mobilboxmanager Benutzerhandbuch Version 3.01

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1 mobilboxmanager Benutzerhandbuch Version 3.01

2 Inhaltsverzeichnis 1.Was ist der mobilboxmanager? 3 2.Das Onlineportal Passwort anfordern Einstieg ins Onlineportal 6 3. Abwesenheit verwalten Ansage erstellen Auswählen des Ansagetyps Auswählen des Einspieldatums (Abwesend AB) Auswählen des Rückkehrdatums (Erreichbar AB) Auswählen der Vertretung Probehören der Ansage Aktivieren der Ansage Ansagen verwalten Persönliche Daten Passwort ändern 14 5.mobile Version / WebApp Ansage erstellen (mobil) 16 WebApp erstellen Support 18 2

3 1.Was ist der mobilboxmanager? Der mobilboxmanager ist ein einfach zu bedienendes Online-Tool zur automatischen Erstellung und Einspielung einer Mobilboxansage bei Abwesenheit. Jeder Mitarbeiter erhält einen eigenen Zugang zum Onlineportal und kann individuelle Einstellungen vornehmen. Der Einstieg erfolgt bequem am PC oder am Smartphone über den Webbrowser ihrer Wahl. So kann eine Mobilboxansage für Abwesenheiten bei Urlaub oder Krankheit im Voraus angelegt werden. Diese neu erstellte Ansage kann innerhalb weniger Sekunden probegehört werden und wird zum gewählten Zeitpunkt automatisch eingespielt. Somit hört ein Anrufer auch bei Abwesenheit des Mitarbeiters die gleiche corporatevoice und den gleichen corporatesound wie bei der Standardmobilbox. Zum eingestellten Zeitpunkt der Rückkehr wird automatisch die zuvor verwendete Standardmobilbox eingespielt. Dieses Handbuch soll Ihnen einen Überblick über die Funktionsweise des mobilboxmanagers geben. Spezielle Erweiterungen und Sonderprogrammierungen werden in eigenen Handbüchern behandelt. 3

4 2.Das Onlineportal 2.1 Passwort anfordern für ersten Login Für die Benutzung des mobilboxmanagers benötigen Sie eine -Adresse und ein Passwort. Nur mit der Kombination dieser beiden Werte können Sie sich am System identifizieren. Um beim ersten Login Ihr Passwort zu bekommen (bzw. um es zurückzusetzen, falls es einmal vergessen wurde), klicken Sie unter der Loginmaske auf auf Passwort anfordern. Geben Sie nun Ihre -Adresse ein und bestätigen Sie die Eingabe mit Senden 4

5 Eine mit einem Link zum Zurücksetzen des Passwortes wird Ihnen zugeschickt. Falls die -Adresse dem System nicht bekannt ist, wird eine dementsprechende Fehlermeldung ausgegeben. Falls Sie der Meinung sind, dass Sie im System gelistet sein sollten, wenden Sie sich in bitte an unseren Support. Nach dem Anklicken des Links aus der geben Sie bitte das Passwort zweimal ein, um Tippfehler zu vermeiden. Nun sind Sie bereit für die Benutzung des mobilboxmanagers. 5

6 2.2 Einstieg ins Onlineportal Rufen Sie im Webbrowser Ihrer Wahl die Seite auf Je nach Endgerät wird die Desktop-Version oder die mobile Webseite, die für die Verwendung auf Handies und Tablets optimiert wurde, aufgerufen. Mehr Information zur mobilen Version erhalten Sie im Kapitel 5. Login-Maske der Desktop Version Login-Maske der mobilen Version Geben Sie Ihre adresse und Ihr Passwort in der Login-Maske ein und klicken Sie auf ANMELDEN! 6

7 Nach dem erfolgreichen Login werden Sie auf die Startseite weitergeleitet. Hier werden Statusmeldungen, die aktive Ansage sowie eventuell geplante! Abwesenheiten und wichtige Informationen zum mobilboxmanager angezeigt. Desktop-Version Mobile-Verison 7

8 3. Abwesenheit verwalten 3.1 Ansage erstellen Um eine neue Abwesenheitsansage zu erstellen, klicken Sie links oben auf Ansage erstellen. Hier können Sie den Ansagetyp, den Abwesenheitszeitraum und eine Vertretung angeben Auswählen des Ansagetyps Es wurden verschiedene Ansagetypen definiert. Manche Ansagen beinhalten ein Rückkehrdatum und/oder eine Vertretung - Je nach gewählter Ansage werden die benötigten Felder angezeigt. Wählen Sie den Ansagetyp bitte aus der Dropdown-Liste: 8

9 ! Auswählen des Einspieldatums (Abwesend AB) Wählen Sie hier den Zeitpunkt, an dem die Ansage eingespielt werden soll. Es gibt die Auswahlmöglichkeiten Datum (für eine geplante Einspielung in der Zukunft) und sofort für eine sofortige Einspielung der Ansage. Die Einspielung der Ansage erfolgt dann zur gewünschten Uhrzeit des gewählten Datums bzw. sofort. Das Einspieldatum hat keine Auswirkung auf den Ansagetext, er beschreibt lediglich den Aktivierungszeitpunkt der Ansage Auswählen des Rückkehrdatums (Erreichbar AB) Wählen Sie hier den Zeitpunkt, ab dem Sie wieder erreichbar sind. Hier gibt es die Auswahlmöglichkeiten Kalender bzw. Kein Ende (in Abhängigkeit des gewählten Ansagetyps). 9

10 Die Option Kalender ist z.b. für Urlaube geeignet, wenn das Rückkehrdatum schon im Vorfeld bekannt ist. Die Rückstellung auf die Standardmobilbox erfolgt dann zur gewünschten Uhrzeit des gewählten Datums. Die Option keine Angabe wird z.b. bei krankheitsbedingter Abwesenheit verwendet, wo ein genaues Rückkehrdatum nicht im Vorfeld geplant werden kann. Diese Möglichkeit wird allerdings nur angezeigt, wenn dies in der Ansagendefinition explizit erlaubt wurde. Das Rückkehrdatum kann eine Auswirkung auf den Ansagetext haben (nämlich wenn er im Ansagetext angesagt wird) und beschreibt den Deaktivierungszeitpunkt der Ansage Auswählen der Vertretung Wurde die Ansage mit einer Vertretung definiert, muss diese hier ausgewählt werden. Durch drücken auf den Pfeil rechts werden für den aktuellen Benutzer alle möglichen Vertretungen In der Liste angezeigt. Durch tippen der Anfangsbuchstaben eines Namens wird die Liste sofort auf die passenden Namen eingeschränkt. So kann zum Beispiel die Liste der Vertretungen von mehreren hundert Einträgen durch tippen der Buchstaben M-A-Y auf die Einträge Mayer, Maytler und Mayrhofer gefiltert werden. Die gewünschte Vertretung bitte aus der Liste auswählen. 10

11 3.1.5 Probehören der Ansage Wir empfehlen, die gewählte Abwesenheitsansage vor dem Aktivieren immer probezuhören. Klicken Sie dazu bitte auf den Play-Button. Die Ansage wird generiert und kann nach wenigen Sekunden angehört werden. Dadurch wird die Ansage noch nicht aktiviert! Aktivieren der Ansage Erst durch klicken des Buttons Ansage aktivieren wird die ausgewählte Ansage in das System hochgeladen und zum gewählten Zeitpunkt automatisch auf die Mobilbox eingespielt. Eine Meldung über den Erfolg der Aktion wird nach einigen Sekunden eingeblendet. Sollte irrtümlich eine falsche Auswahl getroffen worden sein, kann die Ansage unter dem Menüpunkt Ansagen anzeigen gelöscht bzw. neu erstellt werden. 11

12 3.2 Ansagen verwalten Unter dem Menüpunkt Ansagen anzeigen sehen Sie, welche Ansage momentan aktiv ist und welche Ansagen in der Zukunft geplant sind, wann die Ansage aktiv sein wird, welcher Ansagetyp gewählt wurde und - sofern in der Ansage festgelegt - auch die ausgewählte Vertretung. Mit einem Klick auf das Papierkorb-Symbol rechts kann die geplante Ansage gelöscht werden. Sollte die aktive Ansage eine Abwesenheitsansage sein (also nicht die Standardmobilbox), so kann auch diese mit dem Papierkorb-Symbol gelöscht werden. Die Mobilbox wird dann sofort auf die persönliche Standardansage zurückgesetzt. 12

13 4. Persönliche Daten Bei der Implementierung des mobilboxmanagers werden alle Mitarbeiter, für die ein persönlicher Zugang vorgesehen ist, von gosh!audio im System angelegt. Unter dem Menüpunkt Userdaten ändern können Sie Ihre persönlichen Daten einsehen und das Passwort für den Zugang zur Onlineplattform ändern. Persönliche Daten wie Geschlecht, Name, adresse, Mobilnummer, VPN- Nummer und BAN-Nummer können aus Sicherheitsgründen nur von einem Company Admin (falls vorhanden) oder dem Seviceteam von gosh!audio geändert werden. Beim Punkt Standard Vertretung können Sie aus dem Dropdown-Menü Ihre bevorzugte Standardvertretung wählen, die beim Erstellen einer neuen Abwesenheits-Ansage dann schon automatisch vorausgewählt wird. Bei falschen Daten wenden Sie sich bitte an unseren Support. 13

14 4.1 Passwort ändern klicken Sie auf den Menüpunkt Userdaten ändern geben Sie bei Passwort das gewünschte neue Passwort ein geben Sie bei Passwort wiederholen erneut das neue Passwort ein klicken Sie auf EINTRAGEN Sie erhalten eine Bestätigung, dass Ihr Passwort geändert wurde. Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, versuchen Sie es bitte nochmals und achten darauf, dass das beide Passwörter übereinstimmen. 14

15 5.mobile Version / WebApp Um das Datenvolumen bei der Übertragung für die mobile Version gering zu halten, und die Geschwindigkeit bei schlechtem Datenempfang unterwegs sowie die Bedienung auf Touch-basierten Geräten zu verbessern, wurde eine eigene mobile Version der Webseite programmiert. Diese Seite wird automatisch angezeigt, wenn die Seite von einem mobilen Gerät (z.b. Handy oder Tablet) aufgerufen wird. In der Login-Maske geben Sie bitte wie gewohnt Ihre -Adresse und Ihr Passwort ein. Der Schalter Login merken hat die Funktion, dass einmal eingegebene Logindaten solange gespeichert werden, bis der User aktiv den Menüpunkt ausloggen anwählt. Das ist vor allem auf Mobilgeräten praktisch, wenn man nicht jedes Mal erneut -Adresse und Passwort eintippen möchte. Der Webbrowser kann auch OHNE Logout beendet werden. Beim erneuten Login auf entfällt dann die Abfrage von und Passwort. Bei Nutzung des Handies durch mehrere Personen bitte den Schalter auf Nein stellen, um Missbrauch zu vermeiden. Dadurch müssen und Passwort bei jedem Login erneut angegeben werden. 15

16 Die Bedienung erfolgt im wesentlichen analog zur Desktop-Version. Durch die 3 Reiter unten wird zwischen dem Erstellen einer Ansage ( Ansage erstellen ), der Liste der Ansagen ( Ansagen anzeigen ) und Logout umgeschaltet. Die Einstellungen wurden auf der mobilen Version ausgeblendet und sind nur in der Desktop-Version verfügbar. 5.1 Ansage erstellen (mobil) Bitte zuerst den Ansage-Typ auswählen und dann die restlichen Felder wie Vertretung (falls im Ansage-Typ so definiert), Abwesenheits- und Rückkehrdatum ausfüllen. Nach Eingabe der Daten kann die Ansage mit dem Button Ansage probehören generiert und kontrollgehört werden. Das kann einige Sekunden dauern. Nach Übertragung der fertigen Ansage vom Server erscheint ein Audio-Player, mit dem die Ansage probegehört werden kann. Die Aktivierung erfolgt dann mit dem Button Ansage aktivieren. 16

17 5.2. WebApp erstellen Aus den meisten mobilen Browsern lassen sich auch Shortcuts bzw. WebApps auf dem Homescreen des Handies speichern. So sparen Sie sich den Start des Browsers und die Eingabe der URL auf der kleinen Tastatur des Smartphones. So lässt sich der mobilboxmanager genauso einfach starten wie eine App. So kann zum Beispiel unter Apple ios (Version 6, 7 und dann wieder ab 8.3) aus Safari heraus eine WebApp auf dem Homescreen gespeichert werden: 1. Rufen Sie in Safari die Seite mobilboxmanager.at auf und drücken Sie auf 2. Drücken Sie auf das + Symbol um die Webseite als WebApp zu speichern. 3. Nun können Sie der WebApp noch einen eigenen Namen geben. 4. Die WebApp erscheint am Homescreen und kann ab jetzt wie eine normale App gestartet werden. 17

18 6. Support Bei Problemen bzw. Fragen zum mobilboxmanager können Sie gerne an uns wenden. Telefonisch unter an 18

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