfung (Einkauf) + Direktes Buchen (Dunkelverarbeitung) + Dialog Buchen (Buchen im Dialog nach Freigaben) + Wareneingangsverarbeitung (eventgesteuerte WE-Bearbeitung) + Freizeichner Prüfung (Vorgesetzte, Stabsstellen) + Sonderfall

13 Prozessmodell advanced Prozessmodell ist einen vor-gecustomized Lösung, die sowohl die Anfoderungen der Banf- als auch der Rechnungsbearbeitung in der Auslieferung teilweise vollständig abdeckt ist flexibel und erweiterbar auch durch den Kunden. beinhaltet tiefes fachliches Wissen des Prozesses der Rechnungsbearbeitung aus Projekten in den verschiedensten Bereichen und Branchen.

14 Bei Fragen, wenden Sie sich bitte an Axel Schürer (Köln) - Vertrieb & Beratung - Axel.Schürer@ppls.de Udo Prell - Vertriebsleitung - Udo.Prell@ppls.de Katrin Haneke (Dresden) - Vertrieb & Beratung - Katrin.Haneke@ppls.de Informationen Gerne auch individuell vor Ort bei Ihnen! PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH ein Unternehmen der paperless group Industriestrasse 165 a Köln Tel.: Mail: Vertrieb@ppls.de Folie