Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

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1 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess Maximilian Klaßen, conovum

2 Agenda Architektur und relevante Daten Mehrere Wege ins SAP FI Reconciliation Einbindung Archiv Seite 2 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

3 Architektur- Mehrere Wege ins FI Architektur Profildaten Reisekostenabrechnung HCM FI-TV FI/CO Herausforderung: Datentransfer, Abstimmen der Inhalte, Schnittstellenprojekt Seite 3 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

4 Welche Daten sind relevant Daten Spesenarten->Lohnarten FI Konten CO Daten (Kostenstellen usw.) Kreditoren (wenn kreditorisch ausgezahlt wird) Steuervorgänge Zu versteuernde Anteile Abrechnungs-PDF Belege (fotografiert, gescannt,...) Seite 4 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

5 Agenda Architektur und relevante Daten Mehrere Wege ins SAP FI Reconciliation Einbindung Archiv Seite 5 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

6 Kontierungen, Profile Der Weg ins SAP FI via FI-TV Concur Übernahme Buchungen Profile Reiseabrechnung Bisherige SAP FI-TV Schnittstelle Kunde SAP HCM PA/OM/CO SAP FI-TV SAP HR/FI/CO Profildatenintegration Single Sign On aus SAP Portal Abweichende KST Projekte (PSP Elemente) Prüfung in SAP FI Abrechnungsintegration Übergabe Daten in SAP FI Auszahlung z.b. kreditorisch Seite 6 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

7 Der Weg ins SAP FI via FI-TV Vorteile, wenn bereits SAP OnPremise im Einsatz ist Bereits vorhandene SAP FI Schnittstelle: Keine Änderung zu SAP FI FI-TV als OnPremise kann wartungsarm weitergeführt werden Keine Abstimmung zwischen HR und FI nötig Mögliches Weiterführen von SAP FI-TV Reports Seite 7 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

8 Kontierungen, Profile Mehrere Wege ins SAP FI: native Schnittstelle Concur Übernahme Buchungen Profile Reiseabrechnung Direkete SAP FI Schnittstelle Kunde SAP HCM PA/OM/CO SAP FI-TV SAP HR/FI/CO Profildatenintegration Single Sign On aus SAP Portal Abweichende KST Projekte (PSP Elemente) Prüfung in SAP FI Abrechnungsintegration Übergabe Daten in SAP FI Auszahlung z.b. kreditorisch Seite 8 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

9 Der Weg ins SAP FI via FI direkt Vorteile, wenn nur SAP FI im Einsatz ist Eine direkte Integration erfordert kein OnPremise Kein notwendiges Weiterführen von OnPremise Direkte Schnittstelle (Webservice) (native Schnittstelle) SAP Add On für Concur Seite 9 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

10 Agenda Architektur und relevante Daten Mehrere Wege ins SAP FI Reconciliation Einbindung Archiv Seite 10 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

11 Reconciliation Reconciliation mit AirPlus Company Account (zentral bezahlt Wie bisher SAP OnPremise Abgleich der Reisekosten- Umsätze Concur gegen die AirPlus Rechnung mittels Verrechnungskonto AirPlus Umsatzdaten FI Daten inkl. Link auf das Repository Concur H FI/CO Verrechnungskonto AirPlus S LARS AirPlus Rechnung LARS Mit SAP Report RPR_AIRP_LRS_TO_FI_V3 100,00 100,00 Seite 11 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

12 Agenda Architektur und relevante Daten Mehrere Wege ins SAP FI Reconciliation Einbindung Archiv Seite 12 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

13 Archivintegration Archivintegration: Ausblick Ziel: Zugriff auf die Concur Belege als Anlage im SAP FI Direkter Zugriff auf das Concur Repository Concur Repository FI Daten inkl. Link auf das Repository Link auf das Repository FI/CO Seite 13 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

14 Archivintegration Vorteile Höhere Transparenz durch Zugriff auf Originalbelege von Concur UND SAP Financials Nachvollziehbarkeit der FI Buchungen durch Integration der Originalbelege Bessere Nachprüfbarkeit durch Innen- oder Außenprüfungen Dezentrales Scannen Mache Foto vom Beleg in Concur-App und trotzdem zentrale Prüfung Seite 14 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess

15 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Seite 15 Auszahlung der Reisekosten und der folgende Finanzprozess