Modernes -Management ELO für Outlook, Exchange, Notes & Co.

Transkript

1 Modernes -Management ELO für Outlook, Exchange, Notes & Co. Iacob Tropa Produktmanager

2 Agenda Typische Fallen/Probleme der elektronischen Post Umgang mit s in Unternehmen Verschiedene Ansätze für erfolgreiches -Management Prozesse unter den Gesichtspunkten der Die Anwendersicht Live-Demo 2

3 Sie haben Post! Sind Ihre s schon ein Problemfall? Typische Fallen der elektronischen Post Nachrichten werden übersehen Versehentliches Löschen Unübersichtlichkeit schwierige Suche Gelesen/Ungelesen als Bearbeitungsstatus Falsche Erwartungshaltung des Absenders Häufige Unterbrechung des Arbeitsflusses und so weiter! -Management 3

4 Definition: -Management Definition in zwei Sätzen is the de facto standard for business communication across organizations at this time. Just as any other type of business information and record, must be included as part of, and adhered to, the organizational standards addressing information and records. (Quelle: AIIM) Freie Übersetzung: ist derzeit der organisationsübergreifende de-facto Standard für geschäftliche Kommunikation. Wie jede andere Art von geschäftsrelevanten Informationen und Aufzeichnungen muss als Teil dieser gemäß der organisationsüblichen Standards miteinbezogen und behandelt werden. 4

5 -Management Blick auf die Realität: Umfrageergebnisse Unternehmen, die...keine Compliance-Richtlinien für s festgelegt haben 33%...in Backups nach rechtlich relevanten Informationen suchen müssten 40% wichtige s in persönlichen Outlook-Ordnern ablegen 45% das Löschen bestimmter s nicht mehr nachvollziehen können 84%...ein DMS/ECM/EMM zur ablage besitzen 19% Quelle: AIIM Industry Watch Report Management, Mai

6 -Archivierung Die technische Grundlage für -Management Clientseitig (Mailbox) Serverseitig (Mailbox) Journaling Mailbox Gateway Mailboxen ELO Archiv Mailserver 6

7 Prozessbetrachtung unter dem Gesichtspunkt von s Prozesse werden durch s: ausgelöst begleitet gestützt gesteuert beschleunigt abgeschlossen 7

8 -Management als Teil der ECM-Strategie Prozessintegration Geschäftsprozess ELO Workflow ELO Archiv ELOas Klassifizierung Strukturierung Datenanreicherung Auto-Reply Anwendungssystem z.b. ERP 8

9 -Management Warum die Verzahnung von Applikationen wichtig ist Vorteile gegenüber Insellösungen Kein Copy & Paste mehr! Datenstruktur durch ECM/DMS mit zentralem Datenpool Zeitvorteil durch Informations-Kiosk Intelligentes Response-Management und Mail-Routing 9

10 Die Anwendersicht Geschäftlicher Inhalt - Persönliche Note Meine Daten Gesetzliche und andere Bestimmungen Offene Kommunikation Teilhabe am Gestaltungsprozess 10

11 -Management als Teil der ECM-Strategie Checkliste für erfolgreiches -Management Werden zeitliche Aufbewahrungs- und Löschvorschriften eingehalten? Können Inhalte über die Suche schnell und eindeutig gefunden werden? Sind die Informationen vorgangsbezogen verfügbar? Ist die Speicherung manipulationssicher ausgelegt? Ist die Unabhängigkeit vom server gewährleistet? Sind die peripheren Systeme in gutem Zustand? Ist das Gesamtsystem benutzerfreundlich? 11

12 -Management als Teil der ECM-Strategie Live-Demo 12

13 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Haben Sie noch Fragen?

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