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1 Mailarchivierung / Intro Für r manche Prozesse braucht man auch weiterhin noch Papier Titelmasterformat Für r alle anderen nicht.

2 Mailarchivierung / Inhalt Technischer & Rechtlicher Hintergrund Clientseitige Archivierung (MS Outlook) d.3 import d.link for MS Outlook Titelmasterformat Serverseitig Archivierung (MS Exchange) Automatische Mailboxarchivierung Überwachung Spezieller Ordner Mailverarbeitung Postboxdesigner Posteingangs - Workflow

3 Mailarchivierung / Inhalt Technischer & Rechtlicher Hintergrund Clientseitige Archivierung (MS Outlook) d.3 import d.link for MS Outlook Titelmasterformat Serverseitig Archivierung (MS Exchange) Automatische Mailboxarchivierung Überwachung Spezieller Ordner Mailverarbeitung Postboxdesigner Posteingangs - Workflow

4 Mailarchivierung / Gründe Beispiele Angebote, Verträge per Direktversicherer kommunizieren mit Kunden bei Schadensfällen; Energieversorger erhalten von Kunden Wünsche zu Vertragsänderungen oder Ableseergebnisse zu Energieverbrauch Bestellungen in Internetshops werden per angestoßen Titelmasterformat Auswirkungen für Unternehmen Ständige Zunahme des verkehrs Notwendigkeit zu organisieren sowie mögliche Archivierungspflichtige bzw. archivierungswürdige -Vorgänge ordnungsgemäß zu speichern. Archivierung

5 Mailarchivierung / Gründe Gesetzliche Randbedingungen mit elektronische Signatur ist als rechtsverbindliches Original zu betrachten und sollten in zentral verwalteten und gesicherten Systemen abgelegt werden. Steuerrelevanten Daten (AO und GDPdU) müssen in einer Steuerprüfung auswertbar über die Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren bereitgestellt werden müssen. Per versendete Informationen müssen in digitaler Form aufbewahrt werden müssen, z.b.: Titelmasterformat Monteurabrechnungen, zur Abrechnung vom Monteur per E- Mail in die Zentrale zur Rechnungserstellung versendet Informationen zu Verrechnungspreisen für Leistungen und Halbzeuge zwischen Ländergesellschaften bei international tätigen Unternehmen. Möglichkeit solche s in einem kaufmännisch strukturierten Archiv abzulegen. Archivierung

6 Mailarchivierung / Gründe Gründe Archivierung Titelmasterformat

7 Mailarchivierung / Gründe Technische Randbedingungen -Systeme nicht für die langfristige Aufbewahrung von E- Mail-Objekten konzipiert (Laufzeiten und Speicherplatz) Abhilfe: Postfachgröße beschränken und den Anwender somit indirekt zu zwingen, überflüssige s zu löschen. Titelmasterformat Eigene persönliche -Archive auf den PCs oder Netzwerklaufwerken Vollständigkeit nicht gesichert Gesetzliche Formatvorlage Anforderungen nicht erfüllt des Untertitelmasters Bedarf zentral gesteuerten regelbasierten -Archivierungslösung. alle oder nur definierte Postfächer beobachten und s aufgrund von Merkmalen, wie Größe, Zeitraum letzter Zugriff, Anzahl der Mehrfachverteilung (Kopien) etc. auszulagern Archivierung

8 Mailarchivierung / Gründe Compliance Archivierung Protokollierung von Prozessen und Abläufen USA : Titelmasterformat Audit-Prozesse nach Sarbanes Oxley Act (SOX oder SOA). Europa & Deutschland Zahlreiche Compliance-Anforderungen, nur bisher so nicht bezeichnet: Deutsche Steuer- und Handelsgesetzgebung HGB, AO, GDPdU, GoBS, GwG Finanzwirtschaft das Thema Risikocontrolling Basel II, KonTraG und Verrechnungspreisdokumentation.

9 Mailarchivierung / Gründe Datenschutz vs. Compliance Archivierung Stellt die Firma den betriebseigenen Internetzugang für betriebsfremde, also private, Zwecke zur Verfügung, wird das Unternehmen dann rechtlich gesehen zu einem Titelmasterformat Geschäftsmäßigen Anbieter von Telekommunikationsdiensten Es unterliegt dann den rechtlichen Pflichten aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG). berwachung und Speicherung privater s ssig.. Eine zentrale durch Speicherung Klicken aller s, E bearbeiten also auch Danach ist eine Überwachung und Speicherung privater E nicht zulässig privater, ist nicht mit geltendem Recht vereinbar und kann empfindliche Strafen nach sich ziehen. Die Grenzlinien zwischen Privatem und Dienstlichem sind daher in Betriebsvereinbarungen festzulegen

10 Mailarchivierung / Inhalt Technischer & Rechtlicher Hintergrund Clientseitige Archivierung (MS Outlook) d.3 import d.link for MS Outlook Titelmasterformat Serverseitig Archivierung (MS Exchange) Automatische Mailboxarchivierung Überwachung Spezieller Ordner Mailverarbeitung Postboxdesigner Posteingangs - Workflow

11 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] Titelmasterformat Datei->Speichern Unter Als msg

12 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.3 Import Titelmasterformat Ablage : (1) Mit Mit d.3 import ohne Hilfsmittel (2) Manuelle Attributierung

13 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.3 Import Titelmasterformat Ergebnis: Mail existiert 2x: (1) (1) Auf dem Mailserver bzw. Outlook (2) Im Archiv

14 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook Titelmasterformat Ablage aus Outlook: d.link für r MS Outlook

15 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook Titelmasterformat Ablage aus Outlook: d.link für r MS Outlook

16 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook Titelmasterformat Ohne Konfiguration: Wie d.3 import

17 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook Titelmasterformat Konfiguration: Zuordnung der Standard- - Felder(!) zu Archivfeldern

18 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook Titelmasterformat Konfiguration Beispiel Bleibt bis zur Änderung erhalten

19 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook Titelmasterformat Attributfelder: Vorbelegt aus Rest: Manuell

20 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook 1 Attributfelder: Titelmasterformat (1) Vorbelegt aus (2) Rest: Manuell 2 3 (3) Attributergän- zungen aus d.3

21 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook Mail inkl. Anhang Titelmasterformat (1) Anhang 1 Einstellung : Anhang entfernen

22 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Mailgrössen Titelmasterformat (1) Auf Mailserver (2) im Archiv 2 1 Ablage [Client] d.link for Outlook Volllaufen des Mailservers wird verhindert Anhang bei Bedarf aus d.3 (auch aus Outlook)

23 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook Private Sicherheits- Titelmasterformat kopien werden vermieden -> Server- 2 Speicherplatz verringert

24 Mailarchivierung / Inhalt Technischer & Rechtlicher Hintergrund Clientseitige Archivierung (MS Outlook) d.3 import d.link for MS Outlook Titelmasterformat Serverseitig Archivierung (MS Exchange) Automatische Mailboxarchivierung Überwachung Spezieller Ordner Mailverarbeitung Postboxdesigner Posteingangs - Workflow

25 Mailarchivierung / Inhalt Ablage [Server] d.link for Exchange Titelmasterformat Eintreffende Mail Im Benutzerpostfach Direkt nach Empfang

26 Mailarchivierung / Inhalt Ablage [Server] d.link for Exchange Modus - Mailbody beibehalten 1 Titelmasterformat - Anhänge nge entfernen Eintreffende Mail Im Benutzerpostfach Nach Archivierung d.d.. Server

27 Mailarchivierung / Inhalt Ablage [Client] d.link for Exchange Aufruf des 1 Attachments (aus d.3) Titelmasterformat

28 Mailarchivierung / Inhalt Ablage [Server] d.link for Exchange Modus - Alles beibehalten Titelmasterformat 1 2 Im Archiv abgelegt: 1: Im Original 2: Vertifft

29 Mailarchivierung / Inhalt Ablage [Server] d.link for Exchange 1 Modus (1) Alles beibehalten Titelmasterformat (2) Anhänge nge separiert 2 Im Archiv abgelegt: 1: Im Original 2: Vertifft

30 Mailarchivierung / Inhalt Ablage [Server] d.link for Exchange Ablage in überwachten Ordner Titelmasterformat 1

31 Mailarchivierung / Inhalt Ablage [Server] d.link for Exchange Ablage in überwachten Ordner Titelmasterformat Modus 1 (2) Anh (1) Alles entfernt Anhänge nge separiert Im Archiv abgelegt: 1: Im Original 2: Vertifft

32 Mailarchivierung / Inhalt Ablage [Server] d.link for Exchange 1 Wiederherstellen 1 (1) Wiederherstellen Titelmasterformat (2) Job (3) Ergebnis 3 2

33 Mailarchivierung / Inhalt Benutzerpostfächer Vertrieb Ablage [Server] d.link for Exchange Einstellungen: Keine automatische Archivierung (1) Willi Test: Titelmasterformat (2) Technik Automatische Archivierung (Kopie) (3) Vertrieb Technik Willi Test Automatische Archivierung Anhänge in d.3 Öffentlicher Ordner Demo Archivierung und Anhänge in d.3

34 Mailarchivierung / Inhalt Technischer & Rechtlicher Hintergrund Clientseitige Archivierung (MS Outlook) d.3 import d.link for MS Outlook Titelmasterformat Serverseitig Archivierung (MS Exchange) Automatische Mailboxarchivierung Überwachung Spezieller Ordner Mailverarbeitung Postboxdesigner Posteingangs - Workflow

35 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Mailbearbeitung dbs postboxdesigner Titelmasterformat Weiterleitungen von Dokumenten in einem festen Regelwerk im Ad- Hoc Workflow

36 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Titelmasterformat Mailbearbeitung nwc mailflow Erweitung / Kombination mit Workflowfunktionalität (1) Zuweisen zu Kunde/Auftrag/Vorgang (2) Eröffnen eines neuen Vorgangs (3) Weiterleiten an (4) Warten bis (5) Warten auf Eintreffen (Antwort-) Dokument (6) Ablage zusätzlicher Dokumente zum Vorgang(Integration MSO) (7) Direkter Mailversand aus dem WF (8).

37 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Mailbearbeitung nwc mailflow Kunde Auftrag/Projekt Sync Datenbankserver Titelmasterformat Archivstruktur Vorgang Posteingang Aufstellung..

38 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Bearbeitungmaske (3) Vorgang bearbeiten Titelmasterformat Automatisches Logging des Benutzers Nächster Sachbearbeiter (SB) / ToDo Eröffnen neuer Vorgang (Warte) frist Zuweisen Dokumentart (Qualifizierung) / Eingabe weiterer Dokumentattribute

39 Workflow Rechnungsprüfung Bearbeitungmaske (3) Kopplung an ERP Titelmasterformat

40 Workflow Rechnungsprüfung Bearbeitungmaske (4) Dokumente erzeugen Titelmasterformat Zwecke Die Attribute des Vorgangs werden automatisch übernommen Vorlagen für f r verschiedene Zwecke hinterlegbar Ablage automatisch in d.3 ohne manuelles Zutun des Benutzers

41 Workflow Rechnungsprüfung Bearbeitungmaske (6) Outlook Titelmasterformat Outlook Outlook öffnet sich mit den Vorgangsrelevanten Attributen in einem eigenen Mailformular Beim Versender der Mail wird automatisch eine Kopie in d.3 zu dem Vorgang abgelegt.

42 Anwenderschulung d.3 Vielen Dank Demo Titelmasterformat -Live-

43 Anwenderschulung d.3 Vielen Dank Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Titelmasterformat

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