ELOxc for Microsoft EWS s sicher und effizient managen l

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1 ELOxc for Microsoft EWS s sicher und effizient managen l Stefan Sobe, Nexory GmbH Sales Manager ELO Business Breakfast

2 -Archivierung Die technische Grundlage für -Management Clientseitig (Mailbox) Serverseitig (Mailbox) Journaling Lokale Mailboxkopie Mailboxen Gateway ELO Archiv Mailserver 3

3 Grundlagenübersicht Welche Gesetze und andere rechtliche Vorgaben betreffen + GoBS ggf. SOX, Basel II, *) nicht ausschließlich, nur die wichtigsten 4

4 Empfehlungen für die Organisation Zusammenfassung abgeleitet aus den rechtlichen in Kombination mit Server- und des Versendens privater zur Archivierung eingehender privater für steuerlich relevante s >= 10 personenbezogener Daten, z.b. Bewerbungen <= 6 für s: immer im Originalformat vorgangsbezogene Ablagestruktur im Archiv 6

5 Zentrales -Management Blick auf die Realität: Folgerung Mit der steigenden Menge an geschäftlich relevanten s steigen auch die Anforderungen an die Organisation, Informationssysteme und Benutzer! 2014 D.Mikeleit 7

6 ELO-Standardlösungen Für geschäftlich relevante in ELO Full Client (Drag&Drop, Makro, ELO Automation Services (IMAP/POP3 über Java Mail ELOxc for Microsoft ELO Client for Microsoft ELO SAND Server Archiving for IBM ELO Client for IBM Nexory archivierung für DAVID Tobit, Postfix, SMTP, Exchange, Kerio 8

7 ELOxc for Microsoft EWS und Office 365 ELO-Power für Ihr -System Office 365 Mailboxen ELOxc Client for Microsoft Outlook Online Exchange Server lokal Exchange Journalserver ELOxc EWS & ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply Anwendungssysteme z.b. ERP, CRM, PPS, etc. Geschäftsprozess ELO Workflow 9

8 ELOxc for Microsoft EWS Funktionale Highlights im Konfiguration über Für Exchange on-premise, online (Office 365) und hybride Aktionsbäume statt Profile mehr Erweiterte Archivierungsformat Verwendung (fast) aller Exchange-Attribute Aktionen innerhalb der Postfächer auch ohne Unterstützung von Shared Sehr gute Skalierung durch mehrere Beliebige Reguläre Ausdrücke für Vergleiche und Flexibler Neue Viele nützliche Vorlagen (Templates) für Aktionsbäume 10

9 -Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Geschäftsprozess ELO Workflow ELO Archiv ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply Anwendungssystem z.b. ERP 11

10 Journaling Serverseitige Archivierung Clientseitige Archivierung NX ECM Mail Repository persönliche Haftung & Beweispflicht Die Speicherung und Verarbeitung von s ist von zentraler Bedeutung, wenn es um eine durchgängige Informationsversorgung geht. Um deren Beweiskraft, z.b. auch in steuerrechtlicher Hinsicht, zu erhalten, sind sie in der Regel im originären Format und idealerweise entsprechend qualifiziert gespeichert aufbewahrungspflichtig. Mit NX ECM Mail Repository können s nicht nur unter einfachen technischen Aspekten abgelegt, sondern Geschäftspartnern oder Vorgängen in führenden Systemen zugeordnet werden. Durch die Verknüpfung mit strukturierten Daten steht das enthaltene Wissen einfach und sicher nutzbar zur Verfügung. Diese Möglichkeiten der umfassenden Inhaltsorganisation stehen client- und serverseitig, beispielweise direkt in Microsoft Outlook und über entsprechende Content-Adapter für Exchange, Office 365 und IMAP, zur Verfügung. Für Lotus Notes und David Tobit stehen ebenfalls client- und serverseitige Module zur Verfügung. Unser NX ECM Repository unterscheidet hierbei die möglichen Formen der archivierung in folgende Verfahren: alle ein und ausgehenden Nachrichten werden direkt und automatisch in ein separates Repository übertragen zentrale Zugriffsbeschränkungen und ein zu etablierendes Vier-Augen Prinzip sind Bestandteil dieser Lösung Die Zentrale Ablage aller ein und ausgehenden Nachrichten erfolgt Postboxabhängig und regelbasiert Der Anwender kann nur auf sein archiv direkt zugreifen server werden entlastet Der Anwender entscheidet selbst welche zu welchem Vorgang im Archiv zugeordnet werden soll Zumeist per Drag & Drop aus dem Client heraus direkt in die Archivstruktur 1

11 Nexory NX ECM Mail Repository Regelbasierte und Serverseitige Archivierung mit Tobit David.fx Mit dieser Serverbasierten Tobit-Integration können Sie rechtssicher und ohne viel Aufwand das komplette Kommunikationsaufkommen in dem Dokumentenmanagementsystem ELO archivieren. Über eine einfache Administrationsoberfläche lässt Sie das Verhalten an ihre individuellen Anforderungen anpassen. Serverseitige Funktionen Zeitgesteuerte serverseitige Ablage von s, Voice und Fax o Entfernen von Nachrichten wenn gelesen oder nach Ablauf einer Frist o Individuelle Kennzeichnung archivierter Nachrichten Optionales Journaling - Rechtssichere Archivierung und Löschmanagement Konfigurieren einer einheitlichen Ablagestruktur per Drag & Drop Abbildung der Tobit-Ordnerstruktur in ELO Automatische Rechtevergabe in ELO je Regel an Anwender oder Gruppen Steuerung der Verarbeitung unter anderem über Ausschlusslisten (Blacklisting) Serverseitige verarbeitung durch integrierbare ELO BLP (Business Logic Provider) oder eigener Anwendungen über Regeln Manuelle Prozesssteuerung auf Basis definierter Regeln o Beispiele: Trennung Mail & Anhang Gezippten Anhang auspacken, nach ELO ablegen Workflows oder beliebige Nachbearbeitung starten System-Anforderungen Tobit Version 8 bis 12 / david.fx Archivierung in ELOprofessional oder ELOenterprise Version 6 bis 8 in Verbindung mit ELO- Indexserver Für den Einsatz von Tobit2ELO benötigen Sie folgende ELO Lizenz: o ELOprofessional oder ELOenterprise Named-User Lizenz oder o Indexserver Server-Lizenz (dokumentenabhängig für beliebig viele User) oder o Indexserver User-Lizenz Serverdienst unter OS Microsoft Windows Server 2008 R2/ 2012 R2 Microsoft Framework 4.5 Geschäftsführer Sitz der Gesellschaft Gera Tel.: Heiko Dietz Registergericht Jena Fax: Volksbank Bautzen eg HR B: m Konto USt. ID - Nr. DE info@nexory.com BLZ Seite 2 von 5

12 Nexory NX ECM Mail Repository Regelbasierte und Serverseitige Archivierung mit Tobit David.fx Oberfläche für die Einrichtung der Ablageregeln In ELO werden die s automatisch abgelegt. Geschäftsführer Sitz der Gesellschaft Gera Tel.: Heiko Dietz Registergericht Jena Fax: Volksbank Bautzen eg HR B: m Konto USt. ID - Nr. DE info@nexory.com BLZ Seite 3 von 5

13 Nexory NX ECM Mail Repository Regelbasierte und Serverseitige Archivierung mit Tobit David.fx Der TOBIT Client mit der NX ECM Mail Repository - Erweiterung für die Clientseitige Dateiablage Clientseitige Funktionen: ELO Verschlagwortung anzeigen und bearbeiten Öffnen von Dokumenten zur Ansicht Ablage nach ELO BLP mit entsprechender Business-Logik Aufruf und Suchergebnisse aus der ELO Volltextsuche konfigurierbare Übergabe von daten zusätzlich über die Clientseitige BLP Integration Clientseitige Vorgangsbezogene Ablage von s, Voice und Fax per Drag & Drop Client (3 Button) und Serverseitig (beliebige Regeln) ist die Ablage und Übergabe der Daten an individuelle ELO Business Partner Lösungen möglich Kundenindividuelle Anpassungen sind nach Absprache realisierbar. Eine im Umfang eingeschränkte Demoversion kann auf Nachfrage gern zur Verfügung gestellt und testweise eingerichtet werden. Bitte wenden Sie sich hierfür an unseren Vertrieb. Dienstleistungen zur Unterstützung und Einrichtung der Komponenten - Besprechung der Anforderungen Ihres Kundenprojektes - Festlegung der Ziele und Anforderungen in einer Art Lastenheft/ Besprechungsprotokoll - im Projekt wird eine gemeinsame Einrichtung auf Basis der festgelegten Anforderungen vorgenommen - Funktionsweise und möglichen Einstellungen des NX ECM Mail Repository Serverdienstes erläutern - Definition Ziele und Arbeitsweise archivierung (Journaling, Serverseitige E- Mailarchivierung, Clientseitige archivierung) - gibt es zusätzliche Anforderungen? - Installation und Einrichtung (Installation der Serverdienste, Zugangsdaten bereithalten für Tobit Server und ELO Server/ Archiv) - Einrichtung der serverseitigen Regeln (an einigen Beispielen) - Vorbereitungen der Clientseitigen Installation (bei Bedarf, an einem Beispiel) - Verfahrensdokumentation und Dokumentation der getroffenen Einstellungen Geschäftsführer Sitz der Gesellschaft Gera Tel.: Heiko Dietz Registergericht Jena Fax: Volksbank Bautzen eg HR B: m Konto USt. ID - Nr. DE info@nexory.com BLZ Seite 4 von 5