Anleitung Online-Antragsverfahren Förderprogramm Betriebliche Kinderbetreuung

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1 Anleitung Online-Antragsverfahren Förderprogramm Betriebliche Kinderbetreuung Das Online-Antragsverfahren steht Antragstellern mit dem Start der Fortführung des Programms Betriebliche Kinderbetreuung zur Verfügung. Sollten Sie Fragen zum Programm oder zum Antragsverfahren haben, können Sie sich zu unseren Sprechzeiten (montags bis freitags von 9.00 Uhr bis Uhr) gern an die Servicestelle betriebliche Kinderbetreuung wenden, Telefon: , Mit diesem Link gelangen Sie zum Onlineverfahren 1. Registrierung Klicken Sie bitte auf LOGIN. Dort werden Login und Registrierung zur Auswahl angeboten. Wenn Sie noch nicht in dieser Datenbank registriert sind und kein Passwort haben, wählen Sie zuerst Registrierung aus. Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 1

2 Im ersten Reiter ORGANISATION werden Angaben zum Antragsteller erfasst, die bei der Registrierungsprüfung durch die Servicestelle mit den Angaben aus dem Auszug des Handelsregisters, Vereinsregisters oder Ähnlichem abgeglichen werden. Über den Button Weiter kommen Sie in den nächsten Reiter Vertreter. Hier werden Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen, dem von Ihnen festzulegenden Administrator und Personen mit eingeschränkten Bearbeitungsrechten für das Webportal abgefragt, die für das Projekt zuständig sind. Es können mehrere Vertreter benannt werden. Bitte klicken Sie dazu jeweils auf Mitarbeiter hinzufügen. Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 2

3 Bitte beachten Sie, dass die beiden Felder Vertretungsberechtigter und Administrator immer bereits vorausgefüllt sind und passen die gesetzten Häkchen jeweils der Funktion entsprechend an. Wichtig ist, dass die gemäß Handelsregisterauszug unterschriftsberechtigte Person benannt wird. Diese muss mit einem Haken als Vertretungsberechtigter gekennzeichnet werden. Bitte entfernen Sie dann den Haken bei Administrator, wenn die unterschriftsberechtigte Person nicht zugleich als Administrator bestimmt werden soll. Darüber hinaus muss ein Administrator benannt werden, der berechtigt ist, die Daten zu verwalten und der z.b. neue Mitarbeiter mit eingeschränkten Bearbeitungsrechten anlegen kann, die ebenfalls mit der Datenbank arbeiten sollen. Bei dieser Person muss der Haken bei Administrator belassen werden. Es ist auch möglich, nur einen Mitarbeiter anzulegen, der beide Funktionen innehat. Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 3

4 Beim Anlegen von Mitarbeitern, die nicht über Administrationsrechte verfügen sollen, entfernen Sie bitte die gesetzten Häkchen. Die Anlage eines Mitarbeiters wird mit dem Button Speichern abgeschlossen. Mit dem Button Weiter gelangen Sie nun zum nächsten Reiter Dokumente und nehmen dort die Eintragungen zu Ihrem Handelsregisterauszug vor. Vereine und eingetragene Genossenschaften geben hier die Nummer des Vereinsbzw. Genossenschaftsregisters und das Gericht an. Stiftungen oder GbR tragen hinter Handelsregisternummer und Gericht jeweils trifft nicht zu ein. Zum Abschluss muss ein Auszug aus dem Register hochgeladen werden. Bei Stiftungen muss die Errichtungsurkunde oder die Satzung eingereicht werden, bei GbR der Gesellschaftervertrag. Dazu benötigen Sie das entsprechende Dokument als pdf. Durch Klicken auf das Feld zum Auswählen klicken werden Sie mit Ihrem Desktop verbunden und können dort das Dokument aus Ihren Dateien auswählen und über öffnen in die Datenbank einfügen. Über Weiter gelangen Sie zum nächsten Reiter Bankverbindung. Dort muss nur die IBAN eingegeben werden, über den Button überprüfen werden die BIC und der Name der Bank automatisch ermittelt. Sofern der Antragsteller zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, setzen Sie dort noch den Haken. Mit Weiter gelangen Sie zum letzten Reiter, der Auswahl des Förderprogramms. Dort wählen Sie BKB.02 aus, lesen die Erklärungen zum Datenschutz, geben Ihre Zustimmung zur Datenverarbeitung und klicken auf den Button Registrieren. Er erfolgt eine automatische Prüfung in der Datenbank, ob Sie ein Dokument hochgeladen haben Sie erhalten eine der Servicestelle: Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 4

5 Danach wird Ihre Registrierung durch die Servicestelle geprüft: die Angaben zum Antragsteller und zur Vertretungsberechtigten Person werden mit dem hochgeladenen Registerauszug abgeglichen. Bitte beachten Sie, dass dieser Prozess einige Stunden dauern und nur während der Geschäftszeit der Servicestelle (montags bis freitags 09:00 bis 17:00 Uhr) realisiert werden kann. Wenn es keine Nachfragen gibt, akzeptiert die Servicestelle Ihre Registierung und Sie erhalten eine 2. mit dem Aktivierungslink für die Datenbank das Passwort legen Sie entsprechend der beschriebenen Richtlinien selbst fest: Bitte melden Sie sich nach Abschluss der Nutzung jedes Mal aus der Datenbank ab. Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 5

6 2. Antragsverfahren Nachdem Sie nach erfolgreicher und akzeptierter Registrierung den Aktivierungslink zur Datenbank angeklickt und Ihr Passwort festgelegt haben, können Sie sich bei allen folgenden Zugriffen über Login in der Datenbank anmelden. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie auf folgende Ansicht: Um einen Antrag zu stellen, klicken Sie auf Antragsverfahren und wählen Neuer Antrag aus: In der Datenbank können Anträge für verschieden Förderprogramme gestellt werden. Bitte prüfen Sie daher zunächst, ob als vorausgewähltes Förderprogramm BKB.02 angezeigt wird und Sie für die vorausgewählte Organisation einen Antrag stellen wollen. Um im Programm Betriebliche Kinderbetreuung einen Antrag zu stellen, muss das Programm BKB.02 ausgewählt sein. Sind die Angaben korrekt, kommen Sie mit Weiter zur Antragstellung. Dort gelangen Sie zuerst auf den Reiter Förderung. Hier finden Sie Hinweise zur Speicherung, technische Details zur Antragstellung und die Kontaktdaten der Servicestelle. Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 6

7 Über den Button Weiter gelangen Sie zu den Angaben zum Antragsteller. Hier werden die Daten aus der Registrierung übernommen. Sollten Sie mehrere unterschriftsberechtigte Personen oder Projektansprechpartner bei der Registrierung angelegt haben, wählen Sie hier die für das Projekt zuständigen aus. Mit dem Button Weiter wird Ihnen der Reiter Vorhaben angezeigt. Unter Bezeichnung des Vorhabens geben Sie den Namen der Einrichtung ein, in der die geförderte/n Gruppe/n entstehen sollen. Bei der Kurzbeschreibung zum Vorhaben stellen Sie kurz das Betreuungsprojekt vor und erläutern Sie die Besonderheit des Angebotes bezogen auf das Thema Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 7

8 Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Sind die Öffnungszeiten auf die Arbeitszeiten beim beteiligten Unternehmen abgestimmt, gibt es Abweichungen zu anderen öffentlichen Angeboten, etc.? Im Feld Bisherige Arbeiten zum Thema des Vorhabens stellen Sie kurz die Entwicklungsgeschichte der neuen Einrichtung/Gruppe dar. Kam das Unternehmen auf den Kita-Träger zu oder umgekehrt? Wurde das Betreuungsangebot gemeinsam entwickelt? Der Beginn des Vorhabens ist der Start der Betreuung gemäß den Betreuungsverträgen. Hier ist immer das früheste Datum anzugeben. Ende des Vorhabens. Das Vorhaben endet nach zwei Jahren, spätestens jedoch zum Im unteren Feld wird noch einmal die Bankverbindung angezeigt, die bei der Registrierung eingegeben wurde. Wurden mehrere Bankverbindungen eingegeben, kann die für das Vorhaben zutreffende ausgewählt werden. Bitte sichern Sie mit dem Button Speichern Ihre Eingaben mit dem Button Weiter kommen Sie nun zu den Angaben zum Betreuungsprojekt. Bitte füllen Sie die Angaben zu Ihrer Einrichtung aus. Unter Art des Trägers der Betreuungseinrichtung wählen Sie bitte das Zutreffende aus diesen vier Möglichkeiten aus: öffentlicher Träger privat-gemeinnütziger Träger privat-gewerblicher Träger Unternehmen trägt die Einrichtung selbst Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 8

9 Bei der Anzahl der zusätzlichen Plätze, die entstehen sollen, berücksichtigen Sie bitte auch die geplanten Plätze für über dreijährige Geschwisterkinder. Die Frage: Aus welchem Grund ist es notwendig, ihr Projekt mit öffentlichen Mitteln zu fördern? hat folgenden Hintergrund. Es ist Maßgabe bei allen öffentlichen Förderungen, Mitnahmeeffekte zu vermeiden. Deshalb stellen Sie hier bitte dar, weshalb die öffentlichen Fördermittel notwendig sind, damit das Projekt starten und durchgeführt werden kann. Wenn Sie bei der Frage nach anderen öffentlichen Mitteln für die Deckung der Betriebsausgaben mit Nein geantwortet haben, wählen Sie bei der nächsten Frage zur Überfinanzierung Trifft nicht zu aus. Zum Abschluss stellen Sie noch kurz dar, wie das Projekt nach Auslaufen der Förderung weiterfinanziert werden soll. Bitte speichern Sie abschließend Ihre Eingaben. Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 9

10 Mit dem Button Weiter kommen Sie nun zu den Beteiligten Unternehmen. Klicken Sie auf Beteiligtes Unternehmen hinzufügen. In dem sich öffnenden Fenster werden einige Angaben zu den Unternehmen abgefragt. Durch Herunterscrollen gelangen Sie zu den letzten Angaben: Anzahl der Beschäftigten gesamt in Deutschland und in der Betriebsstätte. Schließen Sie die Eingabe mit dem Button Speichern ab. Sollten sich mehrere Unternehmen an dem Betreuungsprojekt beteiligen, können Sie nach dem Speichern weitere Unternehmen mit einem Klick auf Beteiligtes Unternehmen hinzufügen hinzufügen. Bitte speichern Sie Ihre Eingaben noch einmal mit dem Button Speichern, mit dem Button Weiter gelangen Sie nun zu den Ausgaben. Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 10

11 Unter den Ausgaben werden die drei Pauschalen sowie der notwendige Arbeitgereranteil erfasst. Gemäß der geplanten Betreuungszeiten tragen Sie die geplanten Plätze als Ganztags-, Teilzeit- und Halbtagsplätze ein. Wählen Sie zunächst die Belegart aus und klicken auf den Button +Hinzufügen. In unserem Bespiel wurde die Belegart Pauschale Ganztagsplätze ausgewählt. Klicken Sie nun auf die angezeigte Pauschale selbst, um die entsprechenden Werte einzugeben. Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 11

12 Bei allen Pauschalen können Sie im Feld Erläuterung Informationen hinterlegen. Anhand von Belegungsplanungen oder ggf. bereits vorliegender Betreuungsverträge geben Sie nun die Anzahl der Plätze und Monate pro Platzart ein. Sie können eine Platzart auch mehrfach auswählen, wenn Sie bereits zum Antragszeitraum wissen, dass nicht alle Plätze zu Beginn des Förderzeitraums belegt sein werden und somit entsprechend die Anzahl der belegten Monate geringer sein wird, als bei anderen Plätzen. Grundsätzlich darf die Anzahl der Monate nicht länger als der Förderzeitraum sein. Nachdem die beiden Werte für Monate und Plätze eingetragen wurden, auf den Button Speichern drücken, damit die Datenbank den Förderbetrag und den notwendigen Arbeitgeberbetrag errechnen kann. Hinweis: Sollte Ihre Einrichtung 24 Stunden geöffnet haben, werden die für 24 Stunden angebotenen neu geschaffenen Plätze als zwei Ganztagsplätze gewertet. Bitte berücksichtigen Sie das bei der Eingabe der Pauschale für Ganztagsplätze entsprechend. Wenn für alle in Ihrem Projekt geplanten Platzarten die Werte eingetragen sind, wird Ihnen die Fördersumme bereits unter Ausgaben angezeigt Klicken Sie nun auf Alle aufklappen, um für alle eingegebenen Pauschalen den Arbeitgeberanteil angezeigt zu bekommen. Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 12

13 Addieren Sie alle Arbeitgeberanteile, um den notwendigen Gesamtarbeitgeberanteil zu erhalten. Wählen Sie nun die Belegart A.3.29 Arbeitgeberanteil aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Dann erscheint mit der Bezeichnung sonstige Sachausgaben die Position Arbeitgeberanteil. Nachdem Sie auf den angezeigten Arbeitgeberanteil geklickt haben, klappt dieser auf und Sie können unter Gesamtbetrag die Summe aller einzelnen Arbeitgeberanteile aus den Pauschalarten eingeben. Bitte speichern Sie Ihre Eingaben noch einmal mit dem Button Speichern, mit dem Button Weiter gelangen Sie nun zu den Einnahmen. Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 13

14 Die Fördermittel wurden bereits als Einnahme übernommen. Für den Arbeitgeberanteil müssen Sie noch eine Einnahmebelegart anlegen. Wählen Sie dazu E Arbeitgeberanteil aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Nachdem Sie auf den angezeigten Arbeitgeberanteil geklickt haben, klappt dieser auf und Sie können unter Gesamtbetrag die Summe aller einzelnen Arbeitgeberanteile aus den Pauschalarten eingeben hier als Einnahme. Bitte speichern Sie Ihre Eingaben, mit dem Button Weiter gelangen Sie nun zu der Zusammenfassung. Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 14

15 Bitte überprüfen Sie als Erstes, ob die Ausgaben und Einnahmen sowohl in Summe als auch in den Unterpositionen übereinstimmen. Danach müssen für die Ausgaben die Unterpositionen Sonstige Sachausgaben = Arbeitgeberanteil und Pauschalen entsprechend der Belegung der Plätze auf die Kalenderjahre verteilt werden. Die gleichen Werte tragen Sie danach ebenfalls bei den Einnahmen ein. Klicken Sie nach den Eingaben auf Überprüfen. Dadurch werden automatisch die Summen gebildet und gleichzeitig wird überprüft, ob die Summe der Jahresscheiben keinen höheren Wert ergibt als die Summe insgesamt. Bitte Speichern Sie abschließend ihre Eingaben. Ggf. wird Ihnen eine Fehlermeldung angezeigt wenn diese sich auf den Finanzplan bezieht, nehmen Sie dort bitte Korrekturen vor und Überprüfen und Speichern Sie Ihre Eingaben wieder. Sollte sich die Fehlermeldung auf noch nicht ausgefüllte Reiter wie im folgenden Screenshot beziehen, Speichern Sie und setzen Ihre Eingaben fort. Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 15

16 Mit dem Button Weiter gelangen Sie zu dem Reiter Anlagen. Alle dem Antrag anzufügenden Dokumente werden über das Online-Portal hochgeladen. Durch Klicken auf die Felder werden Sie mit Ihrem Desktop verbunden Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 16

17 und können die entsprechenden Dokumente hochladen. Sollten Ihnen einzelne Unterlagen noch nicht vorliegen, erstellen Sie bitte ein formloses Word-Dokument, in dem Sie benennen, weshalb die Unterlagen noch nicht vorliegen und bis wann sie nachgereicht werden und laden dieses hoch. Der Antrag kann nur abgesendet werden, wenn in allen Dokumentenfeldern eine Datei hochgeladen wurde. Für die Absichtserklärung der Arbeitgeber verwenden Sie bitte die Vorlage der Servicestelle. Diese können Sie sich im Antrag selbst oder auf der Seite herunterladen. Mit dem Button Weiter gelangen Sie nun zum letzten Reiter den Erklärungen zum Antrag. Nach dem Durchlesen der Erklärungen bestätigen Sie diese bitte. Danach können Sie den Antrag absenden. Nach Absenden des Antrags erhalten Sie eine mit dem pdf des Antrags. Diese Datei drucken Sie bitte aus und senden sie rechtskräftig unterschrieben zusammen mit den einzureichenden Anlagen per Post an die Servicestelle Betriebliche Kinderbetreuung, Kronenstraße 6, Berlin. Bitte melden Sie sich nach Abschluss der Nutzung jedes Mal aus der Datenbank ab. Grundsätzlich muss die Antragstellung nicht in einem Durchgang erfolgen. Sie können jederzeit Zwischenschritte speichern, den Antrag verlassen und zu einem späteren Zeitpunkt erneut bearbeiten. Der Antrag gilt erst als gestellt, wenn er rechtskräftig unterschrieben per Post bei der Servicestelle eingegangen ist. Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 17

18 Zum weiteren Bearbeiten angelegter Anträge wählen Sie nach dem Login unter Antragsverfahren nochmals Antragsverfahren aus. Wählen Sie dort bei Status angelegt, bei Förderinstrument BKB.02 aus und klicken auf Suchen. Es werden die angelegten Anträge, die weiter bearbeitet werden können, angezeigt. Bitte wählen Sie den entsprechenden Antrag aus. Nach der Auswahl Bearbeiten unter Aktionen und der Bestätigung durch OK gelangen Sie zum Antrag und können diesen weiter bearbeiten. Bitte vergessen Sie nicht, jeweils am Ende der Seite die eingegebenen Daten zu speichern! Für Fragen zum Programm oder zum Antragsverfahren können Sie sich zu unseren Sprechzeiten (montags bis freitags von 9.00 Uhr bis Uhr) gern an die Servicestelle Betriebliche Kinderbetreuung wenden: Telefon: , Anleitung Online-Antragsverfahren Betriebliche Kinderbetreuung 18