CONCUR Travel Management bei Sartorius

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1 CONCUR Travel Management bei Sartorius Antworten auf häufig gestellte Fragen STARTEN mit CONCUR Wie komme ich ins CONCUR-Tool? Benutzen Sie den Link zur Erstanmeldung aus Ihrer Willkommens- . Bitte prüfen Sie, ob die URL wie folgt aussieht: Wie gelangen neue Mitarbeiter in das System? Neue Mitarbeiter werden automatisch und regelmäßig in das System aufgenommen. Sie bekommen Ihre Zugangsdaten per Mail zugeschickt. Was mache ich, wenn ich keinen CONCUR Account habe? Wenden Sie sich bitte an unser ONE Help Desk und lassen Sie sich einen Account erstellen. Reisen für externe Gäste können direkt über das Reisebüro gebucht werden. Wie stelle ich Mein Profil - Persönliche Angaben ein? Nach der erstmaligen Anmeldung ist es wichtig, dass Sie zuerst Ihre persönlichen Daten prüfen und ergänzen: Zugang oben rechts über Profil => Profileinstellungen. Was mache ich bei fehlerhaften Profilangaben? Wenn Sie merken, dass z.b. Ihr Name nicht korrekt angezeigt wird, melden Sie sich bitte beim ONE Help Desk und lassen ein Ticket erstellen. HR und das Travel Management werden Ihr Ticket anschließend bearbeiten. Was gebe ich bei Kontaktinformationen ein? Bitte geben Sie Ihre Telefonnummer(n) ohne Pluszeichen mit Ländervorwahl und ohne Leerzeichen an (Beispiel: oder ). Eine Telefonnummer ist zwingend erforderlich für Rückfragen. Wie verifiziere ich meine -Adresse? Wichtig: Bitte folgen Sie dem Link Verifizieren. Sie erhalten dann eine Verifizierungs-Mail mit einem Code, den Sie in Concur eingeben und mit OK bestätigen müssen. 1

2 Wie stelle ich Reiseassistenzen und Abrechnungsstellvertreter ein? Über Profil -> Profileinstellungen -> Bearbeiter/ Koordinatoren bzw. direkt in den Profil- Optionen Reiseassistenten einrichten können Sie Kollegen als Reiseassistenzen einstellen. In den Profil-Optionen können Sie einen Kollegen als Abrechnungsstellvertreter hinzufügen. Führungskräfte können unter Andere Einstellungen eine Abwesenheitsvertretung für Reisegenehmigungen einrichten, die konform mit der Reiserichtlinie sein muss. Was bedeuten Angaben zum Unternehmen? Diese sind voreingestellt, und werden aus Ihren Personalstammdaten übernommen. Wo wird meine Kostenstelle angezeigt? Links unter Abrechnungsinformationen wird Ihre Kostenstelle standardmäßig angezeigt. Wo vermerke ich meine Vielfliegerprogramme? Unter dem Reiter Profileinstellungen können Sie in dem Punkt Persönliche Angaben -> Programm für Vielflieger Ihre persönlichen Vielfliegerprogramme wie z.b. BahnCard oder Miles&More eintragen. 2

3 Was ist mit Mitarbeitern die Umlaute im Namen haben? Bitte wenden Sie sich an das One Help Desk (z.b. Durchwahl-3030), der ein Ticket eröffnet. Brauche ich eine Sartorius Kreditkarte (AirPlus)? Wir empfehlen Dienstreisenden die Beantragung einer AirPlus Kreditkarte über Sartorius. Vorteil: Verlängertes Zahlungsziel von bis zu acht Wochen. Dieses stellt sicher, dass der Ausgleich Ihrer Kosten bei termingerechter Abrechnung Ihrer Reisekosten vor dem Fälligkeitstermin eingeht. Darüber hinaus werden mit dieser Kreditkarte alle Kreditkartentransaktionen automatisch in die CONCUR Reisekostenabrechnung übernommen, eine manuelle Eingabe der Daten wie bei privaten Kreditkarten entfällt. Der AirPlus Kreditkarten-Antrag ist in Deutschland im Intranet unter Travel Management zu finden. -> Können private Kreditkarten im CONCUR eingetragen werden? Ja, das ist möglich. In diesem Fall haben Sie jedoch kein verlängertes Zahlungsziel von bis zu acht Wochen und keine automatische Übernahme der Kreditkartenpositionen. Bei der Benutzung privater Kreditkarten müssen Sie alle Transaktionen manuell in CONCUR eingeben. Kann ich bestimmte -Benachrichtigungen ausstellen? Über Profileinstellungen -> Systemeinstellungen können für bestimmte Aktionen - Benachrichtigungen individuell eingestellt werden. Benachrichtigungen bezüglich Ihrer Abrechnung können Sie ebenfalls individuell einstellen. Bekommen Werkstudenten einen Zugang? Jeder Mitarbeiter, der eine Sartorius- -Adresse hat, bekommt auch einen CONCUR-Zugang. Allgemeine Fragen Wo finde ich Trainingsunterlagen zu CONCUR? a) Direkt in CONCUR: Auf der CONCUR-Startseite rechts oben unter Hilfe b) Im Intranet in Deutschland unter dem CONCUR tool Link. 3

4 Kann ich über CONCUR einen Reisekostenvorschuss beantragen? Ein Reisekostenvorschuss kann innerhalb von CONCUR online beantragt werden und wird dem Reisenden nach einer Genehmigung seiner Führungskraft auf sein Bankkonto angewiesen. Mit der Stellung des Vorschussantrages stimmen Sie zu, dass der beantragte Reiskostenvorschuss nur für den im Antrag aufgeführten Zweck, also die bevorstehende Reise, verwendet wird. Zuviel gezahlte Vorschüsse sind bei der späteren Abrechnung unter Reisekostenvorschussrückzahlung zu vermerken und zeitnah an Sartorius zu überweisen. Um den manuellen Aufwand hierfür zu vermeiden, schätzen Sie den beantragten Vorschuss bitte möglichst realistisch ein. Die Reisekosten sollen nicht auf meine Stammkostenstelle laufen wie gehe ich vor? Wie bisher ist es möglich einen Innenauftrag oder ein PSP Element anstelle einer Kostenstelle anzugeben; Sie bekommen dafür gleich am Anfang Ihrer Buchung ein Feld zur Eintragung dieser abweichenden Kontierung angeboten. Bitte achten Sie darauf, sowohl bei der Reisebuchung als auch bei der späteren Reiseabrechnung gleichlautende Angaben zu machen. Was mache ich mit meinen Belegen/Rechnungen? Belege und Rechnungen können nur noch digital und papierlos per CONCUR App abfotografiert oder eingescannt werden. Wichtig: Belege müssen vollständig und gut lesbar fotografiert bzw. eingescannt werden, insbesondere die Fußzeile der Hotelrechnung. Original-Belege müssen 3 Monate, für Rückfragen oder Stichprobenprüfungen, beim Mitarbeiter aufbewahrt werden. Danach sind sie zu vernichten. Ist CONCUR mit ESS/MSS verbunden? Nein, diese Schnittstelle gibt es nicht. Zeitkorrekturen müssen weiterhin manuell im ESS eingegeben werden. Wie lange werden Belege gespeichert? CONCUR speichert die elektronischen Belege 10 Jahre lang. CONCUR - App Wo bekomme ich die CONCUR-App? Die CONCUR-App ist über den Sartorius App Store verfügbar. Wie müssen Belege fotografiert werden? Siehe dazu die Anlage Wie fotografiere ich Belege für die CONCUR Reiseabrechnung am Ende dieses Dokuments. Kann ich Profileinstellungen wie Kreditkartendaten auch über die App ändern? Nein, dies ist auf Grund datenschutzrechtlicher Gegebenheiten nur im CONCUR-Portal möglich unter 4

5 Sind alle Aktionen auch über die CONCUR App verfügbar? Bis auf den Service der Deutschen Bahn und Ihre Profilpflege sind alle Funktionen auch in der CONCUR-App verfügbar. Ich komme mit meinem Passwort nicht mehr ins CONCUR Tool, wie bekomme ich ein neues Passwort? Um ein neues Passwort zu erhalten, gehen Sie bitte im CONCUR-Tool auf Passwort vergessen und anschließend auf Senden Sie mir eine mit einem Link.... Der Versand der Mail kann einige Minuten dauern, bitte prüfen Sie jedoch auch Ihren Spamordner, bevor Sie ein zweites neues Passwort anfordern. REISEN BUCHEN - Travel Wie buche ich eine Reise? Im Startbildschirm von CONCUR sehen Sie die Reiter Reisen sowie Abrechnungen. Links unter Suche nach können Sie direkt unter dem jeweiligen Icon nach einem Flug, Mietwagen, Hotel oder einer Bahnverbindung suchen. Kann ich für andere Kollegen buchen? Nur dann, wenn Sie von dem betreffenden Kollegen über dessen Profil als Buchungsassistenz eingestellt wurden. Kann ich für mehrere Kollegen gleichzeitig/eine Gruppe buchen? Nein, das ist über CONCUR nicht möglich. Sie können jedoch einzelne Buchungen oder Reisepläne als Kopie an Ihre Kollegen schicken. Wie hole ich eine Reisegenehmigung ein? Reisevorhaben müssen im Vorfeld der Buchung wie üblich mit der Führungskraft abgestimmt werden. Eine schriftliche Genehmigung ist nicht erforderlich, ebenso keine Genehmigung in 5

6 CONCUR vor der Reisebuchung. Ihre funktionale Führungskraft muss aber die Abrechnung nach Ihrer Reise genehmigen. Was gebe ich im Feld Auftragsnummer beim der Reisebuchung an? Wenn Sie nicht auf die Stamm-Kostenstelle des Reisenden buchen wollen z.b. weil die Reise zu einem Projekt unter einer Auftragsnummer gehört sollten Sie hier entweder eine Innenauftragsnummer (z.b. beginnend mit 720.) oder ein PSP-Element angeben. Achtung: Genau dieselben Angaben (auch Kontierungsobjekte genannt) müssen unbedingt auch für die Abrechnung der Reise angegeben werden. Wie kann ich außerhalb von CONCUR gebuchte Reisen in CONCUR integrieren? Bestätigungen von gebuchten Reisen außerhalb von CONCUR können Sie von der -Adresse des Reisenden aus an senden, um Ihren Reiseplan zu aktualisieren. Ist Rail & Fly über CONCUR buchbar? Nein, das können Sie jedoch weiterhin über unser Reisebüro CWT buchen. Ist für Business Class-Flüge eine extra Genehmigung nötig? Dies sollte vor der Buchung mit der jeweiligen Führungskraft abgesprochen werden. Ist der Business Class-Flug jedoch die günstigere Alternative, gilt das Prinzip Best Buy und es darf auch ohne vorherige Genehmigung gebucht werden. In jeden Fall wird Ihre Führungskraft jedoch über die Buchung von Business Class-Flügen durch eine automatisch generierte Mail informiert. Wo buche ich ein Navigationsgerät zu meinem Mietwagen? Wenn Sie über den Preis des Wagens in die Mietwagen prüfen und reservieren -Ansicht gelangt sind, können Sie unter Mietwagenpräferenzen angeben ein Navigationssystem auswählen. 6

7 Wofür steht das bei Hotelbuchungen? Hierbei handelt es sich lediglich um Hinweise, evtl. müssen Sie eine Anzahlung tätigen oder das Zimmer ist nicht kostenfrei stornierbar. Warum erhalte ich bei Zug-Buchungen in CONCUR nach Ticket-Erhalt noch Erinnerungen, dass die Buchung nicht vollständig ist? Für Zugbuchungen gibt es eine Weiterleitung von CONCUR zur Deutschen Bahn. Obwohl dort das Online-Ticket gleich digital geliefert wird, muss der Reisebuchende sich danach bei der Bahn ausloggen (Klick auf Logout oben rechts) und in CONCUR noch zweimal mit Weiter die Buchung bestätigen, um den Buchungsprozess zu komplettieren. Das Bahnticket ist jedoch auch ohne diese Vervollständigung gültig. Wie importiere ich meinen Reiseplan in CONCUR, wenn über CWT gebucht wurde? Dieser Reiseplan wird automatisch nach 1-2 Tagen in Ihr CONCUR Profil übernommen. Sollte es einmal nicht so sein, können Sie diesen Reiseplan mit Hilfe Ihrer verifizierten Mailadresse an senden. Achtung: Dies funktioniert nur von der -Adresse des Reisenden aus, oder wenn z.b. ein Assistent aus dem Outlook-Postfach des Reisenden versendet. Ist es möglich, Buchungsbestätigungen automatisch z.b. an meinen Projektmanager zu schicken (anstelle an die funktionale Führungskraft)? Nein, Sie können Ihrem Projektmanager nach der Buchung jedoch zusätzlich eine Buchungsbestätigung als Kopie zukommen lassen, oder diesen Vorgang automatisieren, indem Sie seine -Adresse als weitere -Adresse hinterlegen. Kann die Kostenstelle nach der Buchung noch geändert werden? (z.b. Flugbuchungen) Nein. Kann ich Vorlagen für Buchungen erstellen, in denen ich lediglich das Datum ändern muss? Ja, nach einer Reisebuchung haben Sie die Möglichkeit, eine Vorlage zu dieser Reise anzulegen. Im Reiter Reisen gibt es den Punkt Vorlagen mit Button Neue Vorlage. 7

8 Reiseabrechnungen - Expense Bis wann kann ich meine Reisekostenabrechnung noch über Excel einreichen? Seit dem 1. Juli können Mitarbeiter aller deutschen Gesellschaften ihre Reisen ausschließlich über CONCUR abrechnen. Welche Ankunftszeiten und Ankunftsorte gebe ich für meine Spesenabrechnung an? Bei der Hinreise ist die Ankunftszeit die Landezeit am Flughafen, der Ankunftsort ist der Ort Ihres Hotels. Bei der Rückreise ist die Ankunftszeit der Zeitpunkt, wenn Sie zu Hause ankommen, ebenso wie der Ankunftsort. Bei Bahnreisen oder wenn Sie mit dem Auto unterwegs sind, ist die Ankunftszeit die Ankunft vor Ort. Was gilt bei Spesen als Mahlzeit (z.b. im Flieger)? Werden Mitarbeiter auf Dienstreisen vom Sartorius Konzern verpflegt, müssen grundsätzlich die Verpflegungspauschalen gekürzt werden. Es wird aber nur gekürzt, wenn eine "richtige" Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Im Flugzeug gestellte Snacks wie Muffins gelten nicht als Mahlzeit. Wie importiere ich einen Reiseplan in meine Reiseabrechnungen? Dies ist beim Erstellen einer Reiseabrechnung (Expense Report) möglich, falls Tagespauschalen geltend gemacht werden. Im Menü Standardreiseverlauf unter dem Feld Reiseplan importieren lassen sich auch Kreditkarten-Abrechnungen konkret einer Reise zuordnen. Wie rechnen die Außendienstmitarbeiter ab? Wie bisher auch in Wochen- bzw. Monatsabrechnungen. Siehe Kurzanleitung Monatsabrechnung. Wie kann ich Belege des Reisenden ins CONCUR integrieren? Belege für die Reiseabrechnungen können auf mehreren Wegen in CONCUR kommen: - Belege per an receipts@concur.com senden (von der Adresse des Reisenden aus oder durch eine Assistenz mit Postfach-Berechtigung), entweder als Scan oder als Foto - Durch Hochladen von Belegen (Scan oder Foto) von einem Laufwerk - Mit der CONCUR-App per Smartphone ein Foto des Belegs machen und hochladen Können mehrere Belege gleichzeitig (in einer Datei) hochgeladen werden? Nein, Belege dürfen zudem nur einer Ausgabe zugeordnet werden. Welche Kreditkarten-Transaktionen soll ich in der Reiseabrechnung mit abrechnen? Bitte rechnen Sie alle sachlich zur betreffenden Reise gehörenden Kreditkarten-Transaktionen in CONCUR mit ab, auch für bereits von Sartorius bezahlte Ausgaben wie Flug, Zug etc. Diese werden dem Reisenden nicht erstattet, was Ihnen nach Absenden der Abrechnung bestätigt wird. Wie kann ich private Ausgaben aus meinem Beleg herausrechnen? Bitte geben Sie diese in der Aufschlüsselung als sonstige Kosten an und setzen Sie den Haken in dem Feld Private Ausgabe. Siehe Tipps dazu in den Anlagen am Ende des Dokuments. Wie erstelle ich einen Eigenbeleg in Concur? Gehen Sie in Ihrer offenen Abrechnung über den Reiter Belege und anschließend Fehlender Beleg. Sie können nun den Ausgabentyp wählen, zu dem Sie einen Eigenbeleg erstellen möchten. Abschließend können Sie diesen Vorgang mit dem Feld Akzeptieren und abschließen speichern. 8

9 Welche Steuer muss ich wo eintragen (z.b. bei Hotelabrechnung)? In Deutschland müssen Hotelrechnungen nach Übernachtungen und Frühstück aufgeschlüsselt werden, damit sind die korrekten Steuersätze automatisch zugewiesen. Zimmersteuer beinhaltet lokale Abgaben wie Kurtaxe oder Ortstaxe. Wie rechne ich mein Hotel ab, wenn ich nur an einem von zwei Tagen Frühstück hatte? In diesem Fall schlüsseln Sie im ersten Schritt wie gewohnt Ihre Übernachtungskosten von dem Gesamtbetrag auf und speichern diese. Im nächsten Schritt gehen Sie erneut auf den Ausgabentyp und klicken Aufschlüsselung hinzufügen, um den Restbetrag als Frühstück aufzuschlüsseln. Im Kommentarfeld können Sie die Anzahl an Frühstücken angeben (s. Screenshots). 9

10 Was gebe ich ein bei Bewirtung Extern (Kunden)? Bitte wählen Sie bei inländischen Belegen den Mehrwertsteuersatz entsprechend dem Beleg aus, bei Restaurant-Belegen den Normalsatz (19%), bei Außer-Haus-Verzehr Ermäßigter Satz (7%), bei ausländischen Belegen 0%. Wie kann ich bei Bewirtung Teilnehmer hinzufügen? Bitte nutzen Sie stets die Erweiterte Suche, um Teilnehmer an einer geschäftlichen Bewirtung aufzulisten. Hier sind alle Sartorius-Mitarbeiter auswählbar, die für CONCUR freigeschaltet sind. Wann muss ich das Häkchen setzen bei Bewirtung / Rechnung im Unternehmensnamen? Wenn Sie eine Rechnung auf eine Sartorius-Adresse vorliegen haben, setzen Sie bitte hier den Haken. Rechnungen über 150 Euro müssen auf Firmenadresse ausgestellt sein. Können CONCUR Reiseabrechnungen unterbrochen und später fortgeführt werden? Ja, das System speichert automatisch den aktuellsten Stand Ihrer Abrechnung. Was sieht die funktionale Führungskraft in der Mail meiner Kostenabrechnung? Ihren Namen, die Gesamtsumme der Kosten, den Namen und den Grund Ihrer Abrechnung. Wie viel Zeit hat eine Führungskraft, um offene Reiseabrechnung zu genehmigen? Um von Reisenden verauslagte Kosten schnell zu erstatten, müssen Führungskräfte die erhaltenen Abrechnungen nach spätestens 10 Tagen genehmigen. CONCUR sendet keine automatischen Erinnerungen. Nach Ablauf der Frist wird die Abrechnung nicht an die Führungskraft der Führungskraft weitergeleitet und es erfolgt auch keine automatische Freigabe. Was mache ich, wenn ich als Führungskraft keine zum Genehmigen einer Reiseabrechnung erhalten habe? Bitte prüfen Sie Ihren Spam-Ordner. Ein Absender wie Autonotification... versendet mit dem Betreff Abrechnung wartet auf Ihre Genehmigung. Wo stehen die Kosten, die ich erstattet bekomme? Sie sehen Sie in einer detaillierten Aufschlüsselung, nachdem Sie Ihre fertige Abrechnung abgesendet haben. 10

11 Bis zu welchem Betrag kann mein funktionaler Manager Reisekostenabrechnungen genehmigen? Ihre funktionale Führungskraft ist für all Ihre Abrechnungen zuständig - unabhängig von deren Höhe. Wer genehmigt Projektreisen? Auch Projektreisen werden von Ihrer funktionalen Führungskraft genehmigt, können aber als Kopie an den jeweiligen Projektmanager geschickt werden. Kann ich abgesendete Abrechnungen zurückrufen, um etwas zu ändern oder hinzuzufügen? Ja, dies ist in CONCUR über das Feld Zurückrufen möglich. Wie kann ich meine individuellen Reisekosten pro Jahr auswerten? Über den Reiter Abrechnungen können Sie sich mit verschiedenen Filtern eine ausgewählte Übersicht anzeigen lassen. 11

12 Anlage: Wie fotografiere ich Belege für die CONCUR Reiseabrechnung Anforderungen an digitale Belege Reisende müssen geeignete digitale Belege mit ihrer Reisekostenabrechnung liefern. Jede Ausgabe auf einer Reisekostenabrechnung (mit wenigen Ausnahmen) benötigt einen angehängten digitalen Beleg, bevor die Abrechnung abgeschickt werden kann. Eigenbeleg: Beim Verlust von Originalbelegen und wo Rechnungs-Duplikate nicht zu erhalten sind, muss ein Eigenbeleg ausgefüllt werden, siehe oben. Es ist wichtig, dass alle digitalen Belege leserlich sind und die benötigten Informationen enthalten. Einige Regeln sind einzuhalten, wenn Sie digitale Belege mit Ihrer Reisekostenabrechnung senden. Nutzen Sie doch die folgenden Tipps für korrekte Verarbeitung digitaler Belege Bitte fotografieren Sie nicht Ihren Computerbildschirm, um dies als Beleg zu senden: Dieses Bild wäre unscharf und kaum zu lesen. Senden Sie ein gutes Foto per an Ihre CONCUR-Inbox. Fotografieren Sie Ihren Beleg nicht aus seitlichem Winkel, sondern direkt von oben. Für steuerliche und Auditierungs-Zwecke ist es wichtig, dass alle Details auf dem Beleg gut erkennbar sind. 12

13 Wenn Sie Ausgaben erstatten lassen wollen, die nicht reise- oder bewirtungsveranlasst sind (z.b. Büromaterial), müssen die Belege unbedingt die Details der Ausgabe enthalten. Die einzelnen Ausgabenpositionen müssen sichtbar sein. Für Geschäftsessen und Bewirtungs-Zwecke sind keine Ausgaben-Einzelpositionen nötig. Bitte stellen Sie sicher, dass die Details des Orts der Bewirtung (Restaurant) gut lesbar sind. Aus rechtlichen Gründen ist es ist wichtig, dass jeder Beleg die folgenden Elemente enthält: - den Namen und den Ort des Lieferanten (Restaurants etc.) - das Datum und den Betrag der Ausgabe - Bei Hotels: muss auch separat die einzelnen Ausgabenbeträge enthalten für Übernachtung, Mahlzeiten, etc. - Bei Bewirtungen: auch den Namen der bewirteten Personen und den Anlass 13

14 Anlage: Wie kann ich private Ausgaben aus meinem Beleg rausrechnen? Nach der Eingabe einer neuen Ausgabe muss bereits vor dem ersten Speichern die Aufschlüsselung getätigt werden. Durch das Aufschlüsseln können Sie die verschiedenen Kostenpunkte wie Bspw. Frühstück oder sonstige (private) Kosten angeben: Nach dem Speichern der Aufschlüsselung müssen Sie die Aufschlüsselung sonstige Kosten erneut öffnen, um diese näher zu beschreiben (bzw. z.b. als private Ausgabe ). 14

15 Nach nochmaligem Speichern sind Ihre Ausgaben korrekt in Ihrer Abrechnung gespeichert. 15