Präsentation ELO Enterprise Content Management Marc Bartrina BCIS IT-Systeme GmbH. Marc Bartrina

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1 Präsentation ELO Enterprise Content Management Marc Bartrina BCIS IT-Systeme GmbH Marc Bartrina

2 ELO Digital Office GmbH: Archivierung mit Tradition Made-in-Germany Leitz-Historie: Archivierung seit über 100 Jahren inhabergeführte und eigenfinanzierte GmbH seit 1998 über Lizenzen im Markt konstantes Umsatzwachstum um ca. 20% p.a. führender DMS-Hersteller in Deutschland über 350 operative Einheiten vor Ort Lokalisierung in 18 Ländern weltweit 4

3 ELO Referenzen 6

4 Anforderungen des Marktes Wunsch nach Transparenz und Informationsverfügbarkeit -> strukturierte Ablage (Ordner) in Kombination mitintelligenter Recherche (Google) einheitliche Dokumentenablage mit Versions- und Dublettenkontrolle -> Redundanzen werden vermieden einheitlicher Zugriff auf ganzheitliche Informationen aus gewohnten Arbeitsumgebungen -> Aufhebung von Medienbrüchen durch ECM als zentrale Informationsplattform Liegezeiten minimieren bzw. Durchlaufzeiten optimieren unddokumentenverluste vermeiden -> eskalationssichere Abbildung von Standard- und ad hoc-prozessen (Workflows) rechtskonforme Gesamtkonzeption (Compliances) -> revisionssichere Archivierung gemäß GDPdU, GoB, GoBS, IDEA, FDA & Co Planungssicherheit und Investitionsschutz durch multikompatible und skalierbare Architektur -> Nachhaltigkeit durch Plattform-, Technologie-und Herstellerunabhängigkeit 7

5 ELO Produktfamilien 9

6 Neue Releaseversion: ELO ECM-Suite

7 Multifunktionsleiste (Ribbon-Bar) und Navigationsbereich im Archiv 14

8 ELO Web-Access (browserbasiert) 18

9 DMS Funktionalität direkt integriert in Microsoft Office 22

10 ELO vollständig integriert in Microsoft Outlook 24

11 Parallele Suche in ELO und Outlook 25

12 ELOsmartphone 27

13 ELOsmartphone for iphone 28

14 ELOcontract: Vertragsmanagement 38

15 Anforderungen an ELOcontract individuelles Handling der Vertragsarten -> Kauf-, Miet-, Leasing-, Arbeitsvertrag Trennung von eigenen und Fremdverträgen -> Dokumentenvorlagen als Vertragsgeber und Automatisierung von Eingangsverträgen Genehmigungsworkflows -> mit Versionsgeschichte und vorgangsbezogenem Routing Wiedervorlage -> Berücksichtigung der Kündigungsfristen mit adäquater Reaktionszeit Rechtskonformität (Compliances) -> PDF/A, Aufbewahrungsfristen Fixe und dynamische Strukturen -> Aktenplan versus Echtzeitstati Anbindung an Drittsysteme -> ERP, Warenwirtschaft, FiBu, Sharepoint, etc. 39

16 ELOcontract: Kündigungsfristen per Wiedervorlage 40

17 ELOcontract: fixe und dynamische Registerstrukturen 41

18 ELOcontract Controlling 42

19 ELO isearch GooglenSie Ihr internes Know-how 43

20 ELO isearch Finden statt Suchen Herausforderung Finden Wiederauffinden der relevanten Informationen trotz unscharfer Suche Zeit- und Kostenersparnis durch selbstlernende Suchprozesse Eingrenzung und Annäherung durch unterstützende Anzeigevarianten 44

21 ELO isearch Basis Paket Autovervollständigung (Search-as-you-type) Tippfehlerkorrektur (meinten Sie vielleicht?) 46

22 ELO isearch Basis Paket Filter 49

23 ELO Highlights im Überblick robuste und ausgereifte Produkte auf Standards basierend antiproprietär starkes Userinterface mit integrierten Funktionen, wie Scanoption und Workflow individuelle Zugriffsarten (Multi-Client-Strategie) intuitive Bedienerführung ohne großen Schulungsaufwand ganzheitlich integriertes Produkt aus Archivserver, DMS und Workflow auf einer SQL-Datenbank nahtlose MS-Office-Integration modulare und offene Architektur und somit flexibel und auf alle Anforderungen anpassbar durchgängig skalierbar umfassende und variable Replikationsfähigkeit Jukebox- und Massenspeicher-Anbindung für eine ( revisionssichere ) Langzeitarchivierung Versionsverwaltung der Dokumente inklusive Versionsvergleich (alt/neu) Erstellung von selbsttragenden Archiven auf CD oder DVD selbstlernende Suche für Dokumente und s automatisiertes Scannen mit Datenextraktion und Validierung Vermeidung von physikalischen Doppelablagen und Datenredundanzen durch logische Kopien und Dublettenprüfung Anzeige von verschiedensten Dokumententypen (Office-Dokumente, CAD-Zeichnungen, Bild-, Ton- und Video-Dokumente etc.) variable und flexible Abbildung von Organisations- und Ablagestrukturen kundenfreundliches Lizenzmodell integrierte Automatisierung durch ELOscript(API) Plattformunabhängigkeit & Mandantenfähigkeit schneller Return On Invest(ROI) Made in Germany 67

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Bei Interesse an einer Demoversion einfach eine kurze Mail an: Marc Bartrina Marc Bartrina