Wie erhalte ich Buchungsanfragen von Lehrkräften/Schülern? Wie kann ich eingehende Buchungsanfragen verwalten?

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2 Überblick Diese Kurzanleitung soll Ihnen als Anbieter von Erkundungsplätzen einen direkten Einstieg in das Buchungsportal ermöglichen. Hilfestellung zu einzelnen Feldern und Funktionen finden Sie außerdem auch direkt im Portal, erkennbar an einem kleinen Fragezeichensymbol neben dem jeweiligen Feld. 1) Registrierung und Anmeldung... 3 Woher bekomme ich meine Zugangsdaten? Wo und wie kann ich mich anmelden? 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten...6 Wie kommt mein Unternehmensporträt ins Portal? Wo hinterlege ich die Ansprechpartner und Standorte meines Unternehmens? Wie kann ich die Ausbildungsberufe meines Unternehmens angeben? 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen...10 Wie biete ich konkrete BFE-Plätze an? 4) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen Wie erhalte ich Buchungsanfragen von Lehrkräften/Schülern? Wie kann ich eingehende Buchungsanfragen verwalten? Gender-Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit und Übersichtlichkeit haben wir uns in dieser Dokumentation für die Verwendung des generischen Maskulinums entschieden. Darüber hinaus werden, soweit möglich, geschlechtsneutrale Bezeichnungen (z.b. Lehrkräfte ) verwendet. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 2 von 16

3 1) Registrierung und Anmeldung Startseite des Buchungsportals Rufen Sie das Buchungsportal unter der Adresse auf, die im Ihnen vorliegenden Informationsmaterial genannt wird. Die Adresse kann z.b. wie folgt lauten: https://berufsfelderkundung-musterstadt.ontavio.de Falls Sie noch nicht über Zugangsdaten zum Buchungsportal verfügen, können Sie sich über den Link Registrieren als Unternehmen (oben rechts auf der Startseite) erstmalig im Portal registrieren. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 3 von 16

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5 1) Registrierung und Anmeldung Anmeldebereich auf der Startseite Auf der Startseite des Buchungsportals finden Sie auf der linken Seite die Anmeldemaske, über die Sie sich ins Portal einloggen können. Geben Sie dort -Adresse und Passwort ein und klicken Sie auf [ANMELDEN]. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie über den gleichnamigen Link im Anmeldeformular einfach ein neues anfordern: Geben Sie dazu die -Adresse an, mit der Sie sich ursprünglich registriert haben. Das System sendet Ihnen daraufhin einen Link zu, mit dem Sie dann ein neues Passwort vergeben können. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 5 von 16

6 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten Reiter Unternehmen : ermöglicht die Überarbeitung von Kontaktdaten und Informationen für Ihr Unternehmensporträt Im Reiter Unternehmen können Sie Ihre Unternehmens- und Kontaktdaten noch einmal überprüfen und ggf. korrigieren. Zusätzlich haben Sie hier u.a. die Möglichkeit, Ihr Logo hochzuladen und ein Kurzporträt für Ihr Unternehmen zu hinterlegen. Dieses Kurzporträt wird Lehrkräften und Schülern dann zusammen mit Ihren Erkundungsangeboten angezeigt. WICHTIG: Wir empfehlen Ihnen, sich in Ihrem Kurzporträt inhaltlich eher an die Schüler als Zielgruppe zu wenden bzw. darauf einzugehen, warum diese gerade in Ihrem Unternehmen eine Berufsfelderkundung absolvieren sollten. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 6 von 16

7 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten Reiter Unternehmen : Hinterlegen Sie die relevanten Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen Auf der Seite Ansprechpartner haben Sie die Möglichkeit, weitere für die Berufsfelderkundung relevante Kontaktpersonen in Ihrem Unternehmen zu hinterlegen bzw. deren Daten zu bearbeiten. Auch können Sie hier genau steuern, welche Personen welche -Benachrichtigungen bekommen soll. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 7 von 16

8 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten Reiter Unternehmen : Hinterlegen Sie die verschiedenen Standorte Ihres Unternehmens In der Standortverwaltung können Sie dem System die unterschiedlichen Standorte Ihres Unternehmens, soweit vorhanden, mitteilen. Zur Orientierung werden Ihnen hier auch die Daten des Hauptstandortes angezeigt, den Sie bei Ihrer Registrierung angegeben haben. Diesen können Sie als einzigen Standort nicht löschen. Falls Sie auf der vorherigen Seite bereits Ansprechpartner angelegt haben, können Sie diese hier den für sie relevanten Standorten zuweisen. Somit werden den Schülern stets die korrekten Kontaktdaten für einen bestimmten Standort angezeigt. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 8 von 16

9 2) Änderung Ihrer Unternehmensdaten Reiter Ihr Unternehmen : Gerne können Sie auch Ihre Ausbildungsberufe im Portal hinterlegen. Auf der Seite Ausbildungsangebot haben Sie die Möglichkeit, Ihr allgemeines Ausbildungsangebot im Portal zu hinterlegen. Nutzen Sie hierfür einfach das Feld Berufsbezeichnung und geben Sie den gewünschten Beruf ein. Es erscheint eine Liste mit Vorschlägen aus dem offiziellen Berufekatalog der Bundesagentur für Arbeit. Klicken Sie einen der Vorschläge an, um ihn in die Übersicht zu übernehmen. Klicken Sie abschließend auf [AUSBILDUNGSBERUFE SPEICHERN]. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 9 von 16

10 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen Reiter Berufsfelderkundung : Geben Sie hier die genauen BFE-Kapazitäten an, damit Ihr Unternehmen gebucht werden kann. Im Reiter Berufsfelderkundung geben Sie nun noch die Berufsfelder an, die in Ihrem Unternehmen erkundet werden können. Dies ist nach Ihrer Registrierung der wichtigste Schritt, damit Ihr Unternehmen von Lehrkräften und Schülern gefunden und gebucht werden kann. Wählen Sie hierfür zunächst den gewünschten Standort Ihres Unternehmens, für den Sie Berufsfeldangebote einstellen möchten. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 10 von 16

11 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen Reiter Berufsfelderkundung : Geben Sie hier die genauen BFE-Kapazitäten an, damit Ihr Unternehmen gebucht werden kann. Durch Anklicken eines Berufsfeldes erscheint darunter ein interaktiver Kalender. Dort wählen Sie nun diejenigen Tage aus, die Ihr Unternehmen anbieten möchte*. Beim Anwählen eines Tages erscheint ein Fenster, das die maximale Gruppengröße für diesen Tag abfragt. Nachdem Sie die gewünschten Tage im Kalender ausgewählt haben, können Sie noch das so genannte Gesamt-Limit festlegen. Dieses dient als Höchstgrenze für die ausgewählten Kalendertage, d.h. sobald das eingegebene Limit an Tagen erreicht ist, wird Ihr Unternehmen keine weiteren Buchungsanfragen erhalten. * Je nach Vorgabe Ihrer Kommune kann es sein, dass im Kalender bereits alle Tage vorausgewählt (d.h. blau markiert) sind. In diesem Fall können Sie diejenigen Tage abwählen, die Ihr Unternehmen nicht anbieten möchte. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 11 von 16

12 3) Erkundungsplätze in Ihrem Unternehmen Reiter Berufsfelderkundung : Kalendertage, Limit, wichtige Anmerkungen uvm. Im Feld Wichtige Anmerkungen geben Sie den Interessenten dann noch einige Hinweise an die Hand, z.b.: Sollte wetterfeste Kleidung mitgebracht werden? Wie lange wird der Erkundungstag ungefähr dauern? Uhrzeit und Treffpunkt: Wann und wo sich die Schüler in Ihrem Unternehmen einfinden sollen, können Sie hier ebenfalls über die entsprechenden Felder festlegen. Optional können Sie auch den Tagesablauf für einen typischen Erkundungstag hinterlegen, um interessierten Schülern bereits im Vorfeld eine gewisse Orientierung zu bieten. Wenn Sie im gewählten Berufsfeld auch reguläre Praktika anbieten, können Sie die gleichnamige Auswahlbox aktivieren. Ihr Unternehmen erscheint dann automatisch in der Praktikumsbörse des Buchungsportals. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 12 von 16

13 4) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen Reiter Buchungsanfragen : Übersicht aller Buchungsvorgänge für Ihr Unternehmen Im Reiter Buchungsanfragen sehen Sie eine Übersicht aller Buchungsvorgänge für Ihr Unternehmen. Hier können Sie eingehende Buchungsanfragen beantworten bzw. diese (etwa im Krankheitsfall) nachträglich stornieren. Für bestätigte Buchungen haben Sie die Möglichkeit, eine Teilnahmebescheinigung als PDF-Datei herunterzuladen. Setzen Sie hierzu einen Haken vor den gewünschten Buchungen und klicken Sie unten auf [TEILNAHMEBESCHEINIGUNG ALS PDF-DATEI]. Über den Button [BUCHUNGSÜBERSICHT ALS CSV-DATEI HERUNTERLADEN] können Sie außerdem alle Buchungsvorgänge als Excel-Tabelle (CSV) herunterladen. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 13 von 16

14 4) Buchungsanfragen für Ihr Unternehmen Reiter Buchungsanfragen : Übersicht über das aktuelle Platzangebot in Ihrem Unternehmen Wenn Sie im Reiter Buchungsanfragen ganz nach unten scrollen, sehen Sie das aktuelle Platzangebot Ihres Unternehmens in übersichtlicher Tabellenform. Auf diese Weise haben Sie Ihr Gesamtangebot an Erkundungsplätzen jederzeit vor Augen. ontavio GmbH Wigeystraße 12a Lennestadt Tel Seite 14 von 16

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