Herzlich Willkommen zum regionalen ELO ECM Fachkongress

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1 Herzlich Willkommen zum regionalen ELO ECM Fachkongress Stefan Fischer Niederlassungsleiter Ost Marcus Svitak Vertriebsbereichsleiter Ost Axel Dumke Pre-Sales Consultant

2 Motive zur Einführung eines ECM Systems Auslösende Faktoren Überdurchschnittliches Archivierungsaufkommen Zu hohe Zeit-/ Kostenbelastung bei den klassischen Archivarbeiten bei Ablage von Dokumenten / Belegen (Fibu, ERP, Korrespondenz) bei der Dokumenten-Recherche Unübersichtliche Dokumentenablage in elektronischer Form im Dateisystem / auf Server im Archiv bzw. in der Registratur Medienbruchfreie Dokumentenverteilung und Informationsfluss Organisatorische Aspekte ISO-Zertifizierung, Qualitätsmanagement, Aktenplan Änderung bzw. Ausbau der DV-Infrastruktur (z.b. MFP) Umzug, Standortveränderung usw. Gesetzliche Anforderungen (GoBD, HGB, FDA, ) 2

3 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Bei einer Wirtschaftlichkeits- oder Kosten-/ Nutzenbetrachtung ist besonders für den Einsatz von ECM zwischen quantitativen und qualitativen Faktoren zu unterscheiden: Quantifizierbare Faktoren: Größen, die i.d.r. messbar sind und konkret in Zahlen gefasst werden können: Ablage- und Suchzeiten, Infrastruktur Archiv, Raum / Platz, Transport Qualitative Faktoren: Größen, die nicht direkt messbar sind, sondern sich durch die Bewertung von Verbesserungspotenzialen oder Eröffnung neuer Möglichkeiten für effizienteres Arbeiten ergeben Schnellere Reaktion, kürzere Durchlaufzeiten, gleichzeitige ortsunabhängige Verfügbarkeit, Transparenz, Sicherheit, Datenschutz, Berechtigung, Qualität 3

4 ECM: Herausforderungen für Betrieb und Benutzerakzeptanz Was sind die größten Herausforderungen bei der Akzeptanz der Lösungen aus Benutzer- und technischer Sicht? Einfache Suche & einfache Nutzung: Wie einfach können Anwender Dokumente und Workflows in ihrer jeweils sehr speziellen Umgebung / und nach ihren speziellen Bedürfnissen nutzen? Input-Management: Wie einfach können die unterschiedlichsten Dokumente automatisch verarbeitet und ins DMS-System gespeichert werden? Belege/Ausdrucke aus ERP/Fachanwendungen, Word, Excel, Outlook, Dateien direkt aus dem Windows-Explorer Umfassende Prozessautomatisierung im integrativen Gesamtkonzept: Wie durchgängig und umfassend können die spezifischen Systeme des Kunden integriert werden? 4

5 Typische Anwendungsszenarien eines ECM Systems Posteingang Rechnungseingang Vertragsmanagement Dig. Aktenverwaltung Management 5

6 Nutzen eines ECM Systems Überblick Produktivität erhöhen Durchlaufzeiten reduzieren Prozesse optimieren Transparente Entscheidungen Reduzierung Papieraufkommen Nutzen ECM Informationen zentral bereitstellen Servicequalität steigern Einhaltung gesetzlicher Regularien Kosten senken 6

7 ELO Digital Office GmbH Daten, Zahlen, Fakten Hervorgegangen aus Unternehmensgruppe LEITZ Unternehmensgründung 1996, inhabergeführt Firmensitz in Stuttgart, Deutschland Niederlassungen international 480 Mitarbeiter weltweit Davon mehr als 250 in Deutschland Partner weltweit, davon allein 250 in Deutschland Mehr als Kunden weltweit Konstantes Wachstum im zweistelligen Bereich 7

8 ELO Digital Office GmbH Niederlassungen und Standorte weltweit 8

9 Auszeichnungen PENTADOC ECM Award 2013 /

10 ELO DMS/ECM Produkte Marktpositionierung SoHo / KMU DMS an jedem Arbeitsplatz Ganzheitliche Lösungen für den Mittelstand Skalierbare Lösungen für Großunternehmen 10

11 ELOoffice Einfach. Besser. Organisiert. Dokumente schnell und einfach wiederfinden Schnelle Ablage ELO DropZone Synchronisation mit Mobilgeräten Integration in Microsoft Office Netzwerkfähig - Teamarbeit 4 Archive Dokumente je Archiv Bis zu 10 Anwender gleichzeitig 11

12 ELOprofessional Multiclient-Strategie: Lokal, Mobil, Web Integrierter Workflow ELO Social Dokumentenfeed SQL Datenbank (MS SQL, Oracle, IBM DB2) Vereinfachte Bedienung Modular erweiterbar Windows-basiert 12

13 ELOenterprise Plattformunabhängig (Windows, Linux, Unix) Clusterfähig Hochskalierbar Hochverfügbar Mandantenfähig (RZ) Portalintegration Unlimitiert: Dokumente Unlimitiert: Anwender 13

14 Geschäftsprozesse optimieren mit der ELO ECM Suite Durchgängigkeit als Erfolgsformel Multi-Client Strategie: Nutzung nach Bedarf ELO Rich-Client, ELO Notebook-Client, ELO Web-Client, ELO DMS Desktop, ELO for Mobile Devices Workflow: Prozess-Steuerung für mehr Transparenz Standard- und AdHoc-Prozesse Automatisierte Dokumentenverteilung Fristenüberwachung, Vertreter-Regelung DMS: Dokumentenbearbeitung, Historie, intelligente Suche Versionsverwaltung z.b. MS Office Dokumente s, Faxe, elektronische Dokumente Aufgaben, Wiedervorlage, Annotationen Archivierung: Ablösung Papierarchiv, integriertes Scannen Automatische Eigenbelegablage aus ERP Automatisierte Erfassung von Eingangsbelegen Multi-Client Workflow DMS Archiv 14

15 Geschäftsprozesse optimieren mit der ELO ECM Suite Flexibilität durch ELO Multi-Client Strategie Multi-Client Strategie: Nutzung nach Bedarf ELO Rich Client (Windows, Linux, Mac) ELO Web Client ELO Notebook Client ELO DMS Desktop ELO Client for MS Office ELO Client for MS Outlook ELO Client for IBM Notes ELO Explorer Client ELO for Mobile Devices (ios, Android, Blackberry) 15

16 Geschäftsprozesse optimieren mit der ELO ECM Suite Überblick ELO Modulkomponenten Backup Server Integrierter Workflow Digitale Signatur ELO isearch intelligente Suche Integration Server / Client ERP Integration ELO ECM-Suite MS Office Anbindung ELO for mobile Devices Dokumentenklassifikation Automatische Rechnungsverarbeitung Server- Replikation 16

17 Argumente für ELO Langjährige Erfahrung Nahtlos integrierbar Skalierbare Produktfamilie Hohe Benutzerakzeptanz Geringer Schulungsaufwand Argumente für ELO Offene Standards Multi-Client Strategie Business-Partner vor Ort Große installierte Kundenbasis 17

18 Argumente für ELO ELO Referenz-Finder Alle ELO-Referenzen auf einen Blick Referenzkunden finden, die gleiche oder ähnliche Anforderungen haben Nachlesen, welchen Mehrwert und Nutzen ELO beim Kunden hat Link: 18

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Haben Sie noch Fragen?

20 Und jetzt erleben Sie ELO Live! Axel Dumke Pre-Sales Consultant Marcus Svitak Vertriebsbereichsleiter Ost

21 ELO Digital Office GmbH, Tübinger Straße 43, D Stuttgart ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz ELO Digital Office CH AG, Industriestrasse 50b, CH-8304 Wallisellen Die ELO Homepage finden Sie unter: ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel- Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. Die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften von Produkten und sonstigen Leistungen wird seitens ELO weder gewährleistet, noch garantiert oder als Eigenschaft zugesichert. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle Rechte vorbehalten.