ELO Dokumentenmanagementsystem für Apotheken

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1 ELO Dokumentenmanagementsystem für Apotheken

2 S e i t e 2 Lassen Sie uns diesen Weg gemeinsam gehen! #papierlos #rechtssicher #effizient

3 S e i t e 3 Über uns - bitma solutions GmbH Seit 2006 sind wir von bitma solutions ein verlässlicher und kompetenter Ansprechpartner im IT- und Dokumentenmanagement-Bereich. Mit Sitz in Erlangen betreuen wir deutschlandweit Unternehmen aus den verschiedensten Branchen. Im Mittelpunkt steht immer unser Kunde, welcher bei der Realisierung seiner individuellen IT-Lösungen stets von uns begleitet, beraten und unterstützt wird. Als langjähriger ELO-Business-Partner, aufgrund von Erfahrung und Kompetenz, weiß unser Team worauf es im einzelnen Unternehmen ankommt. Es gibt bei jedem Unternehmen viele verschiedene Anforderungen zu beachten daher ist es wichtig, diese entsprechend zu unterstützen und so gut es geht zu entlasten, sodass die benötigte Zeit der Bürokratie auf ein Minimum sinkt und die Zeit für wichtigere Dinge, wie zum Beispiel für die Dauer einer Kundenberatung steigt. In der Pharmabranche sind wir nun bereits seit mehr als 10 Jahren erfolgreich etabliert. Wir suchen und realisieren mit unseren Kunden zusammen die ideale Lösung zur Digitalisierung in Ihrem Unternehmen. Aufgrund des hohen Automatisierungsgrades und durch die Anwendungsfreundlichkeit ist das ELO-DMS somit das perfekte Werkzeug um Arbeitsabläufe zu unterstützen. Unsere Vision Jedes Unternehmen ist einmalig und hat seine eigenen Anforderungen. Das perfekte Werkzeug für jeden Kunden getreu unserem Motto #papierlos #rechtssicher #effizient.

4 S e i t e 4 Warum überhaupt ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)? Archivierung Sie archivieren Ihre Dokumente digitalisiert und rechtssicher in Ihrem ELO DMS. Ihr Vorteil - Vernichtung von Papierdokumenten: keine Ordnerschränke mehr im Unternehmen/Keller/Dachboden - Lesbarkeit der Dokumente auch nach 10 Jahren Wiederauffindbarkeit Mit ELO sind Sie in der Lage Ihre Dokumente anhand der Volltextsuche schneller zu finden und falls nötig auch Ihre Treffer einzugrenzen. Typisches Szenario: Ihr gesuchtes Dokument wurde aller Wahrscheinlichkeit nach im falschen Ordner abgelegt, aber in welchem? So schnell werden Sie dieses Dokument nun nicht mehr finden. Mit ELO: Selbst wenn das Dokument im falschen Ordner liegt, so finden Sie dieses anhand unserer Volltextsuche und unseren Filteroptionen wieder in kürzester Zeit. Automatisierung und Prozessabbildung Durch den hohen Automatisierungsgrad können Sie Dokumente automatisch ablegen lassen und verschiedenste Prozesse (Workflows) abbilden. Je nach Warenwirtschaftshersteller bieten wir Schnittstellen an, sodass beispielsweise alle Ausgangsrechnungen/-dokumente automatisiert in Ihrem ELO Archiv an der richtigen Stelle landen und zwar ohne weitere Prozessschritte. Des Weiteren können Sie alle analogen Arbeitsprozesse im Unternehmen digitalisiert abbilden und somit wirklich papierlos arbeiten. Ihr Vorteil - Hoher Automatisierungsgrad und dadurch mehr Zeit für Ihre Beratungen - Kein Herumflattern von Papierbelegen oder gar Kopien - Keine Mehrfachbearbeitung - Nachvollziehbarkeit aller Prozesse

5 S e i t e 5 Welche Dokumente können in ELO abgelegt werden? Steuerrechtlich relevante Dokumente Apothekenspezifische Dokumente Verwaltung/ tägl. Betriebsablauf Rechnungen Herstellungsprotokolle QMS Dokumente Lieferscheine Dokumentationen Verträge Bestellungen Rezepte Personalakten Unabhängig von den oben genannten Dokumenten können Sie natürlich auch jedes andere Dokument in ELO ablegen - völlig egal welches Format (TIFF, PDF, Word, Excel, PPT, uvm.) ELO für Ihre Apotheke - Unabhängig von der Warenwirtschaft - Schnittstellen zu namhaften Warenwirtschaftsherstellern für optimale Prozessabläufe - Skalierbar von der Einzelapotheke bis hin zum Filialverbund - Mobiles Arbeiten mit IOS oder Android - Plattformunabhängig für Windows, Apple oder webbasierende Lösungen - Integrierte Signaturlösung nach ApBetrO 22 - Automatisierte Belegerfassung mit dem Modul DocXtractor

6 S e i t e 6 Die Archivstruktur in ELO Durch seine hohe Flexibilität ist das DMS individuell anpassbar und dadurch branchenunabhängig. Jedoch gibt es gerade im Gesundheitswesen besondere Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Deshalb haben wir speziell für unsere Apotheken ein komplett vorgefertigtes und einsatzfähiges System entwickelt, welches sich in folgende Bereiche unterteilt: Betriebsablauf Krankenkasse Kunden Lieferanten Dokumentation (z.b. Herstellungsprotokolle) Rezepte Kasse Finanzen Personal Privat Steuer Versicherungen Alle Bereiche sind mit verschiedenen Berechtigungen versehen, sodass jeder nur das sieht, was er wirklich sehen darf. Die Berechtigungen sind jeweils pro Benutzer einstellbar. Beispielsweise kann der höherberechtigte Benutzer alles sehen, wohingegen die Mitarbeiter des Teams nur die relevanten Bereiche einsehen können. Selbstverständlich können die Strukturen und die Berechtigungen auch entsprechend angepasst oder erweitert werden. Ihr ELO-Archiv standortunabhängig Gerade beim Einsatz von Filialen oder Homeoffice bietet sich die standortunabhängige DMS-Lösung an. Sie können an einem Standort bleiben und von dort aus auch die Dokumente der anderen Filiale einsehen. Natürlich können Sie in ELO auch mit dem Smartphone/Tablet oder von einem anderen PC aus arbeiten - egal ob von zu Hause oder von unterwegs. Sie haben alle Dokumente jederzeit bei sich.

7 S e i t e 7 Steuerberater-Export Nach Absprache mit Ihrem Steuerberater werden alle relevanten Dokumente festgelegt, welche mit nur einem Klick exportiert werden. Entscheiden Sie selbst, wie oft bzw. in welchem Abstand Sie Ihre Dokumente an den Steuerberater übertragen möchten. Zudem müssen Sie nicht mehr auf Ihre Dokumente warten, bis Sie wieder vom Steuerberater zurückkommen. Ihre Vorteile - Kein lästiges Heraussuchen der relevanten Dokumente - Keine Transportwege zum Steuerberater - Jederzeit Zugriff auf die Dokumente - Enorme Zeit- und Kosteneinsparung Schnellere Wiederauffindbarkeit Was ist, wenn das Dokument im falschen Ordner abgelegt wurde? So schnell finden Sie dieses Dokument nicht wieder! Mit unserem DMS finden Sie Ihre Dokumente dank der Volltextsuche wieder, selbst wenn es im falschen Ordner liegt. Denn die Volltextsuche greift nicht nur auf die hinterlegte Information zu, welche Sie angegeben haben, sondern auch auf den Inhalt des Dokumentes. Zudem können Sie anhand von Filtermöglichkeiten Ihre Suchtreffer um ein vielfaches eingrenzen, um so schnell an Ihr gesuchtes Dokument zu kommen. Projektmanagement Planen Sie Ihre Projekte mit unserem Projektmanagement. Legen Sie Ihr Projekt z.b. einen Aktionstag an. Sammeln Sie alle Aufgaben, die zu tun sind. Sie können die Aufgaben der Wichtigkeit nach bewerten, um so die Priorität festzulegen. Legen Sie die Zuständigkeit fest. Welcher Benutzer ist für welche Aufgaben zuständig und legen Sie die Aufgabe in jeweilige Projektbereiche (in Bearbeitung, erledigt, ) Signaturlösung Drucken Sie immer noch Ihre Herstellungsprotokolle und Plausibilitätsprüfung aus und unterschreiben diese händisch? Das geht auch anders/besser: Verwenden Sie die ELO Signaturlösung um aus Ihrem Laborprogramm die Dokumente direkt digitalisiert in Ihr DMS zu übergeben. Von dort aus kann es qualifiziert elektronisch signiert werden, wie dies auch in der ApBetrO 22 verlangt wird.

8 S e i t e 8 Digitalisierte Arbeitsprozesse Rechnungsprüfung, Personalthemen, QMS-Pflege, Herstellungsprotokolle oder auch Retaxationen wie Genehmigungen und viele mehr. All diese Arbeitsprozesse können wir digitalisiert in Ihrem ELO abbilden und automatisiert starten lassen. Wir hinterlegen an jeweiligen Aufgabenpunkten die entsprechenden Benutzer, sodass man die Dokumente nur als Aufgabe erhält, insofern der Benutzer aktiv etwas machen muss. Hier ein einfacher Rechnungseingangs-Workflow: Zudem können Workflows so gestaltet werden, dass diese zugleich ein roter Leitfaden für all Ihre Mitarbeiter sind. Weiß denn jeder bei der Rechnungsprüfung, welche Pflichtangaben auf der Rechnung stehen müssen und was der korrekte Firmenname ist? Da jedes Unternehmen unterschiedliche Arbeitsprozesse hat, können Workflows natürlich individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmt werden egal ob Sie einen oder mehrere Standorte haben.

9 S e i t e 9 Vertragsmanagement Verwalten Sie all Ihre Verträge mit dem ELO Vertragsmanagement und haben Sie jederzeit alles im Blick. Wann steht die Kündigungsfrist an und wann läuft welcher Vertrag aus? Mit der Übersichtsfunktion behalten Sie alle Vertragskosten im Auge und planen mit aktuellen Zahlen. Das ELO Vertragsmanagement generiert Ihnen zum Stichtag automatisch eine Übersicht, in der die unterschiedlichen Kosten bzw. Liquiditätsabflüsse berücksichtigt werden. ELO for Mobile Devices ELO for Mobile Devices ermöglicht mobiles Arbeiten ohne Zeitverzögerung. Über Smartphones oder Tablets können Anwender orts und zeitunabhängig auf Ihr ELO Archiv zugreifen und die ECM Basisfunktionen von unterwegs nutzen. Darüber hinaus bietet die App vielfältige Interaktionsund Kooperationsmöglichkeiten, z.b. die Kommunikation per ELO Feed oder das Starten und Weitergeben formularbasierter Workflows. Dokumente können mobil in Drittapplikationen, z.b. der Microsoft Word App, erstellt und direkt im ELO Archiv abgelegt werden ohne die führende Applikation zu verlassen. Durch die Offline Funktionalität der App können Anwender auch ohne bestehende Internetverbindung auf ihre Dokumente zugreifen. ELO for Mobile Devices wurde als native App für die mobilen Plattformen ios und Android entwickelt. Für BlackBerry 10 ist sie per Android Runtime verfügbar. ELO for Mobile Devices im Überblick: Workflows starten, bearbeiten und weitergeben Ablage neuer Dokumente von unterwegs Zusammenarbeit mit Drittapplikationen, z.b. den Microsoft Office Apps Schnelle Suche durch isearch Technologie Dokumente per ELO Link, E Mail oder als Anlage einfach versenden Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Dokumente Teilnahme an dokumentenbasierten Diskussionen über den ELO Feed Erfassung und Zugriff auf Dokumente auch ohne Netzverbindung Verfügbar für Android, ios und BlackBerry 10

10 S e i t e 10 DocXtractor Der DocXtractor ist eine Erweiterung zur intelligenten und automatischen Klassifizierung sowie Verarbeitung eingehender Dokumente. Das System lernt mit und ist dadurch auch in der Lage, neue Dokumente inhaltlich zu analysieren, zu bewerten und dem richtigen Geschäftsprozess zuzuordnen. So erkennt der DocXtractor beispielsweise bei einem eingehenden Fax, um welche Dokumentenart es sich handelt und extrahiert die erforderlichen Daten wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum oder Beträge. Handelt es sich um eine Rechnung, prüft das Modul, ob auch die richtigen Bestellungen oder Lieferscheine im ERP-System vorliegen. Geschäftsdokumente und deren Inhalte lassen sich nahezu vollständig automatisiert in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse überführen. ELOxc for Microsoft EWS Jede , die einem Handelsbrief gleicht, muss auch entsprechend archiviert werden. Da das manuelle Ablegen der einzelnen s durch die Entscheidungen der Mitarbeiter nicht zu 100% gewährleistet werden kann, bietet ELOxc for Microsoft EWS eine Lösung der automatischen Archivierung der s an, ohne dass Sie manuell etwas dafür tun müssen. So können s, die einen bestimmten Bezug zu einem Vorgang beinhalten, beispielsweise automatisch in den zugehörigen Ordner verschoben werden. Durch die Automatismen wird für einen aufgeräumten Posteingang gesorgt und sowohl die Mitarbeiter als auch die Postfachdatenbanken von Microsoft Exchange werden entlastet. Des Weiteren wird hier von einer sogenannten revisionssicheren Archivierung gesprochen. ELOxc for Microsoft EWS im Überblick: Einbindung der Lösung in Microsoft Outlook Integration der s in die Geschäftsprozesse Bedarfsgerecht um verschiedene Komponenten erweiterbar Rechtskonforme Archivierung und Einhaltung der IT-Compliance möglich Schutz vor Datenverlust Einfache Suche und schnelle Verfügbarkeit der Informationen Entlastung des -Servers Flexible Möglichkeiten: Client- und serverbasierte Archivierung möglich

11 S e i t e 11 Suche nicht nach Fehlern, suche nach Lösungen. Henry Ford

12 S e i t e 12 Sie haben noch Fragen? Gerne zeigen wir Ihnen die Vorteile in einer Online-Präsentation und einer persönlichen Beratung auf! Ihr Ansprechpartner rund um das Thema Dokumentenmanagement für Apotheken Ihr Ansprechpartner: Herr Bernd Maier Tel