Bedieneranleitung Reisekostenabrechnung. Version 1.2 ( )

Transkript

1 Bedieneranleitung Reisekostenabrechnung Version 1.2 ( )

2 1. Allgemeine Informationen Anbieter- und Formularwechsel Kontakt Reisebuchung Reiserichtlinie Zusammenfassung Prozessablauf Dienstreise beantragen Antrag stellen Eingabe der Reisegrunddaten Reise abrechnen Antrag öffnen zur Beleg- und Detaildatenerfassung Erfassung von Belegen Belegarten Kilometer-Geld Ausland Mahlzeiten-Kürzungen Unterbrechungen Antrag zur Reisekostenabrechnung zur Auszahlung weiterleiten Antrag ausdrucken und verschicken

3 1. Allgemeine Informationen 1.1 Anbieter- und Formularwechsel Ab sofort ist Carlson Wagonlit Travel (CWT) unser Reisedienstleister. Zudem werden Dienstreiseanträge bzw. Kostenabrechnungen inkl. derer Genehmigungen ausschließlich elektronisch über das HR-Portal abgewickelt. 1.2 Kontakt Für Reiseanfragen (Reservierungen sowie Buchungen) steht die adresse zur Verfügung. Sämtliche an diese -Adresse gesandten Anfragen werden direkt an CWT weitergeleitet. Telefonisch ist CWT über den weitergeleiteten Anschluss / zu erreichen. Die Bürozeiten sind: Montag bis Freitag von 08:00 Uhr 18:00 Uhr. Außerhalb dieser Zeit steht ein Notfallservice unter gleicher Telefonnummer zur Verfügung, bei dem jedoch zusätzlich 29,00 pro Anruf berechnet werden. Zu Fragen bzgl. der Dienstreisebeantragung und Abrechnung stehen Ihnen die Personalbetreuer /-innen zur Verfügung. Die Kontaktdaten entnehmen Sie bitte über die Seite Kontakt des HR-Portals. Bei direkten Fragen zu Ihrer Abrechnung und zugleich die Adresse zur Versendung der Belege: Sachsentrans Spedition und Logistik GmbH z.h. Personalabrechnung / Frau Sittner Büttenstraße Zwickau Telefon: +49 / 375 / alexandra.sittner@schnellecke.com 3

4 1.3 Reisebuchung Ihre Reiseanfrage wird per Telefon und entgegengenommen, Ihre Reiseprofile werden von dem bisherigen Dienstleister übernommen. Für die Buchung von Bahnreisen steht jedem Reisenden weiterhin ein Onlinetool zur Verfügung. Zugang: Portal Carlson Wagonlit Travel ( Wie gewohnt werden sämtliche Reiseleistungen über die AirPlus-Firmenkreditkarten der einzelnen Gesellschaften abgerechnet. 1.4 Reiserichtlinie Aufgrund gesetzlicher Änderungen wurde für die Schnellecke Gruppe eine neue Konzernrichtlinie Dienstreisen in Kraft gesetzt. Zum Herunterladen der Reiserichtlinie klicken Sie [HIER]. ( 4

5 2. Zusammenfassung Prozessablauf 1. Mitarbeiter ermittelt Bedarf für eine Dienstreise (definierter Ort, Länge, sonstige Konditionen). 2. Mitarbeiter stellt eigenständig oder per zuständiges Sekretariat eine Reiseanfrage bei CWT. Mitarbeiter erhält bei unverbindlicher Reservierung eine CWT- Reservierungsnummer, welche per bzw. Telefon mitgeteilt wird. 3. Mitarbeiter stellt einen Antrag auf Dienstreise beim Vorgesetzten über das HR- Portal. Mindest-erforderliche Daten: - Startort - Zielort - Endeort - Reisebeginn - Reiseende - voraussichtliche Beförderungskosten - voraussichtliche Unterbringungskosten - CWT-Reservierungsnummer - Reisegrund / Bemerkung 4. Vorgesetzter genehmigt Dienstreiseantrag im HR-Portal. 5. Mitarbeiter tätigt Dienstreise und erhält Belege (z.b. Hotelrechnung, Taxi-Belege, Restaurant-Belege). 6. Mitarbeiter fügt dem genehmigten Antrag im HR-Portal die Belege elektronisch hinzu und leitet den Antrag an die Reisekostenabrechnung weiter. 7. Mitarbeiter druckt den genehmigten Antrag aus, verpackt ihn inkl. der Original- Belege in einen Umschlag, lässt Sie von seinem Vorgesetzten unterschreiben und sendet Sie zu der zentralen Reisekostenabrechnungsstelle in Zwickau. Ohne Belege bzw. genehmigten Antrag findet keine Abrechnung statt. 8. Die zentrale Reisekostenabrechnungsstelle prüft die Angaben der Dienstreise mit den vorhandenen Belegen und gibt diese zur Bank-Zahlung frei. Auszahlungen finden in der Regel 2x im Monat statt. Den detaillierten Prozessablauf finden Sie als PDF unter der Seite Bedieneranleitung im HR-Portal. 5

6 3. Dienstreise beantragen 3.1 Antrag stellen - Wählen Sie innerhalb der Mitarbeiterrolle Arbeitsplatz Anträge - Wählen Sie unter Neuen Antrag erstellen Reisedaten ok 6

7 3.2 Eingabe der Reisegrunddaten Fettgedruckte Felder sind Pflichtfelder. In- / Ausland Sollte sich das Ziel Ihrer Dienstreise im Ausland befinden, oder währenddessen ein Grenzübertritt stattfinden, wählen Sie Ausland aus. Beförderungskosten / Unterbringungskosten Diese Werte dienen lediglich zur Orientierung des Vorgesetzten bei der Genehmigung. Ermitteln Sie die zu erwartenden Reise-Gesamtkosten anhand des Angebotes von CWT. Darin enthalten sind alle für den Arbeitgeber anfallenden Kosten der Reise, jedoch ohne die dem Mitarbeiter auszuzahlende Verpflegungstagespauschale. CWT-Reservierungsnr. Bei Anfrage über den CWT-Buchungsservice erhalten Sie per Telefon bzw. eine Reservierungsnummer. Geben Sie diese beim Antrag mit an. Sollte Ihr Sekretariat bzw. Ihre Assistenz für Sie gebucht haben, lassen Sie sich die Reservierungsnummer weiterleiten. Die Angabe der Reservierungsnummer ist zwingend erforderlich für eine spätere Verknüpfung der von CWT erhaltenen Rechnung mit den von Ihnen eingereichten Belegen. Wurde nicht über CWT gebucht, geben Sie bitte nicht vorhanden o.ä. ein. Klicken Sie danach auf Antrag stellen. Der Antrag wird somit zu Ihrem Vorgesetzten weitergeleitet. Sofern Ihr Vorgesetzter die -Benachrichtigung aktiviert hat, wird er an dieser Stelle über den eigehenden Antrag informiert. 7

8 4. Reise abrechnen 4.1 Antrag öffnen zur Beleg- und Detaildatenerfassung Nach Genehmigung durch den Vorgesetzten und Durchführung der Reisen, müssen Sie die erhaltenen Belege hinzufügen und den Antrag zur Reisekostenabrechnung weiterleiten. Wichtig! Bevor Sie Ihren Antrag zur Belege-Erfassung öffnen, müssen Sie offen ausgewählt haben. Andernfalls können Sie in der Detailansicht des Antrages die eingepflegten Belege nicht abspeichern (Speichern-Button bleibt vergraut). Nach der Auswahl offen, werden nur noch die Anträge angezeigt, die vom Vorgesetzten genehmigt sind, und nun zur Belegerfassung und Weiterleitung an die Abrechnung zur Verfügung stehen. Um zur Belegerfassung zu gelangen klicken Sie auf den jeweiligen Antrag. Innerhalb der Detailansicht des Antrages können Sie nun über die verschiedenen Reiter die Belege erfassen. Klicken Sie hierzu auf Belege. 8

9 4.2 Erfassung von Belegen Geben Sie auf dieser Seite die Daten aller Ihnen zur Verfügung stehenden Belege ein. Dazu zählen auch die von CWT bezahlten Positionen wie Flug, Bahn, Hotel, etc., die Sie aus Ihrer per erhaltenen Reservierungsbestätigung entnehmen können. Achten Sie darauf, dass bei den Positionen die von CWT bezahlt wurden, der entsprechende Haken Zahlung durch CWT gesetzt wird. Sämtliche Beträge sind in Brutto, also inkl. Steuern anzugeben. Tipp: Durch den Klick auf den Button Speichern und neues Formular ( ) können Sie den eingegebenen Beleg speichern und bekommen anschließend ein leeres Formular. Eine Auflistung sämtlicher Belegarten inkl. einer Erklärung der Auswirkung auf die Reisekostenabrechnung finden Sie auf der folgenden Seite. 9

10 4.3 Belegarten Bitte alle Beträge in Landeswährung erfassen; das System rechnet automatisch auf Basis des aktuellen Tageskurses in Euro um. Belegart Flug Geschäftsessen Hotel I (inkl. Frühstück) Hotel II (exkl. Frühstück) Mietfahrzeug öffentl. Verkehrsmittel I (unter 50km) öffentl. Verkehrsmittel II (über 50km) Parken I (mit Beleg) Parken II (ohne Beleg) Private Übernachtung sonstige Auslagen Tanken Taxi I (unter 50km) Taxi II (über 50km) Telefonkosten Beschreibung / Anmerkungen Kosten ersichtlich in -Buchungsbestätigung. Die Kosten inkl. Umsatzsteuer sind relevant. Der Flug wird über den Reisedienstleister gebucht und gezahlt. Die Belegart ist relevant, wenn Sie z.b. einen Geschäftspartner einladen. Der Bruttobetrag inklusive Trinkgeld ist hier zu erfassen. Der Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer ist zu erfassen, sofern in dem Rechnungsbetrag das Frühstück enthalten ist. Bewirtungskosten oder Kosten der Minibar etc. dürfen nicht in dem Betrag enthalten sein. Beachten Sie, dass in dem Fall der pauschale Verpflegungstagessatz gemäß den steuerlich geltenden Vorschriften anteilig gekürzt wird. Der Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer ist zu erfassen. Diese Belegart ist zu wählen, wenn auf der Rechnung nicht explizit die Position Frühstück ausgewiesen wird. Bitte nur die Kosten eines Mietfahrzeugs inklusive Versicherungen aber exklusive Benzinkosten eingeben. Der Bruttobetrag ist relevant. Diese Belegart wählen für Aufwände mit Bahn, und Straßenbahn, etc. für Wege unter 50 km wählen. Grund hierfür ist, dass in dem Fall ein verminderter Umsatzsteuersatz herangezogen wird. Analog öffentliche Verkehrsmittel I, jedoch bei einer Wegstrecke von über 50 km. Dieses ist das klassische Parkhaustocket. Die Belegart ist zu wählen, wenn Sie einen Beleg haben. Diese Belegart können sie nutzen, wenn Sie Aufwände für Parken hatten, jedoch keinen Beleg haben. Beispiel: Barauslage für Parkuhren. Diese Belegart ist bei einer privaten Übernachtung zu wählen, wenn Sie keinen Beleg haben. Dieses betrifft Kostenarten wie zum Beispiel Fahrzeugreparaturen, Gastgeschenke etc, die sich keiner anderen Belegart zuordnen lassen. Hier bitten wir Sie, die Regeln der Reiskostenrichtlinie zu beachten. Geben Sie bitte die Menge des Kraftstoffes in Liter mit an. Analog der Belegart öffentliche Verkehrsmittel I, jedoch spezifisch für das Transportmittel Taxi. Analog Taxi I; jedoch für Entfernungen über 50 km. Diese Belegart umfasst alle Kommunikationskosten. Das können sein: Telefonkosten, WLAN- Einwahl-Kosten, Faxkosten etc. 10

11 4.4 Kilometer-Geld Fahrten mit privatem PKW sind grundsätzlich nicht gewünscht und erfordern eine ausdrückliche Genehmigung des Vorgesetzten! Sollten Sie dennoch mit einem privatem Fahrzeug gefahren sein geben Sie dies auf der Registerseite KM-Geld an. Die angegebenen Kilometer werden dann mit dem fest hinterlegten Satz von 0,30 Cent pro gefahrenen Kilometer vergütet. 11

12 4.5 Ausland Sofern Sie Sie sich im Ausland aufgehalten haben, geben Sie dies bitte auf der Registerkarte Ausland mit an. Geben Sie an, ab welchem Zeitpunkt Sie sich in dem jeweiligen Land und ggfs. Stadt befanden. Die gepflegten Städte entsprechen den Orten mit differenzierten Tagessätzen, welche automatisch in die Abrechnung mit einfließen. Sofern Ihr Ort nicht mit aufgeführt wird wählen Sie ausschließlich das Land. 12

13 4.6 Mahlzeiten-Kürzungen Sollten Sie auf der Dienstreise vom Arbeitgeber bezahlte Mahlzeiten in Anspruch genommen haben, geben Sie dies auf der Seite Mahlzeiten mit an. Geben Sie im Falle einer erhaltenen Mahlzeit nur Mahlzeit vom AG veranlasst an. Die Abzugskosten werden somit automatisch ermittelt. 13

14 4.7 Unterbrechungen Auf der Registerseite Unterbrechung können Sie angeben in welchem Zeitraum Sie sich z.b. während einer längeren Dienstreise eine angemeldete Freizeit genommen haben. 14

15 4.8 Antrag zur Reisekostenabrechnung zur Auszahlung weiterleiten Nach Abschluss der Eingabe aller Belege bzw. Reisedetaildaten klicken Sie auf Antrag weiterleiten. 15

16 4.9 Antrag ausdrucken und verschicken Nachdem der Antrag elektronisch an die Reisekostenabrechnung weitergeleitet wurde, klicken Sie in der Antragsübersicht auf eigene. Anschließend öffnen Sie den weitergeleiteten Antrag. Alle angefallenen Reisebelege sind dem Antrag beizufügen. Erforderliche Reisebelege: - CWT Infobelege - Hotelbelege - Beförderungsbelege 16

17 Klicken Sie innerhalb der Detailansicht auf das Symbol Drucken. Drucken Sie Antragszusammenfassung aus und lassen Sie sie von Ihrem Vorgesetzten unterschreiben. Senden Sie sie inkl. aller Originalbelege zu der Reisekostenabrechnung nach Zwickau. Bevorzugt über Ihr zuständiges Sekretariat, welche die Belege gesammelt verschickt - andernfalls bitte per (Haus-) Post. 17