FormStar - Invoice4SAP

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1 FormStar - Invoice4SAP Kreditorenrechnungen schnell und kostengünstig verarbeiten Klassifizierung von Rechnungen Extraktion von Kopf- und Positionsdaten Ermitteln rechnungsrelevanter Daten Querchecks zur OCR-Validierung Trainingsfunktion SAP-Rechnungseingangsbuch SAP-integrierter Freigabeworkflow

2 Warum FormStar - Invoice? Automation: Der gesamte Prozess der Rechnungsbearbeitung soll in hohem Maße automatisiert ablaufen. Durchgängigkeit: Der Bearbeitungsprozess soll einheitlich erfolgen - unabhängig vom Quellmedium der Rechnung Direkte Kontrolle / Transparenz für alle Beteiligten: Jede Rechnung soll jederzeit zum Zugriff verfügbar sein. Ebenso soll der Status einer in Bearbeitung befindlichen Rechnung jederzeit ersichtlich sein. Prozesssicherheit: Unterstützung bei der Erkennung von unrechtmäßig gestellten oder unvollständigen Rechnungen (beispielsweise zu viel berechnete Positionen u.ä.). Rationalisierung: Durch konsequentes Abbilden des Geschäftsprozesses im advanced tip, der Lösung zur workflow-gestützten Bearbeitung eingehender Rechnungen sowie von Bestellanforderungen innerhalb der ERP-Software SAP. Revisionssicherheit: Die Rechnungen müssen revisionssicher abgelegt werden, um gesetzlichen Ansprüchen zu genügen. Eine nachträglich Änderung einer Rechnung darf nicht erfolgen oder muss jederzeit belegbar sein. Kostenreduktion: Durch eine verkürzte Bearbeitungszeit kann ein Skontoverlust vermieden werden und durch den Wegfall manueller Dateneingabe kann die Fehlerquote reduziert werden.

3 Prozessablauf der automatischen Kreditorenrechnungserfassung Rechnungseingang - Digitalisierung In Papierform eingehenden Rechnungen werden nach Vorgängen separiert (einseitige/mehrseitige Vorgänge, gegebenenfalls mit Anlagen) und mit einem Scanner digitalisiert. Per Mail als PDF eingehende Rechnungen werden über den in FormStar - Invoice integrierten Mail-Importer in das System importiert und dann im gleichen Prozess wie per Post eigehende Rechnungen verarbeitet. Beim PDF/A-Format besteht die Möglichkeit auf die integrierten Inhalte ohne nochmalige OCR-Erkennung zuzugreifen. Erkennung durch das OCR-System Die Bilder werden in einem Hintergrundprozess durch ein OCR-System interpretiert, die implementierte Rechnungslogik verarbeitet Rechnungen in unterschiedlichsten Strukturen und in diversen Sprachen gemischt, ohne einen Template-Bezug. Die integrierte Rechnungslogik prüft, ob die Rechnung in sich plausibel ist: Die rechnungsrelevanten Daten müssen auf der Rechnung vorhanden sein Pro Position muss Menge x Einzelpreis den Gesamtpreis ergeben Die Summe der Positionspreise muss den Netto-Betrag ergeben Der Netto-Preis, der MwSt.-Satz, der MwSt.-Betrag und der Brutto-Betrag müssen mit den errechneten Werten übereinstimmen Datenübergabe zur Weiterverarbeitung Die validierten Rechnungsdaten werden zur für den weiteren Freigabeprozess an einen Rechnungsfreigabeworkflow übergeben oder zur direkten Buchung an ein FIBU-System übertragen. Parallel dazu können die Rechnungsimages und die dazugehörigen Indexbegriffe (Kreditorennummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum ) an ein DMS-System zur revisionssicheren Archivierung übergeben werden.

4 Extraktion der relevanten Daten Die im FormStar - Invoice enthaltene Logik erlaubt die Erfassung von Kreditorenrechnungen ohne vorheriges Anlernen oder die Erstellung von Templates. Mittels Plausibilitätsprüfungen und Quersummenbildungen können logische Fehler schnell ermittelt werden. Lieferant Muster AG Rechnung Herrn Mustermann vom Musterstr. 1 Ihr Auftrag Nr Musterstadt Rechnungsnummer Rechnungsdatum Bestell- / Auftragsnummer Wir berechnen Ihnen. Bezeichnung Menge EP-Euro GP-Euro Scanner , ,00 Software , ,00 Zwischensumme: ,00 MwSt 19%: 5.700,00 Gesamt: ,00 Zahlungsbedingungen: rein netto Kasse 14 Tage Positionen Beträge Der Aufbau einer Kreditorenrechnung ist vorher nur in ausgewählten Fällen bekannt. FormStar - Invoice ist in der Lage rein Logik-basiert die geforderten Daten zu suchen. Tabellenstrukturen werden an ihrem Aufbau erkannt und Lesebereiche dynamisch zugeordnet. Datenbankanbindung Durch die Datenbankmodule ist FormStar - Invoice in der Lage mit allen gängigen Datenbanken zusammen zu arbeiten. (z.b. MS- SQL, IBM DB2, Oracle, MySQL) Dabei wird die Datenbank als Referenzbestand für Onlinechecks sowohl während der Erkennung und Nachbearbeitung als auch für den Transfer der Daten in das ERP- System genutzt.

5 Manuelle Nachbearbeitung In der manuellen Nachbearbeitung werden nicht vollständig erkannten Rechnungen korrigiert und logische Fehler innerhalb einer Rechnung ermittelt. In der Nachbearbeitung stehen natürlich die gleichen umfangreichen Prüfungen und Datenbankabgleiche wie zum Zeitpunkt der OCR- Erkennung zu Verfügung. Die Erfassung fehlender Daten erfolgt mit einem Mouse-Klick auf die entsprechende Position des Images. Innerhalb des Nachbearbeitungsplatzes können nicht vollständig erkannte Rechnungen trainiert werden. Dadurch wird die Qualität der Erfassung weiter erhöht. Der Nachbearbeitungsplatz steht auch als WEB-Client zur Verfügung.

6 advanced tip ist eine Lösung zur workflow-gestützten Bearbeitung eingehender Rechnungen sowie von Bestellanforderungen innerhalb der ERP-Software SAP. besteht - auf Basis des SAP Business Workflow entwickelt - aus verschiedenen Komponenten und kann durch Customizing an die Kundenbedürfnisse angepasst werden. beinhaltet eine Ablaufsteuerung der Prüfungsprozesse; sie ist modular aufgebaut, kann durch ein eigenes Customizingmenü flexibel angepasst werden kann und reduziert so die Einführungszeiten massiv. Der advanced TIP ReWo besteht aus folgenden Komponenten: + Rechungseingangsbuch (advanced InvoiceLogBook) + advancedsolution-eigene Objekte zur Durchführung, Steuerung und Protokollierung der Rechnungsbearbeitung + Web-Applikation für die Prüfungen durch Non-SAP-User inkl. - Notification + Prozess- und Workflowmodell für den Rechnungsbearbeitungsprozess + Applikation zur Bearbeitung von Aufgaben über SAP Webdynpro inkl. - Notification + Archiv-/DMS-Integration + OCR-Integration

7 advanced InvoiceLogBook bietet eine Übersicht über alle erfassten eingehenden Rechnungen dient als Werkzeug für die Buchhaltung um die Einhaltung der Skontofristen sicherzustellen und die Zahlungsdisposition zu unterstützen zeigt den jeweiligen aktuellen Status der Rechnungsbearbeitung an (z.b. aktueller Bearbeiter, aktuelle Aktivität) bietet den direkten Sprung in das gescannte Dokument, die Prozesshistorie und die Buchungsbelege.

8 advanced Web-Applikation für Non-SAP-User bieten die Möglichkeit auch Non-SAP-User in den Prüfungsprozess mit einzubeziehen. ist vollständig in den Gesamt-Prozess und die Protokollierung integriert. bietet eine Mail-Notification. advanced Web-Dynpro GUI für Only- ReWo-User bieten die Möglichkeit über Webbrowser (IE oder Firefox) ohne Client-Installation Rechnungen freizugeben. ist vollständig in den Gesamt-Prozess und die Protokollierung integriert. bietet eine Mail-Notification.

9 advanced tipp Approve mobile bieten die Möglichkeit über Mobile Devices und Smartphones Rechnungen freizugeben..bietet die Möglichkeit Freigaben zu synchronisieren und offline zu bearbeiten unterstützt ios (Apple iphone), Android advanced tipp Approve Outlook bieten die Möglichkeit über Microsoft Outlook Rechnungen freizugeben..bietet die Möglichkeit Freigaben zu synchronisieren und offline zu bearbeiten Freigaben können ohne SAP Zugang durchgeführt werden.

10 Das Prozessmodell besteht aus Modulen, die flexibel miteinander kombiniert werden können. Folgende Module werden standardmäßig mit ausgeliefert: + Sachliche Prüfung (Anforderer) + Preisliche Prüfung (Einkauf) + Direktes Buchen (Dunkelverarbeitung) + Dialog Buchen (Buchen im Dialog nach Freigaben) + Wareneingangsverarbeitung (eventgesteuerte WE- Bearbeitung) + Freizeichner Prüfung (Vorgesetzte, Stabsstellen) + Sonderfall advanced Prozessmodell ist einen Lösung, die die Anforderungen der Rechnungsbearbeitung in der Auslieferung teilweise vollständig abdeckt ist flexibel und erweiterbar auch durch den Kunden. beinhaltet tiefes fachliches Wissen des Prozesses der Rechnungsbearbeitung aus Projekten in den verschiedensten Bereichen und Branchen.

11 Weitere FormStar-Module: FormStar Basismodul zur automatischen Formularerfassung FormStar - Adresse: Erfassung handschriftlicher Adressen mit integrierter Adress-Validierung FormStar - DOKuStar: Datenextraktion aus unstrukturierten Dokumenten FormStar - Invoice: automatische Erfassung und Validierung von Kreditorenrechnungen FormStar - Lieferschein: Erfassung von Lieferscheinen mit Serienund Chargennummernerfassung FormStar - Energy: Erfassung von Zählerstandskarten zur Verbrauchsabrechnung FormStar - Postraum: automatische Klassifizierung und Verteilung von allgemeiner Eingangspost FormStar - Order: Erfassung von unstrukturierten Fax-und Mail- Bestellungen FormStar - Order4SAP: Erfassung von unstrukturierten Fax-und Mail-Bestellungen mit SAP-Integration FormStar - Rezept: Erfassung von Rezepten und Verordnungen