Schneller, sicherer, transparenter

Transkript

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2 Schneller, sicherer, transparenter Prozessoptimierung im Einkauf iprocurement

3 Native Instruments GmbH Firmenprofile Hersteller von Software und Hardware für die Musikindustrie (Audioproduktion und DJ-ing) Niederlassungen in Berlin, Los Angeles, Tokyo und Shenzhen mit insg. ca. 400 Mitarbeiter Prozessabwicklung aller finanz- und logistikbezogenen Prozesse mittels E-Business Suite R Primus Delphi Group Inhabergeführtes IT Beratungshaus Spezialisiert auf Oracle Produkte & Technologien seit mehr als 20 Jahren Anbieter von Oracle-Komplettlösungen: Vom Speichermedium zur Applikation Langjährige Kundenbeziehungen im Mittelstand und bei Großunternehmen Über 55 qualifizierte Berater mehr als 500 Mannjahre Oracle Erfahrung 3

4 Agenda Agenda Ziele Idee Risiken Lösungskonzept Implementierung iprocurement, AME, Invoice Approval, PDM Erfolgsanalyse 4

5 Ziele Ziele Standardisierung und Zentralisierung von Unternehmensprozessen Automatisierter, proaktiver Genehmigungsprozess für interne Anforderungen und Rechnungen 4 Augen Prinzip (SOX Compliance) Verbesserte Budgetkontrolle Höhere Transparenz für interne Einkäufe Intuitiver Prozessablauf Vereinfachte Rechnungseingabe Zügiger Monatsabschluss ( Fast Close ) Stabilität Skalierbarkeit 5

6 Ziele 2 Hauptziele Ersetzen des aktuellen papierbasierten Genehmigungsprozesses für interne Anforderung & Ablösen des alten Rechnungsmanagement Tools 6

7 IST Zustand AFE Approval Purchase goods Purchase services AFE Entry Invoice Approval PO Matching Invoice Entry Invoice Expense Report No system Lotus EBS Qlikview 7

8 SOLL Konzept Expense Report Requisition Approval PO Purchase Receiving Invoice Approval PO Matching Invoice Entry Invoice iprocurement EBS/PDM Qlikview 8

9 Herausforderungen und Risiken Herausforderungen Ganzheitliche Erfassung aller notwendigen Artikelstammdaten (Geschäftsvorfallbezogen) ~ Limitdefinition für Genehmigungshierarchie ~~ Intuitives Prozessdesign (Interfacedesign) - Kategorisierungen, Suchfunktion usw. ~~ Risiken Benutzerakzeptanz ~~~~ Potentielle Flexibilitätseinschränkung ~~ AutoAccounting (Kontierung der Artikel) muss korrekt laufen ~~ 9

10 Lösungskonzept Lösungsbestandteile Oracle iprocurement Oracle Approvals Management (AME) Oracle Purchasing Primus Dokumentenmanagement (PDM) Oracle Payables Invoice Approval Workflow & AME PDM Reporting 10

11 iprocurement: NI Store iprocurement Portal Anforderungen, Wareneingänge, Rechnungen, Limits, 11

12 iprocurement: Customizations Erweiterung der Shopping Cart für eine dezentrale Bestellung und Genehmigungssteuerung Vererbung der Positionsinformationen auf die Aufteilungsebene (Kontierungsebene) 12

13 Workflow: Notifications Benachrichtigung des Genehmigers per 13

14 AME: Rule Beispiel einer AME-Rule bei NI 14

15 AME: Approval Limits Ein Mitarbeiter mehrere Rollen Mehrdimensionale Limit-Prüfung durch AME-Erweiterung 15

16 Workflow: AutoCreate & Approve PO Workflow Does Req Line Have Enough Information To Create Document? 16

17 Primus Dokumentenmanagement (PDM) PDM ScanPool 17

18 Primus Dokumentenmanagement (PDM) PDM Verschlagwortungsmaske 18

19 PDM Reporting: Invoice Reporting & Approval Invoice Reporting & Approval 19

20 Erfolgsanalyse - Ziele Standardisierung und Zentralisierung von Unternehmensprozesses a Sämtliche vorherigen dezentralen Tools/Prozesse sind in EBS eingebettet 20 Erfolgsanalyse Automatisierter, proaktiver Genehmigungsprozess für interne Anforderungen und Rechnungen a Automatisierter versand der Genehmigungsmails führten zu schnelleren Genehmigungen Schnellere Genehmigungen bedeuten 4-Augen Prinzip a Keine Verzögerungen im Bestellprozess (Risiko Flexibilitätsverlust war nicht problematisch) Beschleunigter Monatsabschluss durch automatisierte Rückstellungsbuchung aufgrund dezentraler Wareneingänge Umfangreiche Genehmigungshierachie mit flexiblen Limits ermöglichen 4-Augen Prinzip für jegliche Sachverhalte bei minimierter Bürokratie Verbesserte Budgetkontrolle a Frühzeitige Erfassung der Anforderungen ermöglicht es mittels Reporting im Qlikview Obligos direkt zu erkennen. Dies verhindert potentielle Budgetüberschreitungen bzw schafft Bewusstsein

21 Erfolgsanalyse - Ziele Höhere Transparenz für interne Einkäufe a 21 Erfolgsanalyse Optimierte Transparenz im Bezug auf Genehmigungs- und Bestellstatus durch elektronische Einsehbarkeit Intuitiver Prozessablauf a Erstellung der Anforderung in weniger als 2 Minuten durch Anpassungen des Interface möglich. Vereinfachte Rechnungseingabe a Durch einsehbaren Scan und optimierter Eingabemaske spart Accounting ca. 2 Minuten pro Rechnung (ca. 50 Rechnungen pro Tag) Zügiger Monatsabschluss ( Fast Close ) a Stabilität a Durch dezentrale Erfassung der Receivings wurde der Monatsabschluss im AP um 7 Tage beschleunigt Ablösung des instabilen Lotus, hin zum PDM brachte einen deutlichen Stabilitätsgewinn Skalierbarkeit a Einbindung weiterer Gesellschaften in bestehendes Konstrukt mit wenig Aufwand möglich

22 Erfolgsanalyse Herausforderungen Erfolgsanalyse Ganzheitliche Erfassung aller notwendigen Artikelstammdaten (Geschäftsvorfallbezogen) a Umfangreiches Initialsetup Wenige neue Artikel notwendig Limitdefinition für Genehmigungshierarchie r Umfangreiches Initialsetup Änderungen in der Organisationstruktur bedeuten auch massive Änderungen an den Userlimits Intuitives Prozessdesign (Interfacedesign) - Kategorisierungen, Suchfunktion usw. a User finden sich gut im iprocurement Store durch sinnvoll angelegte Kategorien zurecht 22

23 Erfolgsanalyse Risiken Benutzerakzeptanz a Erfolgsanalyse Benutzerakzeptanz zu Beginn niedrig (Gründe: Zu schneller Rollout, Probleme mit Rechnungseinsicht) Aktuelle Benutzerakzeptanz ist gut Potentielle Flexibilitätseinschränkung a Keine Flexibilitätseinschränkung der Anwender durch intelligente Limits- und Geschäftsvorfallkategorien Z.B. Ausschluss von bereits budgetierten Einkäufen unter 1000 AutoAccounting (Kontierung der Artikel) muss korrekt laufen a Initialsetup aufwändig Vermieden durch Bestandsaufnahme und entsprechend großem Itempool schon beim Start 23