Lehrveranstaltungsplanung, Lehrauftrags- und Lehrbeauftragtenverwaltung

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1 Lehrveranstaltungsplanung, Lehrauftrags- und Lehrbeauftragtenverwaltung

2 IT an der Universität Oldenburg Service orientiert Projekt orientiert Campus Management beinhaltet die Bereitstellung und Weiterentwicklung der elearning Plattform und die Unterstützung der Geschäftsprozesse des Studentlifecycle sowie die Unterstützung der Administration des Lehrangebotes 2

3 Problemstellung Lehrbeauftragte erhalten über das IDM der Universität nicht automatisch mit der Beauftragung ein Konto für die Services der IT-Dienste Für die Kapazitätsrechnung müssen in den Fakultäten Daten auf Formularen eingetragen werden und in der Zentralverwaltung erneut abgetippt werden Die Genehmigung der Lehraufträge und die dazu nötigen Dokumente erfolgt auf Papier und ist nachträglich nicht dokumentiert 3

4 Lösungsansatz Diskussion der Probleme in der AG e-unterstützung Studium und Lehre (Das Steuerungsgremium für die Aktivitäten der IT- Dienste im Campus Management, etabliert in 2006, Mitglieder sind die KoordinatoInnen für Studium & Lehre in den Fakultäten, Vertreter der Stabsstelle Studium & Lehre, der Studienberatung, des Prüfungsamtes) Auftrag für die Erstellung eines Projektmandates zur Genehmigung durch das Präsidium Modellierung der zu ändernden Geschäftsprozesse mit Vertretern der in diesen Prozessen besonders sachkundigen Personen 4

5 (zentrales Account für Mitarbeiter und Studierende seit 2002 aus HIS und SAP) Geschäftsprozessmodellierung Toolauswahl im Frühjahr 2011 für die Geschäftsprozesse in der Drittmittelverwaltung Herbst 2011 Projektmandat für die Prozesse der Lehrauftrags- und lehrbeauftragtenverwaltung Winter Modelllierung der Sollprozesse in Lehrveranstaltungsplanung, Lehrauftrags- und Lehrbeauftragtenverwaltung Frühjahr 2012 Aufwandsschätzung April 2012 Projektauftrag zur Entscheidung an das Präsidium der Universität Juni 2013 Projektauftrag vom Präsidium erteilt Projektstart Ziel: Lehrveranstaltungsplanung und Lehrauftrags- und Lehrbeauftragtenverwaltung des WiSe 14/15 AS 5

6 Istprozesse in der Lehrveranstaltungs-, Lehrauftrags- und Lehrbeauftragtenverwaltung AS Keine elektronische Unterstützung bei der Lehrauftragsvergabe Lehrbeauftragte sind schlecht in die Nutzung der Services der IT-Dienste eingebunden Hoher manueller Aufwand bei der statistischen Erfassung der Lehraufträge und deren Berücksichtigung in der Kapazitätsrechnung Aber auch: Papierbasierte Planung des Lehrangebotes vor der Erfassung in Stud.IP Genehmigungsprozess des Lehrangebotes durch die Studienkommission und den Fakultätsrat sehr aufwändig, insbesondere im Fall von Einsprüchen, der Notwendigkeit bei Änderungsanträgen, Ergänzungen 6

7 Sollprozesse in der Lehrveranstaltungs-, Lehrauftrags- und Lehrbeauftragtenverwaltung Ziel ist die elektronische Unterstützung des gesamten Prozesses unter Berücksichtigung von notwendigen Medienbrüchen Der Ausdruck von geplanten Lehrveranstaltungen zur Vorlage in der Studienkommission zur Abstimmung und die administrative Bestätigung einer solchen Genehmigung innerhalb der Software Die Möglichkeit Änderungen nachvollziehen zu können Der Ausdruck des Abrechnungsformulars durch den Lehrbeauftragten und Bestätigung durch Unterschrift wobei die Verbuchung dann durch Aufruf einer Belegnummer, die auf dem Formular vermerkt ist, erfolgt. Die Anforderungen der Hochschulstatistik und Kapazitätsrechnung werden vollständig elektronisch erfüllt. Die Verwaltung der Lehrbeauftragte erfolgt in SAP HCM, damit angebunden an das IDM, die Datenpflege verbleibt aber in den Instituten 7

8 Projektorganisation Orientiert an PRINCE2 Projektleitung bei den IT-Diensten Auftraggeber und Vorsitzender des Lenkungsausschusses ist der Vizepräsident für Verwaltung Verzögerung bei der Auftragserteilung durch VP-V Die Nutzervertreter im Lenkungsausschuss sind Personen aus den Fakultäten mit unterschiedlichen Rollen im Prozess (1 Fakultätsgeschäftsführer, 3 Stud.IP Administratoren in der Lehrveranstaltungsplanung, 1 Vertreter für die Zentralverwaltung, je 1 Anwendungsentwickler zu Stud.IP und SAP Der Personalrat ist im Lenkungsausschuss mit einer Person vertreten 8