PDM in der Praxis bei Prodinger Verpackung

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1 PDM in der Praxis bei Prodinger Verpackung mit der Oracle E-Business Suite Jahn Bruxelle, Prodinger Verpackung Günther Andres, PDG DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 1 / 30

2 Primus-Delphi-Group... 3 Prodinger Verpackung... 5 Prodinger Organisationsmodell... 7 Primus Dokumenten Management (PDM)... 8 (Einzel-)Belegerstellung im Standard... 9 PDM Direkt - in 3 Schritten am Ziel Belegvorschau (2. Schritt) Ausgabeart festlegen (3. Schritt) PDM mit Hintergrundverarbeitung PDM Grundeinstellungen PDM kundenspezifische Einstellungen Briefe an Kunden oder Lieferanten Dateien/ s direkt, einfach und schnell archivieren Mit versenden von zusätzlichen Dokumenten Alle Belege eines Kunden Lieferantenrechnungen verarbeiten Direkte Nutzung des Belegarchivs Erfahrungen DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 2 / 30

3 Primus-Delphi-Group DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 3 / 30

4 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 4 / 30

5 Prodinger Verpackung Großhandel von Verpackungsmittel und technik Familienunternehmen seit Niederlassungen mit mehr als 300 Mitarbeitern Dezentrale Handelstätigkeit Zentrale Verwaltung (FI, HR, IT) DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 5 / 30

6 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 6 / 30

7 Prodinger Organisationsmodell Multi-Org-Installation: 7 Betriebseinheiten (SoB) Niederlassungen als Profit-Center Bereiche & Module: FI: AR, AP, GL, FA PO, OM, INV / WMS CRM: TeleSales, istore, Service Bewegungen ca neue Artikel pro Monat rund Auftragspositionen pro Jahr rund Belege pro Jahr DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 7 / 30

8 Primus Dokumenten Management (PDM) PDM optimiert die Erstellung, Handhabung und Archivierung Ihrer Belege PDM verarbeitet Ausgangsdokumente ohne Scannen und versendet diese kostenlos und ohne Zeitverlust per oder Fax zum Kunden oder Lieferanten. Die Auftragsannahme inkl. Auftragsbestätigung (AB), aber auch Bestellungen beim Lieferanten können so erheblich schneller abgewickelt werden Mit PDM sparen Sie viel Zeit bei der Erstellung eines Beleges (gegenüber dem E-Business Suite Standard) Je nach Dokumentenart erfolgt der Ausdruck über den entsprechenden Druckerschacht Das PDM kann Belege je nach Wunsch des Geschäftspartners beliebig kombiniert übermitteln (z.b. Lieferschein (LS) ausdrucken und dem Kunden vorab per zusenden) Mit dem PDM greifen Sie, direkt aus der Maske, auf archivierte Belege zu (z.b. Rechnung aus der Debitoren Transaktionsmaske) DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 8 / 30

9 (Einzel-)Belegerstellung im Standard Das in der Oracle EBS normale Vorgehen über einen Hintergrundprozess besteht dabei in der Regel aus mehr als zwölf einzelnen Arbeitsschritten: 1. Vorgangsnummer merken 2. Prozessanforderungen aus Menu starten 3. Neue Prozessanforderung starten 4. Einzelne Prozessanforderung starten 5. Auswertung aus Liste auswählen 6. Belegnr. (Parameter) eingeben 7. Drucker und Anzahl festlegen 8. Hintergrundprozess starten 9. auf die Fertigstellung warten 10. Ausgabe anzeigen adresse / Faxnummer in Beleg finden und kopieren 12. Kommunikationsprogramm starten adresse / Faxnummer übernehmen 14. / Fax versenden 15. Beleg archivieren DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 9 / 30

10 PDM Direkt - in 3 Schritten am Ziel Direkt aus dem Vorgang heraus (hier Angebot) wird der Menüpunkt Auswertungen PDM direkt drucken/faxen/mailen aufgerufen: DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 10 / 30

11 Belegvorschau (2. Schritt) DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 11 / 30

12 Ausgabeart festlegen (3. Schritt) Der erzeugte Beleg wird automatisch um Formatkomponenten (Logo, Fußtext, AGB, ) ergänzt, versendet bzw. gedruckt, als Anhang mit dem Vorgang verknüpft und archiviert DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 12 / 30

13 PDM mit Hintergrundverarbeitung Viele Belege werden weiterhin über einen eingeplanten Concurrent-Request im Batch erstellt. Beispiel: dreimal am Tag werden je Organisation alle neuen Rechnungen über einen Request ausgedruckt. Es wird also eine out-datei erstellt, die viele Rechnungen (einseitige, aber auch mehrseitige) für viele unterschiedliche Kunden enthält. Manche dieser Kunden möchten ihre Belege per , andere per Fax und/oder per Post. PDM teilt die Ausgabedatei als erstes in Einzelbelege auf. Die so erzeugten Einzelbelege werden automatisch (je nach Belegart und Kundensonderregelung) um Formatkomponenten (Logo, Fußtext, AGB, ) ergänzt, versendet bzw. gedruckt, als Anhang mit dem jeweiligen Vorgang verknüpft und archiviert DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 13 / 30

14 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 14 / 30

15 PDM Grundeinstellungen Die für PDM notwendigen Einstellungen werden über die Kundenstammmaske verwaltet. Das ist jedoch nur dann notwendig, wenn für einen konkreten Kunden andere Grundeinstellungen (Ausgabeformat, -typ und Anzahl pro Belegart) gewünscht sind: DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 15 / 30

16 PDM kundenspezifische Einstellungen Aus der Kundenmaske werden über den Menüpunkt Auswertungen PDM: BelegStammdaten die Einstellungen je Belegart für den ausgewählten Kunden aufgerufen: Die Steuerung über den (Verwendungs-)Zweck PDM Mail ist möglich DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 16 / 30

17 Für Kunden/Lieferanten sind verschiedenste Einstellungen möglich DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 17 / 30

18 Briefe an Kunden oder Lieferanten DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 18 / 30

19 DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 19 / 30

20 Dateien/ s direkt, einfach und schnell archivieren Die Archivierungs-Funktionalität wird aus der Angebotsmaske über den Menüpunkt Auswertungen PDM Datei/ archivieren aufgerufen: DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 20 / 30

21 Zugang zum Dokument über Attachment-Funktionalität: DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 21 / 30

22 Mit versenden von zusätzlichen Dokumenten DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 22 / 30

23 Alle Belege eines Kunden DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 23 / 30

24 Lieferantenrechnungen verarbeiten DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 24 / 30

25 Inkl. direktem Zugang zur Rechnungsmaske DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 25 / 30

26 Der jeweilige Genehmiger wird aktiv informiert: DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 26 / 30

27 Direkte Nutzung des Belegarchivs Mithilfe einer Forms-Maske können Belege im PDM-Archiv anhand ihrer Metadaten gesucht und der Beleg über einen Hyperlink (grün) angezeigt werden: DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 27 / 30

28 Erfahrungen Besonders die Funktion PDM direkt ist bei den Endanwendern hervorragend angekommen, da sie den Arbeitsablauf stark verkürzt hat und das Vorgehen der gewohnten Arbeitsweise mit dem PC entspricht. Die Zeitersparnis für die Ablage und Suche von Belegen ist erheblich. Der Zugriff auf den Beleg kann direkt aus der Anwendung vom entsprechenden Vorgang erfolgen oder unabhängig davon über das Archiv. Die Ausgabe und Übermittlungsart kann komplett auf die Wünsche des Geschäftspartners zugeschnitten werden. Und nicht ganz unwesentlich: ein großer Teil der Belege werden per oder Fax verschickt => Ersparnis mehr als Euro pro Jahr DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 28 / 30

29 Ausblick Eingehende Belege Zugriff auf Belege über den Oracle istore DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 29 / 30

30 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen? DOAG 2011: Optimiertes Dokumentenmanagement mit der Oracle E-Business Suite Seite 30 / 30

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