Digitaler Wandel in der Vorgangsbearbeitung: Transparent und zukunftssicher. ELO ECM-Tour 2017

Transkript

1 Digitaler Wandel in der Vorgangsbearbeitung: Transparent und zukunftssicher ELO ECM-Tour

2 ELO Business Solutions Agenda Einführung Digitaler Wandel in der Vorgangsbearbeitung Personalmanagement Analytics Ausblick und Zusammenfassung 2

3 Was sind ELO Business Solutions? Oberflächen Prozesslogik Analytics Lösungspakete vom Hersteller! Best Practices Modularisierung Schnelle Projektlaufzeiten Weiterentwicklung bestehender Lösungen Hohes Invest in User Experience & Auswertbarkeit der Daten. 3

4 Welche Business Solutions gibt es zur Zeit? ELO Business Solution Invoice ELO Business Solution Public Sector ELO Business Solution Contract ELO Business Solution Knowledge ELO Business Solution Visitor ELO Business Solution HR 4

5 Welche Business Solutions gibt es zur Zeit? ELO Business Solution Contract ELO Business Solution Knowledge 5

6 Wissensmanagement ELO ECM-Tour

7 Wissensquellen im Unternehmen Feedback- Formulare Anleitungen Word/ PDF Ute Schenk Jan Eichner Intranet Ideen-Boxen Felix Unger Jährliche Mitarbeiter Befragungen Excel Sheets Notizzettel Bodo Kraft Meetings/ Brainstorming 7

8 Effizienteres Wissensmanagement Feedback- Formulare Anleitungen Word/ PDF Intranet Ideen-Boxen ELO Knowledge Management Jährliche Mitarbeiter Befragungen Excel Sheets Notizzettel Meetings/ Brainstorming 8

9 Effizienteres Wissensmanagement Jan Eichner Felix Unger Ute Schenk Bodo Kraft ELO Knowledge Management Fragen Ideen Artikel 9

10 Wissensräume und Themen Design-Idee für neue Produktverpackung Design Verpackung Kostenreduktion Jan Eichner Ingenieur Abteilung Produktentwicklung Wissensraum Beitrag Thema Installation Navision Client Installation Navision Client Projekt Navision Einführung 10

11 Aufgeräumte Oberfläche Weiter 11

12 Vertragsmanagement ELO ECM-Tour

13 Anforderungen an das Vertragsmanagement Mögliche Herausforderungen Versäumnis von Fristen Informationen stehen nicht gleichzeitig zur Verfügung (Rechtsabteilung, Controlling, Revision, Einkauf, Geschäftsführung, Buchhaltung, Vertrieb) Fehlende Transparenz (Vertragsbestand, forecast) unklare Zuständigkeiten mangelhafte Kostenkontrolle Nichtautomatisierte Vertragserstellung fehleranfällige Prozesse Konsequenz: Risiken werden nicht erkannt! 13

14 ELO Business Solutions Vertragsmanagement Verwalten des gesamten Vertragslebenszyklus Unterschiedliche Vertragstypen Laufzeiten überwachen automatische Benachrichtigungen Vertragscontrolling (Cashflow und Berichte) Integrierte Vorlagenverwaltung 14

15 Verwalten von Verträgen Gesamter Vertragslebenszyklus Vertragsvorlagen Freigabe und Kündigungsverfahren Aktive und inaktive Verträge verwalten Archiv und Knowledge-Base Standardisierte Deckblätter zur Ablage 15

16 Vertragscontrolling Verträge Auswertbar Zielsichere Berichte über den Vertragsbestand Cashflow-Reports nach anstehenden Zahlungen 16

17 Vertragsüberwachung Verträge im Blick Kündigungsfristen und Laufzeiten Automatische Erinnerungen Automatische Verlängerungen und Kostenberechnungen Interaktives Dashboard 17

18 Demo 18

19 Effizienz konkret Vertragskonditionen jederzeit im Überblick Vertragstransparenz und Aktualität Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Revisionssicherheit Recherchezeiten werden minimiert Einhaltung von Fristen, Vertragskonditionen, usw. Transparenter Genehmigungs- und Freigabeprozess Optimierter und vollständiger Bearbeitungsprozess Kurze Durchlaufzeiten, automatisiertes Vertragscontrolling Das Management und die Mitarbeiter können klar und schnell erkennen, wo eventuelle Engpässe liegen! 19

20 Vertragsmanagement im Vergleich ELO Allgeier Ceyoniq Technologies Comarch EASY SOFTWARE ELO Digital Office 24/26 Kriterien erfüllt M-Files OPTIMAL SYSTEMS SER Solutions Gesamt

21 Personalmanagement ELO ECM-Tour

22 Aufbau HR Business Solution Basis (Personalakte) Business Solution Bewerbermanagement Business Solution Abwesenheitsmanagement 22

23 Aktuelle Entwicklungen Business Solution Basis (Personalakte) Personalakte anlegen Eintritt-/ Austritt Änderungs- Mitteilung Mitarbeiterausweise Akteneinsicht Kassation Überwachung Probezeit Austritt 23

24 Änderungsmitteilung Benutzer startet Änderungsantrag Bspw. Adressänderung Personalakte Adressdaten Kontodaten Konfession Kopie der benötigten Daten Daten können Bearbeitet werden Änderungsvorgang Adressdaten Freigabe durch Personalabteilung Personalakte aktualisieren 24

25 Akteneinsicht Benutzer beantragt Akteneinsicht Antrag auf Einsicht Vertrauliche Dokumente: Nein Freigabe durch Personalabteilung Akteneinsicht Kopie der Personalakte Personalakte Dokumente nach Vertraulichkeit Dokumente mit Freigabe suchen X Kopie löschen 25

26 Ein früher Einblick 26

27 ELO Analytics Alles im Blick. ELO ECM-Tour

28 Research Wie verändert big data wie wir mit Informationen arbeiten? 28

29 Aus der Praxis Rechnungen pro tag aktiver Umlauf in 6 Monaten

30 ELO Analytics Business insights made easy ECM benötigt neue Möglichkeiten große Datenmengen zu untersuchen Analysieren von Akten und Visualisieren von Daten. Individuelle Dashboards Einfache BI Konzepte 30

31 Erweiterungen 31

32 Ihr Nutzen? Lösungs-Merkmale & Highlights Modularer Aufbau bis ins Detail Abdeckung des vollständigen Prozesses Skalierbarkeit der Lösung Flexibles Dashboard Einfaches Customizing Bedarfsgerechter Automatisierungsgrad Modernste Architektur Umfassende Dokumentation 32

33 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Haben Sie noch Fragen? ELO ECM-Tour

34 ELO ECM-Tour 2017 ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Industriestrasse 50b, CH-8304 Wallisellen Die ELO Homepage finden Sie unter: ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corpo ration in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Be ratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel -Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich n ach den jeweiligen Verträgen. ELO gewährleistet und garantiert nicht, dass seine Produkte oder sonstigen Leistungen die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschr iften sicherstellen. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftl icher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle Rechte vorbehalten.