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1 Mailarchivierung / Intro Für r manche Prozesse braucht man auch weiterhin noch Papier Titelmasterformat Für r alle anderen nicht.

2 Mailarchivierung / Inhalt Technischer & Rechtlicher Hintergrund Serverseitig Archivierung (MS Exchange) Clientseitige Archivierung (MS Outlook) Ausblick Titelmasterformat Zusammenfassung

3 Mailarchivierung / Inhalt Technischer & Rechtlicher Hintergrund Serverseitig Archivierung (MS Exchange) Clientseitige Archivierung (MS Outlook) Ausblick Titelmasterformat Zusammenfassung

4 Mailarchivierung / Gründe Beispiele Angebote, Verträge per Direktversicherer kommunizieren mit Kunden bei Schadensfällen; Energieversorger erhalten von Kunden Wünsche zu Vertragsänderungen oder Ableseergebnisse zu Energieverbrauch Bestellungen in Internetshops werden per angestoßen Titelmasterformat Auswirkungen für Unternehmen Ständige Zunahme des verkehrs Notwendigkeit zu organisieren sowie mögliche Archivierungspflichtige bzw. archivierungswürdige -Vorgänge ordnungsgemäß zu speichern. Archivierung

5 Mailarchivierung / Gründe Gesetzliche Randbedingungen mit elektronische Signatur ist als rechtsverbindliches Original zu betrachten und sollten in zentral verwalteten und gesicherten Systemen abgelegt werden. Steuerrelevanten Daten (AO und GDPdU) müssen in einer Steuerprüfung auswertbar über die Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren bereitgestellt werden müssen. Per versendete Informationen müssen in digitaler Form aufbewahrt werden müssen, z.b.: Titelmasterformat Monteurabrechnungen, zur Abrechnung vom Monteur per E- Mail in die Zentrale zur Rechnungserstellung versendet Informationen zu Verrechnungspreisen für Leistungen und Halbzeuge zwischen Ländergesellschaften bei international tätigen Unternehmen. Möglichkeit solche s in einem kaufmännisch strukturierten Archiv abzulegen. Archivierung

6 Mailarchivierung / Gründe Gründe Archivierung Titelmasterformat

7 Mailarchivierung / Gründe Technische Randbedingungen -Systeme nicht für die langfristige Aufbewahrung von E- Mail-Objekten konzipiert (Laufzeiten und Speicherplatz) Abhilfe: Postfachgröße beschränken und den Anwender somit indirekt zu zwingen, überflüssige s zu löschen. Titelmasterformat Eigene persönliche -Archive auf den PCs oder Netzwerklaufwerken Vollständigkeit nicht gesichert Gesetzliche Formatvorlage Anforderungen nicht erfüllt des Untertitelmasters Bedarf zentral gesteuerten regelbasierten -Archivierungslösung. alle oder nur definierte Postfächer beobachten und s aufgrund von Merkmalen, wie Größe, Zeitraum letzter Zugriff, Anzahl der Mehrfachverteilung (Kopien) etc. auszulagern Archivierung

8 Mailarchivierung / Gründe Compliance Archivierung Protokollierung von Prozessen und Abläufen USA : Titelmasterformat Audit-Prozesse nach Sarbanes Oxley Act (SOX oder SOA). Europa & Deutschland Zahlreiche Compliance-Anforderungen, nur bisher so nicht bezeichnet: Deutsche Steuer- und Handelsgesetzgebung HGB, AO, GDPdU, GoBS, GwG Finanzwirtschaft das Thema Risikocontrolling Basel II, KonTraG und Verrechnungspreisdokumentation.

9 Mailarchivierung / Gründe Datenschutz vs. Compliance Archivierung Stellt die Firma den betriebseigenen Internetzugang für betriebsfremde, also private, Zwecke zur Verfügung, wird das Unternehmen dann rechtlich gesehen zu einem Titelmasterformat Geschäftsmäßigen Anbieter von Telekommunikationsdiensten Es unterliegt dann den rechtlichen Pflichten aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG). berwachung und Speicherung privater s ssig.. Eine zentrale durch Speicherung Klicken aller s, E bearbeiten also auch Danach ist eine Überwachung und Speicherung privater E nicht zulässig privater, ist nicht mit geltendem Recht vereinbar und kann empfindliche Strafen nach sich ziehen. Die Grenzlinien zwischen Privatem und Dienstlichem sind daher in Betriebsvereinbarungen festzulegen

10 Mailarchivierung / Prizipielle Techniken Komponenten Verfahren Archivierung Techniken Titelmasterformat

11 Archivierung mit d.3 Komponenten der Mailarchivierung Komponenten Mailserver - MS Exchange - Lotus Domino - Tobit David - Novell Groupwise Titelmasterformat d.exchange - Koppelelement zwischen Mailserver und Archiv - Filtert regelbasiert s aus und archiviert sie d.3 - Ablage Maildokumente in (revisionssicherem) Archiv

12 Archivierung mit d.3 Arten der Mailarchivierung (Ohne Benutzerinteraktion) Titelmasterformat und Szenarien überführt -Ohne Benutzeraktion (Datenschutz!) Ganze Postfächer (z.b. Posteingang) und Öffentliche Ordner werden überwacht Eintreffende Mails werden nach Regeln ins Archiv Problem: Datenschutz (TK( TK-Gesetz) wg. privater Mails

13 Archivierung mit d.3 Arten der Mailarchivierung (Mit Benutzeraktion) Titelmasterformat Szenarien -Mit Benutzeraktion (Serverseitig) (Vollständigkeit / Compliance) Nur spezielle (bekannte) Ordner werden überwacht Benutzer entscheidet welche Mails seiner Meinung nach (archivierungswürdig rdig) ) sind Problem: Es können k Mails fehlen die archivierungpflichtig sind

14 Archivierung mit d.3 Arten der Mailarchivierung (Mit Benutzeraktion) Titelmasterformat Szenarien -Mit Benutzeraktion (Clientseitig) (Vollständigkeit / Compliance) keine Überwachung von Ordnern, alle Mails werden manuell abgelegt Benutzer entscheidet welche Mails seiner Meinung nach (archivierungswürdig rdig) ) sind Problem: Es können k Mails fehlen die archivierungpflichtig sind

15 Mailarchivierung / Inhalt Technischer & Rechtlicher Hintergrund Serverseitig Archivierung (MS Exchange) Automatische Mailboxarchivierung Überwachung Spezieller Ordner Titelmasterformat Clientseitige Archivierung (MS Outlook) Ausblick Zusammenfassung

16 Archivierung mit d.3 Automatische Archivierung aller s Nutzt die Exchange- Server Journalfunktion Titelmasterformat

17 Archivierung mit d.3 Automatische Archivierung Benutzer s Archiv entscheidet über Archivierung Per User/Gruppen Benutzerpostfächer werden überwacht Mail Server Exchange Nur der Unterordner d3archiv wird überwacht nicht die INBOX! Benutzer Mailbox Archivierung Regelbasiert Redition Service Überführung in Langzeitstabile Formate Titelmasterformat Überwachung d.exchange Formatvorlage Regeln: des Untertitelmasters - Alle Mails Mail - Ablage: Separiert, Langzeitstabil Klicken (Body) durch bearbeiten Attribute aus: - StandardMail Attribute -Betreff - Eingangsdatum, - Empfänger Mail (Anhänge) Mail (Anhänge) Entfernen der Anhänge aus dem Mailserver Steuerung über Benutzer / Gruppen im AD ggf. Unvollständig Rechtlich unbedenklich

18 Archivierung mit d.3 Automatische Archivierung Benutzer s - Alle Mails - Ablage: Separiert, Langzeitstabil Benutzer entscheidet über Archivierung -Serverseitig- Bekannte Ordner werden überwacht Mail Server Exchange Benutzer Mailbox d3archiv Archivierung Regelbasiert Titelmasterformat Überwachung Formatvorlage d.exchange des Untertitelmasters Regeln: Redition Service Mail (Body) Überführung in Langzeitstabile Formate Nur der Unterordner d3archiv wird überwacht nicht die INBOX! ggf. Unvollständig Rechtlich unbedenklich Attribute aus: - StandardMail Attribute -Betreff - Eingangsdatum, - Empfänger Mail (Anhänge) Mail (Anhänge) Entfernen der Anhänge aus dem Mailserver

19 DEMO Titelmasterformat

20 Mailarchivierung / Inhalt Technischer & Rechtlicher Hintergrund Serverseitig Archivierung (MS Exchange) Clientseitige Archivierung (MS Outlook) Manuelle Ablage Teilmanuelle Ablage Titelmasterformat Automatische Ablage Ausblick Zusammenfassung

21 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook Titelmasterformat Ablage aus Outlook: d.link für r MS Outlook

22 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook Titelmasterformat Ohne Konfiguration: Wie d.3 import

23 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook Titelmasterformat Konfiguration: Zuordnung der Standard- - Felder(!) zu Archivfeldern

24 Demonstration d.3 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook Titelmasterformat Konfiguration Beispiel Bleibt bis zur Änderung erhalten

25 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook 1 Attributfelder: Titelmasterformat (1) Vorbelegt aus (2) Rest: Manuell 2 3 (3) Attributergän- zungen aus d.3

26 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Ablage [Client] d.link for Outlook Mail inkl. Anhang Titelmasterformat (1) Anhang 1 Einstellung : Anhang entfernen

27 Mailarchivierung / Client (MS Outlook) Mailgrössen Titelmasterformat (1) Auf Mailserver (2) im Archiv 2 1 Ablage [Client] d.link for Outlook Volllaufen des Mailservers wird verhindert Anhang bei Bedarf aus d.3 (auch aus Outlook)

28 Vielen Dank Demo Titelmasterformat -Live-

29 Mailarchivierung / Inhalt Technischer & Rechtlicher Hintergrund Serverseitig Archivierung (MS Exchange) Clientseitige Archivierung (MS Outlook) Ausblick Titelmasterformat Zusammenfassung

30 Ausblick(1) Verknüpfung mit anderen Dokumenten Information Konsolidierung Titelmasterformat Sammeln aller Informationen zu Vorgängen Unabhängig ngig von Herkunft / Erzeuger- Programm

31 Ausblick(2) Workflow Eingangspost Titelmasterformat Mailbearbeitung nwc mailflow Erweitung / Kombination mit Workflowfunktionalität (1) Zuweisen zu Kunde/Auftrag/Vorgang (2) Eröffnen eines neuen Vorgangs (3) Weiterleiten an (4) Warten bis (5) Warten auf Eintreffen (Antwort-) Dokument (6) Ablage zusätzlicher Dokumente zum Vorgang(Integration MSO) (7) Direkter Mailversand aus dem WF (8).

32 Ausblick(3) Was geht noch? d.local d.web dbs contract d.office Titelmasterformat d.capture Formatvorlage batch des Untertitelmasters d.proxy d.classify Schnittstellen: ERP Systeme, Sharepoint,..

33 Mailarchivierung / Inhalt Technischer & Rechtlicher Hintergrund Serverseitig Archivierung (MS Exchange) Clientseitige Archivierung (MS Outlook) Ausblick Titelmasterformat Zusammenfassung

34 Mailarchivierung / Zusammenfassung Entlastung Mailserver Revisionssichere Archivierung Erfüllen Gesetzlicher Anforderungen Titelmasterformat Basis für Formatvorlage : des Untertitelmasters Ausser-Standard -Felder Konsolidierung Informationen & Dokumente Dokumentenlenkung / Prozesslenkung

35 Anwenderschulung d.3 Vielen Dank Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Titelmasterformat

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