Modernes Management Wir zeigen Ihnen, was wirklich wichtig ist
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- Karola Meissner
- vor 5 Jahren
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1 Modernes Management Wir zeigen Ihnen, was wirklich wichtig ist Achim Fassnacht, ELO Digital Office GmbH Leiter Produkte und Prozesse Stephanie Hampe, ELO Digital Office GmbH Produktmanagerin
2 ist Standard in der Unternehmenskommunikation 21: Mrd. 81% 2
3 als zentrales Kommunikationsmittel Rechtsverbindliche Korrespondenz Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern, Behörden, z.b.: digitaler Rechnungseingang, Anträge, Verträge, Informationsprozesse, z.b.: Hinweise auf AGB- Änderung, Terminerinnerungen, Externe / Interne Kommunikation Organisatorische Tätigkeiten; z.b.: Terminkoordination Informationsaustausch; z.b.: Produkt-Anfragen, Wissensaustausch, Gesprächsprotokolle, Informationsprozesse, z.b.: (automatisierte) Statusinformationen zu Warensendungen 3
4 Warum -Management? Technokratischer Ansatz Compliance Ansatz Prozessmanagement Ansatz Kosteneinsparung durch Entlastung der Hardwareressourcen Berücksichtigung aller rechtlichen Anforderungen bei der Archivierung, z.b.: Aufbewahrungsfristen Optimierung der Unternehmensprozesse durch effizientere Kommunikation 4
5 Compliance Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen s?* GDPdU + GOBS = GOBD HGB AO EHUG Sowie ggf. SOX, Basel II, AktG, UStG, FDA, usw. *nicht ausschließlich, nur die wichtigsten 5
6 Compliance und Cloud systeme in der Cloud, z.b. Microsoft Exchange Online, sind zulässig! Auch das Archiv in der Cloud ist zulässig - sofern in Deutschland Ansonsten gleiche Grundsätze wie on-premise 6
7 Formen der Archivierung Clientbasierte - Archivierung Serverbasierte - Archivierung Journaling 7
8 Formen der Archivierung Clientbasierte Archivierung Archivablage Drag & Drop Automatisierte Ablage Integriertes Arbeiten Ablage Recherche 8
9 Formen der Archivierung Serverbasierte Archivierung Archivablage Postboxen werden über ein oder mehrere Serverprozesse archiviert. Unternehmensprozesse können bereits während der Ablage automatisch ausgelöst werden 9
10 Formen der Archivierung Journaling Archivablage via Journaling Ab Gateway: Automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden s. Keine Manipulation oder Löschen von s möglich. 10
11 Compliance Risiko private s Private s im Unternehmen Unternehmen wird zum Telekommunikationsprovider! Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) & Telekommunikationsgesetz (TKG) müssen zusätzlich berücksichtigt werden!!! 11
12 Empfehlung für die Organisation Ableitung aus juristischen Rahmenbedingungen private s Versenden privater s untersagen Mitarbeitereinverständnis zur Archivierung eingehender privater s einholen Betriebsrat einbeziehen 12
13 Empfehlung für die Organisation Ableitung aus juristischen Rahmenbedingungen - Fristen Aufbewahrungsfrist für steuerlich relevante s >= 10 Jahre Löschfristen personenbezogener Daten, z.b.: Bewerbungen >= 6 Monate 13
14 Empfehlung für die Organisation Ableitung aus juristischen Rahmenbedingungen Archivierung (Halb-) automatisierte, vorgangsbezogene Ablagestruktur im Archiv Journalarchivierung in Kombination mit Server- und Clientarchivierung Anhänge immer im Originalformat aufbewahren Archivierungsformat für E- Mails: EML 14
15 ELO -Management Beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse ELO Workflow ELO DMS (Archiv) ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply Anwendungssystem z.b.: ERP 15
16 Live Demo 16
17 Zentrales -Management Mit der steigenden Menge an geschäftlich relevanten s steigen auch die Anforderungen an die Organisation, Informationssysteme und Benutzer! D. Mikeleit 17
18 ELO Standardlösungen Plattformspezifische ELO Produkte ELOxc for Microsoft EWS Inkl. ELOxc for Microsoft Outlook Server-/ Clientbasiertes Management ELO for IBM Notes ELO SAND / ELO Client Server-/ Clientbasiertes Management 18
19 ELO -Management Ihre Basis für erfolgreiche Prozesse Effizienz Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse und schnelle Informationsverfügbarkeit Kostenreduktion Entlastung Ihrer server Infrastruktur Compliance Rechtskonforme Archivierung und Einhaltung der IT-Compliance Schutz vor Datenverlust Durch automatisiertes Ablegen Informations- und Dokumentenverlust vermeiden Investitionsschutz Zukunftssichere Lösung: gleichermaßen geeignet für On- Premise, Cloud und Hybrid Integriertes Arbeiten Nahtlose Einbindung der Lösung in Microsoft Outlook / IBM Notes 19
20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
21 ELO ECM Tour 2016 ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Industriestrasse 50b, CH-8304 Wallisellen Die ELO Homepage finden Sie unter: ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel- Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. ELO gewährleistet und garantiert nicht, dass seine Produkte oder sonstigen Leistungen die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften sicherstellen. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle Rechte vorbehalten.
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