DocIQ - Dokumente mit Word in SAP online bearbeiten

Transkript

1 DocIQ - Dokumente mit Word in SAP online bearbeiten Mit unserer Lösung DocIQ können SAP-Anwender in SAP per Knopfdruck Dokumente in einem integrierten MS Word-Editor aufrufen und editieren. SAP- Funktionalitäten wie Berechtigungskonzepte, logische Prüfungen oder Workflow können genutzt werden. DocIQ verbindet so den Editierkomfort von Word mit der Intelligenz und Sicherheit von SAP. Und noch ein Grund zur Freude: DocIQ ist eine clevere Projektlösung, kein zusätzliches Tool. Eine Migration oder Schulung ist nicht notwendig.

2 DocIQ Motivation SAP-Anwender in Unternehmen nutzen heute SAP und Word ganz selbstverständlich nebeneinander. Angebote, Bestellungen, Rechnungen oder Verträge erstellen sie mit SAP und nutzen dabei die optimale Prozess- und Datenintegration. Aufgrund der begrenzten Möglichkeiten der Formulargestaltung im SAP-Standard werden die Dokumente aber oft in MS Word übertragen und dort für den Druck umgestaltet und formatiert. Im täglichen Geschäft wird dann noch schnell und flexibel der vom Kunden gewünschte Zusatz ergänzt und das Anschreiben individuell abgeändert. All diese Extra-Informationen waren bis jetzt im SAP-System nicht erfasst oder nur noch eingeschränkt über das Dokumentenmanagement verfügbar. Ich möchte Passagen des Dokumentes individuell ändern und zwar in dem Layout, wie es ausgedruckt wird. Unsere Lösung DocIQ bietet SAP-Anwendern jetzt die Möglichkeit, bestehende SAP-Formulare per Knopfdruck in einem Wordeditor aufzurufen und wie gewohnt zu bearbeiten und zwar in dem Layout, wie es ausgedruckt wird. Der Clou: Alle Dateneingaben, Änderungen, Löschungen und Ergänzungen im Dokument werden im SAP-System wahlweise im Ursprungsbeleg oder in SAP-Tabellen gespeichert. Wird das Dokument erneut aufgerufen, sieht es daher genauso aus, wie es vorher mit allen Änderungen abgespeichert wurde. Das ist Word-Komfort online in SAP. Umgekehrt können optional Änderungen im Word-Dokument durch die volle SAP- Integration online in den SAP-Ursprungsbeleg übernommen, z.b. ein neuer Termin in das Angebot, und die Änderung kann sofort in den Workflow einfließen. Seite 2 von 5

3 DocIQ Word Komfort online in SAP Restriktionen oder Berechtigungen, die im SAP hinterlegt sind, können berücksichtig werden, z.b. dass nur bestimmte Personen Löschungen vornehmen dürfen oder dass nur bestimmte Abschnitte zur Editierung zugelassen sind. Die Berechtigungen können für Teilbereiche des Dokumentes auch unterschiedlich definiert sein. Technisch betrachtet, nutzt der neue DocIQ-Word-Editor das vorhandene SAP-Script bzw. Smart Forms des gewünschten Formulars und stellt dieses zur Bearbeitung im Wordeditor bereit. Alle Änderungen des Anwenders werden entweder im Ursprungsbeleg als weiterer Kopf- oder Positionstext und/oder in eigenen SAP Tabellen abgespeichert. DocIQ Die Flexibilität von Word mit der Intelligenz und Sicherheit von SAP DocIQ bietet Komfort nach Wahl, der ohne zusätzliches IT-Knowhow sofort nutzbar ist. DocIQ ist eine Option auf Knopfdruck, die vorhandenen Druckprogramme und Formulare können vom Anwender weiterhin genutzt werden. Die Formulargestaltung und pflege durch die IT erfolgt wie gewohnt in SAP, zusätzliches Knowhow in der Formularentwicklung ist nicht notwendig. Seite 3 von 5

4 Onlineprüfung, Berechtigungskonzept, Workflow-Anbindung, Revisionssicherheit Das sind nur einige der Eigenschaften von DocIQ, aber entscheidende Vorteile gegenüber anderen Lösungen in der Formular- und Dokumentoptimierung, die durch die konsequente und einzigartige Online-Integration von DocIQ in SAP erreicht werden. DocIQ kann grundsätzlich für alle Belegarten genutzt werden, für die ein druckbares SAP- Formular verfügbar ist, wie zum Beispiel für Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Verträge, FI-Belege, Servicemeldungen. Damit optimeiert DocIQ von amotiq solutions den täglichen Dialog mit internen und externen Kunden. Seite 4 von 5

5 Auf einen Blick: Die Eigenschaften und Funktionen von DocIQ Eigenschaften: Der Einsatz ist für alle Belegarten möglich, für die ein druckbares SAPScript- Formular verfügbar ist. die vorhandenen Druckprogramme und Formulare bleiben bestehen. Es ist kein zusätzliches Know-how der IT in der Entwicklung notwendig. DocIQ ist eine Projektlösung: keine Lizenzkosten, keine zusätzlichen Tools nötig Kein Migrationsaufwand, da auf den bestehenden Daten aufgesetzt wird Keine Schnittstellen zu Subsystemen Auf Basis SAP Netweaver 640/ECC, modul- bzw. anwendungsunabhängig Grundfunktionen: Integrierter Aufruf für SapScript Formulare, die über die SAP Konditionstechnik ausgegeben werden oder transaktionaler Aufruf editieren von SAP SAP Script Formularen in einem MS Editor belegbezogenes Speichern der Änderungen Festlegung der editierbaren Bereiche durch einfaches Customizing Zusatzfunktionen: Editieren von SmartForms Formularen Anbindung an das Dokumenten Management System (SAP DMS) Auswahl von weiteren Dokumenten aus dem DMS zur Ausgabe Workflow - Anbindung / Anbindung Mail Auswertung von Textänderungen / Nachvollziehbarkeit von Textänderungen im Ursprungsbeleg Ihr Ansprechpartner bei amotiq solutions: Frank Ernst Geschäftsführer mailto: fe@amotiq.eu Tel.: +49 (0) Seite 5 von 5