Termin-Tool Administrator-Leitfaden

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1 Termin-Tool Administrator-Leitfaden

2 Einleitung Damit Vermittler ihren Messebesuch besser planen und schon im Voraus einen Termin an Ihrem Stand vereinbaren können, gibt es seit zwei Jahren das kostenfreie DKM Termin-Tool. Darüber können Fachbesucher konkrete Termine bei den Personen/Gesprächspartnern Ihres Unternehmens, die Sie in dem System hinterlegen, anfragen bzw. buchen. Vorteile für Aussteller: Sie bieten Vermittlern einen exklusiven Service. Bessere Planbarkeit des Standpersonals hinsichtlich der Auslastung Gespräche können besser vorbereitet werden (im Termin-Tool wird auch der Gesprächsanlass abgefragt). Professionelle und übersichtliche Präsentation der Personen, die aus Ihrem Haus für Gespräche zur Verfügung stehen Leichtes Handling für Sie als Aussteller - sowohl für den Administrator / Messekoordinator als auch für die angefragten Gesprächspartner Vorteile für Fachbesucher: Fachbesucher können ihren Messebesuch im Vorfeld besser planen. Messebesuch wird dadurch effizienter und effektiver. Leichtes Handling - Terminanfrage bzw. Buchung ist einfach und bequem. 2

3 Einleitung Es gibt zwei Wege für Ihren Vertriebspartner bzw. den interessierten Fachbesucher, um zu Ihrem Termin-Tool zu gelangen: Wenn Sie Ihren Vertriebspartnern Ihren individuellen Einladungslink senden, dann werden Sie auf Ihr DKM Unternehmens- Portal geleitet. Dort befindet sich auch Ihr Termin-Tool, wenn Sie es freigeschaltet haben. Ab Mitte September verweist der Menüpunkt Gesprächstermine auf der DKM-Homepage auf die Aussteller, die den interessierten Fachbesuchern das Termin-Tool anbieten. 3

4 Login Wenn Sie das Interesse haben, das kostenfreie DKM Termin-Tool zu nutzen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten auf ein. Klicken Sie anschließend auf den Reiter Termin-Tool. Dort finden Sie nun die Sicht als Administrator auf Ihre Veranstaltung z.b. DKM 2015 / BBG / Admin. Wenn Sie auf diesen Button klicken, gelangen Sie zur entsprechenden Administrator-Ansicht Ihres DKM-Termin Tools. 4

5 Gesprächspartner anlegen Nach Klicken auf den blauen Balken Gesprächspartner gehen Sie bitte auf den Button weiteren Gesprächspartner hinzufügen. Hinweis: Wenn Sie das Termin-Tool im letzten Jahr genutzt haben und Gesprächspartner aus dem Vorjahr wieder anlegen möchten, dann können Sie dies tun, indem Sie alternativ auf Gesprächspartner aus dem Vorjahr hinzufügen klicken. 5

6 Gesprächspartner anlegen Nun können Sie aus der Liste der Mitarbeiter, welche in der bbg-datenbank gespeichert sind, den gewünschten Gesprächspartner auswählen und anschließend speichern. Das Anlegen bisher nicht gespeicherter Personen ist über den Button nicht vorhandene Gesprächspartner anlegen möglich. Alle mit einem roten Stern markierten Felder sind Pflichtfelder. Jeder neu hinzugefügte Gesprächspartner erhält vom System eine automatisch generierte mit der Information, dass er als Gesprächspartner angelegt wurde sowie seine Zugangsdaten. Zudem wird er auf den Gesprächspartner- Leitfaden und den kurzen Video-Trailer hingewiesen, die beide das Termin-Tool erklären. 6

7 In der Liste der Gesprächspartner erscheint nun der hinzugefügte Gesprächspartner. Klicken Sie nun auf den Gesprächspartner. Hier können Sie nun das Foto, die Funktion, gegebenenfalls die Vita sowie die adresse des Gesprächspartners ergänzen bzw. ändern. Wenn Sie die Gesprächspartner in einer bestimmten Reihenfolge anzeigen möchten, können Sie jeweils in dem Feld Gesprächspartner Reihenfolge per Drop-Down eine Nummer auswählen. Der Gesprächspartner mit der Nummer 1 erscheint dann in der Gesamtübersicht an oberster Stelle, etc. Termineingabe: Gehen Sie nun auf den untersten Button neuen Termin hinzufügen und geben Sie anschließend die Anfangs- und Endzeit des Termins Löschen Gesprächspartner: Den Gesprächspartner löschen Sie, indem Sie oben den entsprechenden Haken setzen. Gesprächspartner-Details eintragen Die Details des jeweiligen Gesprächspartners können Sie wieder ausblenden, indem Sie jeweils oben links auf den Namen in dem blauen Balken klicken. 7

8 Termin-Tool Details festlegen Um die Termin-Tool Details ändern zu können, klicken Sie nun auf den blauen Balken Termin-Tool / Details / Freigabe, so dass dieser Bereich aufklappt. Nun können Sie die Details Ihrer Veranstaltung und die vorlagen, die wir schon für Sie vorbereitet haben, eintragen bzw. verändern. 8

9 -Vorlage Terminanfrage Bei jeder Terminanfrage eines Besuchers versendet das System eine automatisch generierte an den Besucher, an Sie als Administrator und an den Gesprächspartner. Neben dem Bodytext können Sie den Betreff und die Absenderadresse nach Ihren Bedürfnissen verändern. Bitte belassen Sie aber in jedem Fall die beiden Steuerelemente ((ANREDE)) und ((TERMINE)) im Bodytext, da diese dann automatisch in die jeweilige individuell eingefügt werden. Ihre Änderungen können Sie testen, indem Sie sich als Administrator eine Test- senden. Falls Sie nicht möchten, dass das System bei Terminanfrage automatisch eine an den Besucher versendet, nehmen Sie das entsprechende Häkchen raus. Der Gesprächspartner und Sie als Administrator erhalten in jedem Fall die mit der Terminanfrage. 9

10 -Vorlage Terminbestätigung Wenn Sie die angefragten Termine bestätigen möchten, kann das System ebenfalls eine automatische versenden. Diese richten Sie analog zur Anfragebestätigungs- ein. Wenn Sie den Button Bestätigungsmail an offenen Anfragen versenden klicken, erhalten alle Personen diese , die seit Ihrem letzten Versand eine Terminanfrage gestellt haben, die Sie nicht abgelehnt haben. 10

11 Einführungstext ändern Die abschließenden Details zum Termin-Tool können Sie im unteren Drittel der Seite einrichten, indem Sie den Einführungstext nach Ihren Bedürfnissen individualisieren. Die Details zur Veranstaltung (z.b. Veranstaltungsort ) bitte nicht verändern. WICHTIG: Zum erfolgreichen Abschluss aller Veränderungen bitte unbedingt den Button Alle Einstellungen speichern klicken. 11

12 Besuchersicht prüfen Wenn Sie die Veranstaltungs- und Gesprächspartner- Details angelegt und gespeichert haben, können Sie sich das Ergebnis aus Besuchersicht anschauen, indem Sie auf den Button oben rechts Zu Ihrer Termin-Tool-Vorschau klicken. Die Gesprächspartner sind nur sichtbar, wenn mindestens ein Termin hinterlegt wurde. Der Besucher kann nun einen oder mehrere Termine anklicken und anschließend auf Anfrage absenden klicken. Zur Finalisierung der Terminanfrage wird er pro Terminanfrage nach den geplanten Gesprächsinhalten gefragt. 12

13 Freigabe erteilen Wenn Sie mit der angezeigten Besucheransicht und den Test- s zufrieden sind, setzen Sie unter dem blauen Balken Termin-Tools / Details das Häkchen bei Freigabe Termin-Tool. Nach der Speicherung sind Ihre Veranstaltung bzw. Ihre Termin-Angebote auf Ihrer DKM-Unternehmensseite sichtbar. 13

14 Terminverwaltung Der DKM-Besucher hat nun die Möglichkeit, einen oder mehrere Termine anzufragen. Dafür muss er angemeldet und mit seinen Zugangsdaten eingeloggt sein, so dass Sie und der Gesprächspartner den Unternehmensnamen, Vor- und Nachnamen sowie die - Adresse des anfragenden Besuchers einsehen können. Sobald ein Besucher einen Termin ausgewählt hat und anfragt, wird dieser Termin ausgegraut, so dass dieser nicht mehr angefragt werden kann. Sie und der Gesprächspartner erhalten dann jeweils eine mit den Details der Terminanfrage. Der Gesprächspartner (oder Sie als Administrator) kann dann den Termin bestätigen, indem er oder Sie auf den Button Bestätigungsmail an offene Anfragen versenden klickt. In einem Infofenster erhalten Sie die Information, dass die erfolgreich versendet wurde. Hinweis: Bei der Termin-Bestätigungsmail wird eine ICS-Datei angehängt, bei der die beteiligten Personen den Gesprächstermin in den Outlook-Kalender übertragen können. Wenn Sie anschließend auf alle Einstellungen speichern klicken, sehen Sie bei den jeweiligen Gesprächspartnern, dass die Termine bestätigt wurden. 14

15 Terminabsage: Wenn Sie einen angefragten Termin ablehnen wollen, müssen Sie oder der Gesprächspartner dem Terminanfragenden über Ihr - Programm (z.b. Outlook) eine individuelle Absag an die -Adresse des Anfragenden senden, da der Absagegrund sehr vielseitig sein kann. Anschließend geben Sie oder der Gesprächspartner den Termin wieder frei, indem Sie auf den Button Anfrage löschen klicken. Handling Terminverwaltung Termin löschen: Wenn Sie einen eingetragenen Gesprächstermin löschen wollen, dann müssen Sie den Button Termin löschen klicken. 15

16 Kontaktdaten Andrea Krauß bbg Betriebsberatungs GmbH Bindlacher Straße Bayreuth Tel.: Fax:

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