PSINOVA InvoiceChannel 5.0

Transkript

1 Der Effizienzfaktor in Ihrer Rechnungsverarbeitung Purchase To Pay Human Resources Order to Cash INVOICE MANAGEMENT Travel Expense Business Administration Automatisierte Rechnungsverarbeitung in SAP Automatische Erfassung und Bearbeitung von MM- und FI-Rechnungen Elektronische Rechnungsverarbeitung IDOC, ZUGFeRD, E-Invoice Genehmigungsprozess in SAP, Web und Mobil Internationale Ausrichtung

2 Der Rechnungsverarbeitungsprozess Effizienz von Erfassung bis Buchung Erkennung Rechnungen erreichen den Kunden klassisch als Papierrechnung oder elektronisch per mit PDF-Anhang oder als komplett digitale IDOC-Rechnungen. Papierrechnungen werden im ersten Schritt digitalisiert und revisionssicher archiviert. Egal ob Verwendung einer bestehenden OCR oder eine Neuintegration gemäß der Kundenbedürfnisse, mit dem PSINOVA InvoiceChannel erfolgt keine Bindung an eine OCR-Software. Bereits digital erhaltene Rechnungen werden automatisch mit der PSINOVA Inbound und der PSINOVA E-Invoice Component in den weiteren Verarbeitungsprozess geleitet. Vorverarbeitung Im weiteren Prozess werden die Daten aus der digitalisierten Rechnung extrahiert und mit Stammdaten aus SAP abgeglichen. Alle relevanten Informationen der Rechnungs- und Bestelldaten werden für eine weitere Verarbeitung in der InvoiceChannel Maske in eine einheitliche und somit benutzerfreundliche Darstellung transformiert und vervollständigt. Vervollständigung und Buchung Im letzten Schritt werden die extrahierten Daten in die InvoiceChannel Maske übergeben. Hier können alle kreditorischen Eingangsbelege in einer einheitlichen Oberfläche, unabhängig von der Vollständigkeit der Belegdaten oder des Belegtyps (MM- oder FI-Beleg) verarbeitet werden. Alle unbekannten oder fehlenden Positionen können durch die hohe Fehlertoleranz der InvoiceChannel Maske bearbeitet werden. Nach der Vervollständigung des Rechnungsbeleges kann der Beleg nun wahlweise direkt gebucht oder mit dem PSINOVA InvoiceFlow Web, mobil über Smartphones oder Tablets oder in einer Web-Maske in einem Browser freigegeben werden. Nach erfolgreicher Buchung wird das Rechnungsdokument durch den PSINOVA InvoiceChannel an den erzeugten Beleg geknüpft und der Verarbeitungsprozess wird beendet. Der Rechnungsprozess auf einen Blick E-Rechnung Prüfen und kontieren Freigabe im SAP, Web oder Mobile Papierrechnung Scannen, importieren Zeichenerkennung Stammdatenabgleich

3 Intuitive Bedienung in übersichtlicher und ergonomischer Oberfläche Workflowprozesse von ad-hoc bis kundenindividuell Neben ad-hoc Klärungen oder Standardvorlagen zur Freigabe lassen sich über ein integriertes Regelwert, dem PSINOVA Object Release Management (ORM), ein- oder mehrstufige Klärungen, Kontierungen, Genehmigungen oder Freigaben individuell definieren und abwickeln. Einfache oder komplexe Zuständigkeiten und organisatorische Vollmachtregelungen können hierbei eingebunden werden. Gewohnte Oberfläche SAP -embedded und -zertifiziert Mit dem PSINOVA InvoiceChannel steht den Mitarbeitern im Rechnungswesen eine zentrale und komfortable Benutzeroberfläche für unterschiedlichste Rechnungsarten und Vorgänge zur Verfügung: Von Materialrechnungen (MM) über Kostenrechnungen (FI), Teil- und Anzahlungsrechnungen, Anlagen, Transportrechnungen bis hin zu komplexen Buchungen. Dabei ist der PSINOVA InvoiceChannel SAP -embedded und -zertifiziert. Anders als bei typischen Lösungen zur Rechnungsverarbeitung erfolgt die Bearbeitung der Rechnung vollständig in SAP. Hierdurch erfolgt die Prozesssteuerung vollständig revisionssicher durch den SAP Business Workflow, wodurch bestehende SAP Administrations- und Sicherheitsszenarien verwendet werden können. PSINOVA InvoiceChannel Maske Intuitive Bedienung in gewohnter SAP Oberfläche

4 Automatisierte Rechnungsverarbeitung Ihr Wettbewerbsvorteil Herausforderungen papierbasierter Rechnungsverarbeitung Manuelle Rechnungserfassung, Papierablage, hohe Archiv- oder Recherchekosten, teure Mehrfachkopien oder Wiedervorlagen gehören der Vergangenheit an! Stattdessen Skontoerlöse bei zügigem Rechnungsausgleich, Ersparnis von Porto- und Logistikkosten, Senkung der Prozesskosten und Durchlaufzeiten sowie zufriedenere Mitarbeiter und Geschäftspartner. Durch Verzögerungen, entstehend durch manuelle Rechnungsverarbeitung, können Skontoerlöse selten oder nur in begrenztem Maße realisiert werden. Fehlende Transparenz über den Bearbeitungsstatus und Verbleib einer Rechnung führen zu Unzufriedenheiten sowohl bei Mitarbeitern als auch bei Kunden und Lieferanten und zu hohen Prozesskosten. Der PSINOVA InvoiceChannel bietet stattdessen Transparenz und Effizienz vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung in SAP mit einem durchgängigen Verarbeitungsprozess für unterschiedlichste Rechnungsarten und Rechnungseingangskanäle. Egal auf welchem Wege Rechnungen in Ihrem Unternehmen eingehen. Ob als EDI-Rechnungen, e-invoices, -Rechnungen, Papier-, Fax- oder PDF-Rechnungen oder durch Übernahme eines externen Dienstleisters, durch entsprechende Komponenten und Schnittstellen verarbeitet der PSINOVA InvoiceChannel alle Rechnungen in einem einheitlichen und effizienten Prozess und stellt somit einen signifikanten Wettbewerbsvorteil dar. Abwesenheiten von Sachbearbeitern stellen nun auch kein Problem mehr dar. Flexible Freigabesteuerungen mit Vertreterregelungen oder mobile Freigabemöglichkeiten über Internet-Browser sowie mobil über Tablets und Smartphones stellen eine effiziente und zeitnahe Rechnungsverarbeitung sicher. Auch komplexe Buchungen können einfach und benutzerfreundlich durch Kontierungshilfen und automatischen SAP -Stammdatenabgleich für Bankdaten, Zahlungsbedingungen, vorhandene Bestellungen und Wareneingänge bearbeitet werden. Die PSINOVA AG bietet für die Eingangsrechnungsverarbeitung ob Rechnungseingang in Papierform oder digital in verschiedensten Formaten eine schlanke, transparente und effiziente Lösung. Von der Erfassung, Klassifikation bis hin zur revisionssicheren Archivierung bietet der InvoiceChannel eine ganzheitliche Prozesslösung und sorgt für eine nahtlose Integration in Ihr SAP System. Ihre Vorteile auf einen Blick Verringerte Durchlaufzeiten durch automatisierte Prozesse Automatisierte Einhaltung von Skontoerlösen Minimierung von Verzögerungen durch arbeitsplatzunabhängige Verarbeitung Integrierte Stellvertreterregelungen, Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen Aktueller Bearbeitungsstatus und manueller Eingriff in den Prozess jederzeit möglich Effiziente manuelle Kontierung durch Kontierungshilfen Hohe Kostenersparnisse schneller ROI

5 Ein Channel viele Optionen maximale Flexibilität Die PSINOVA Components Mit dem PSINOVA InvoiceChannel bieten wir eine flexible und modulare Lösung für die Automation der Rechnungsverarbeitung. Die gesamte PSINOVA Produktpalette lässt sich individuell zusammenstellen für eine optimale und kosteneffiziente Prozessabbildung. Durch unsere jahrelange Erfahrung als SAP Berater und den ständigen Austausch mit Experten aus Wirtschaft und Wissenschaft kennen wir die Anforderungen und Wünsche unserer Kunden. Aus diesem Hintergrund heraus entstanden unsere Prozesslösungen die PSINOVA Channels. Gemeinsam mit den Prozessmodulen den PSINOVA Components bieten wir den Kunden die jeweiligen Komponenten um die individuellen Prozesse optimal abzubilden. Inbound PSINOVA Inbound ermöglicht die Verarbeitung aller Rechnungen die als Anlangen in einer an ein festgelegtes SAP Konto oder an einen Sachbearbeiter versendet werden. E-Invoice PSINOVA E-Invoice ermöglicht die Verarbeitung aller elektronischer Rechnungen im Standard-IDOC-Format und bietet automatisch eine benutzerfreundliche, visuelle Darstellung der digitalen Rechnung in der InvoiceChannel Maske. InvoiceFlow Web / Mobile PSINOVA InvoiceFlow Web bindet Mitarbeiter ohne eigenen SAP -Zugang in den Freigabeprozess ein und ermöglicht eine Rechnungsfreigabe über eine Web-Maske oder mobil über Smartphones und Tablets. FormDesigner PSINOVA FormDesigner erstellt mittels selbst definierbaren Textbausteinen und anwendungsspezifischen Informationen benutzerfreundlich und effizient PDF-Formulare für die Kommunikation mit Kunden und Lieferanten. KreditorenManagement PSINOVA KreditorenManagement ermöglicht das Anlegen neuer Kreditoren oder die Pflege / Administration von Kreditorendaten in einem SAP gesteuerten Freigabeprozess und gewährleistet somit die Einhaltung der unternehmensspezifischen Compliance-Regeln. Purchase Release Editor PSINOVA PurchaseRelease Editor definiert und verwaltet alle Freigabe-Strategien für Einkaufsbelege, die bisher aufwändig manuell gepflegt werden mussten und nicht in weitere SAP Systeme oder bei SAP -Upgrades von verschiedenen Systemen übernommen werden konnten.

6 Internationalität International auf Erfolgskurs Referenzen Mit unseren Lösungen und Services, sowie der Kompetenz unserer Mitarbeiter überzeugen wir nationale und internationale Großkonzerne und SAP -Kunden des Mittelstandes gleichermaßen. Unsere Lösungen haben sich bei internationalen Installationen und Rollouts bestens bewährt. Mehr als 150 Kunden und der Einsatz in über 120 Ländern bestätigen unsere Kompetenz und Erfahrung. Erfolgreicher Einsatz in über 120 Ländern Haben Sie noch Fragen? Gerne beraten wir Sie persönlich! PSINOVA AG Vertrieb & Kundenservice Konstanzerstrasse 60 CH-8274 Tägerwilen Tel. +41 (0)