BeB Fachtag Praxisbericht Automatisierte Rechnungseingangsprüfung mit WMD

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Fabian Holst
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1 BeB Fachtag Praxisbericht Automatisierte Rechnungseingangsprüfung mit WMD Mittwoch, 27. April 2016

2 Agenda des Vortrags I. Vorstellung Diakonie Himmelsthür (Jürgen Görick) II. Einführung digitaler Rechnungsworkflow Projektziele [Optimierung der Geschäftsprozesse] (Jürgen Görick) III. Projektverlauf (Jürgen Görick) IV. Haupt-Workflow (Jürgen Görick) V. Fazit (Jürgen Görick) VI. Vorstellung WMD Rechnungsworkflow (WMD) VII. Praxisbezug WMD digitaler Rechnungsworkflow (Lars Oldenburg) VIII. Fragestellungen

3 Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V. Die Diakonie Himmelsthüre.V. ist heute einer der größten Anbieter in der Eingliederungshilfe in Niedersachen. Ihre Ursprünge reichen zurück ins Jahr 1884, als Pastor Bernhard Isermeyer in der alten Dorfschmiede in Achtumbei Hildesheim ein Frauenheim gründete. Aus den Anfängen erwuchs eine diakonische Arbeit, die sich im Laufe der Geschichte zwar immer wieder verändert hat, aber dem Grundauftrag zur Orientierung am Menschen, seiner individuellen Lebenssituation und seinem Hilfebedarf stets aufs Neue gefolgt ist. Es sind vor allem die einzelnen Personen und Schicksale, die der Arbeit des Frauenheimes, später der Diakonischen Werke und heute der Diakonie Himmelsthür ihr Gesicht gegeben haben. Der Diakonie Himmelsthür gehören verschiedene Tochterunternehmen an: Diakonische Wohnheime Himmelsthür ggmbh prowerkstätten Himmelsthür ggmbh Lambertinum soziale Dienste Himmelsthür ggmbh Gemeinschaftswäscherei Himmelsthür ggmbh CGH Catering Gesellschaft Himmelsthür mbh Herberge zur Heimat ggmbh Immobilien- und Servicegesellschaft Himmelsthür GmbH

4 Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V.

5 Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V. über 70 Standorte ca Mitarbeitende ca Belegungstage entsp. ca Kunden

6 Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V.

7 Vorstellung der Diakonie Himmelsthür e. V. Geschäftsbereich EDV 8 Vollzeitkräfte 1 Teilzeitkraft (MAV) 2 Auszubildende Betreuen: 3 Rechenzentren Ca. 360 Server 2300 User 1200 PCs, NBOs, etc.

8 Einführung digitaler Rechnungsworkflow Notwendigkeit der Einführung Keine Transparenz hinsichtlich der Prozesse (Sachprüfung, Freigabe, Rechnungsverbleib, Eskalation. Zeitaufwendige Verarbeitungswege Verlust von Rechnungen Deutliche Skontoverluste durch Verarbeitungswege Redundante Papierablage Hoher manueller Erfassungsaufwand der Rechnungen

9 Einführung digitaler Rechnungsworkflow Anforderungenan einen digitalen Rechnungsworkflow Unternehmensweite Transparenz der Prozesse Bidirektionale Anbindung an jedes ERP-System Verarbeitung unterschiedlicher RG-Eingänge Papier, Mail, ZUGFeRD Hohe Flexibilität und geringer Aufwand hinsichtlich des Customizing Hohe Flexibilität hinsichtlich Sachprüfung und Freigabe

10 Einführung digitaler Rechnungsworkflow Anforderungenan einen digitalen Rechnungsworkflow Verkürzung der Durchlaufzeiten Weniger Skontoverluste Investitionssicherheit Warnfunktionen / Eskalationsmanagement Skontofristen, Zahlungsfristen Revisionssichere Archivierung nach Abschluss der Rechnungsbearbeitung [Fast LTA Cubes]

11 Projektverlauf Projektstart Projektauftrag Feb Schwachstellenanalyse und Anforderungen definieren Juli 2014 Entscheidung für RG-Workflow Erstellung Pflichtenheft August 2014 Workshop mit WMD Bis Dez Customizing des Workflows Ab Jan Testphase mit Pilotstandorten Einweisung der Keyuser Ab Mär Rollout Mai 2015 Projektende

12 Haupt-Workflow

13 Fazit Der Projektverlauf war aufgrund der detaillierten Planung und der rechtzeitigen Einbeziehung der betroffenen Anwender äußerst reibungslos Der Zeitplan wurde eingehalten Der Dienstleister WMD reagierte auf Anforderungen während des Projektes sehr flexibel und professionell Zusätzliche Anforderungen kamen nur aus den bekannten Problemregionen, das sind Standorte, die sich nie einbringen aber immer etwas auszusetzen haben Die Finanzplanung wurde eingehalten

Umsatz in 2015 über 900 DMS-Kunden xflow Prozess-Lösungen bei über 500

14 WMD Vertrieb GmbH Standorte Deutschland: Ahrensburg und Dortmund mehr als 20 Jahre Erfahrung 140 Mitarbeiter 25,5 Mio. Umsatz in 2015 über 900 DMS-Kunden xflow Prozess-Lösungen bei über 500 Kunden SAP-zertifizierte Lösungen Deutschsprachige Projektumsetzung & Support WMD ACADEMY: eigenes Schulungsprogramm

15 Referenzen WMD Diakonie & Werkstätten

16 Auszug WMD Referenzen (Auszug)

Vorstellung WMD Rechnungsworkflow Eingang Eingang Eingang Eingang Verarbeitung Verarbeitung Verarbeitung Verarbeitung Geschäftsprozess Geschäftsprozess Geschäftsprozess Geschäftsprozess Workflow

Extraktion Extraktion Extraktion Extraktion Struktur Struktur Struktur Struktur Analyse Analyse Analyse Analyse Prüfung Prüfung Prüfung Prüfung Recherche Recherche Recherche Recherche Ablage

17 Vorstellung WMD Rechnungsworkflow Eingang Eingang Eingang Eingang Verarbeitung Verarbeitung Verarbeitung Verarbeitung Geschäftsprozess Geschäftsprozess Geschäftsprozess Geschäftsprozess Workflow Workflow Workflow Workflow Archiv Archiv Archiv Archiv Scan Scan Scan Scan Office Office Office Office XML XML XML XML Mail Mail Mail Mail Konvertierung Konvertierung Konvertierung Konvertierung Extraktion Extraktion Extraktion Extraktion Struktur Struktur Struktur Struktur Analyse Analyse Analyse Analyse Prüfung Prüfung Prüfung Prüfung Recherche Recherche Recherche Recherche Ablage Ablage Ablage Ablage Prüfung Prüfung Prüfung Prüfung Freigabe Freigabe Freigabe Freigabe Protokoll Protokoll Protokoll Protokoll Aktenplan Aktenplan Aktenplan Aktenplan Reports Reports Reports Reports

18 Vorstellung WMD Rechnungsworkflow xflow Invoice ERP Datenanbindung Datenquellen (Auszug) Datenziele (Auszug) Transferdatenbank mit zyklischer Synchronisation

Vorstellung WMD Rechnungsworkflow xflow Interface Scan Scan Scan

Mail EDI EDI EDI EDI 101 101 101 101 011 011 011 011 010 010 010

Workflow Workflow Datenextraktion Datenextraktion Datenextraktion

19 Vorstellung WMD Rechnungsworkflow xflow Interface Scan Scan Scan Scan Office Office Office Office XML XML XML XML Mail Mail Mail Mail EDI EDI EDI EDI Archiv Archiv Archiv Archiv Workflow Workflow Workflow Workflow Datenextraktion Datenextraktion Datenextraktion Datenextraktion DMS DMS DMS DMS SharePoint SharePoint SharePoint SharePoint

20 Vorstellung WMD Rechnungsworkflow Live Demo

21 Praxisbezug WMD digitaler Rechnungsworkflow Übersicht

22 Praxisbezug WMD digitaler Rechnungsworkflow Eingang

23 Praxisbezug WMD digitaler Rechnungsworkflow Aufgaben

24 Praxisbezug WMD digitaler Rechnungsworkflow Zuletzt benutzt

25 Praxisbezug WMD digitaler Rechnungsworkflow Rechnungsbearbeitung

26 Praxisbezug WMD digitaler Rechnungsworkflow Gruppenkorb Verify

27 Praxisbezug WMD digitaler Rechnungsworkflow Workflowregeln

28 Praxisbezug WMD digitaler Rechnungsworkflow Abwesenheit

29 Praxisbezug WMD digitaler Rechnungsworkflow Erweiterte Suche

30 Praxisbezug WMD digitaler Rechnungsworkflow Documents Manager

31 Praxisbezug WMD digitaler Rechnungsworkflow Easy Experience Manager

32 Fragestellungen

33 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

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